5.1.-
5.1. Fase preliminar
Els objectius bàsics de la fase preliminar són:
Per a això, és important definir i establir algunes qüestions de tipus eminentment pràctic: el local i la situació física
de les persones negociadores, definir les regles del joc i el nivell d'autoritat.
Ja hem vist que és possible negociar tant a casa vostra com a casa de l’altra part o en
un terreny neutral. En tots els casos, tindrà avantatges i inconvenients. De totes maneres, és important que considereu els
aspectes següents, que us poden ajudar en la consecució d’un clima de treball agradable i de confiança.
Quan negocieu a casa vostra
No feu esperar les seves visites. A més de ser un clar signe de mala educació, provocarà que se sentin incòmodes
abans de començar a negociar i això no us ajuda mai en res.
Eviteu les interrupcions: telèfons, persones que entrin al vostre despatx, etc.
Procureu que els vostres convidats se sentin còmodes; però eviteu el mobiliari excessivament còmode (butaques,
sofàs, etc.). Es tracta de treballar, no de rebre visites de cortesia.
Intenteu que el vostre espai sigui el més neutral possible: eviteu taules de despatx que provoquin gran distanciament,
butaques sensiblement més altes del normal, etc. Si podeu, utilitzeu taules de reunions i eviteu la de despatx.
Procureu que les condicions ambientals siguin correctes, sense excés de llum, sense sons molestos, amb una temperatura
agradable. Vigileu que aquestes condicions siguin correctes per als vostres visitants. Sovint, amb el temps i el costum, un
deixa de ser sensible a les incomoditats d’un espai, però els visitants poden notar-les; d’altra banda, és fàcil observar
com les condicions de llum, temperatura o so són diferents en funció del lloc que utilitzem en un despatx. Intenteu ser el
més equilibrat possible i oferir les màximes comoditats.
Quan negocieu a casa de l’altra part o en terreny neutral
Intenteu que es donin totes les condicions exposades en el punt anterior. En el cas que no es donin, sol·liciteu-les
sense cap rubor. Teniu dret a sentir-vos còmodes i en igualtat de condicions amb l’altra persona. Tingueu sempre present que
és millor ser considerat excessivament picallosos en les formes que caure en la ingenuïtat d’acceptar incomoditats que poden
afectar la vostra capacitat per negociar amb confiança.
En el moment d’iniciar una negociació, és bo plantejar quins són els objectius bàsics que perseguirà cada una de les parts.
En aquest punt, és aconsellable definir la plataforma de negociació, és a dir, pactar quins temes es negociaran
i quin ordre se seguirà. Fins i tot, en algun cas, és bo presentar quina és la posició de sortida de cada una de les parts
per a cada un dels elements en joc.
És igualment necessari definir quin serà l’esquema bàsic de la negociació, qui hi participarà i quin format preveiem
seguir (nombre de reunions, llocs, etc.).
No temeu ser excessivament formal, aquests petits pactes us poden ser molt útils per planificar i us relaxaran de la
necessitat d’haver de controlar constantment el marc de la negociació.
Al principi del curs parlem del poder en la negociació, terme que no hem de confondre amb el d’autoritat. En aquest
punt, definim nivell d’autoritat com la possibilitat que tenen les persones que participen en la negociació
de prendre decisions i arribar a acords. És molt important que el vostre nivell d’autoritat sigui igual o inferior
al dels representants de l’altra part.
Mai no negocieu amb algú que tingui menys autoritat per prendre decisions que vosaltres, ja que aquesta
posició beneficia clarament el vostre homòleg, que no està assistint a les sessions. . En aquest cas, el més aconsellable
és que us tragueu de sobre el nivell d’autoritat aparent, amb frases com: «Jo també hauré de consultar amb el meu superior
el principi d’acord que obtinguem» o «en aquest cas, preferiria no prendre només la decisió i comentar-ho abans amb el meu
equip».
|
Qualsevol negociació té unes fases que es repeteixen sempre: preliminar, inicial, diagnòstic i desenvolupament i final.
|
5.2.-
5.2. Fase inicial
Els objectius bàsics de la fase inicial són:
Tingueu en compte que la verdadera negociació no arrenca fins que no es posen les posicions inicials a sobre de la taula;
fins llavors tot el que s’ha fet pertany a la fase preliminar: crear un clima de confiança, plantejar els objectius bàsics,
etc.
No us bloquegeu en aquest moment, qualsevol posicionament per part de l’altra part negociadora és possible: només li esteu
plantejant la posició inicial.
A partir d’aquest moment, haureu d’analitzar com esteu de distants, recordar fins on esteu disposats a arribar i, sobretot,
comenceu a escoltar activament: pregunteu, busqueu les verdaderes necessitats de l’altra persona, esbrineu
què hi ha darrere de les seves demandes i mostreu-vos ferms sense ser rígid.
|
Ja hem parlat abans dels límits i com establir-los. En aquest moment, només volem insistir en la conveniència de plantejar
primer la posició inicial.
|
5.3.-
5.3. Fase de desenvolupament i diagnòstic
Els objectius inherents a aquesta fase són:
Identificar les necessitats ocultes de l’altra part.
Comprovar els recursos propis com elements que realment poden satisfer les necessitats de l’altra part.
Comprovar el valor dels nostres recursos i avaluar el grau d’encert de les nostres suposicions sobre les necessitats
de l’altra part.
´
Ja s'ha dit abans, però volem insistir-hi: no es tracta de guanyar res, es tracta de cobrir les nostres necessitats cobrint
alhora les de l’altra part, ja que de cap altra manera difícilment no ens donarà allò que nosaltres necessitem.
En aquesta fase, cal que:
Fem passos concrets cap a l’acord.
Fem concessions que permetin a l’altra persona fer-les també.
Sobretot, explorem les necessitats que són darrere del posicionament de cada part.
Què farà ell/a amb el que jo li doni? O, amb qui parlarà de l’acord al qual arribem?
Aquestes són preguntes tipus que us poden orientar sobre les necessitats ocultes que, potser sense ser
primordials, poden estar condicionant l’acord.
En aquest punt és bo recordar la frase de Callières, citada a l’inici de l’apartat 2. “Tenir una ment ràpida, però
una paciència sense límit, ser modest/a i ferm/a, afavorir que l’altra part confiï en nosaltres, mostrar-se encantador/a i,
no ho oblideu mai, no mentiu mai.”
|
No és casualitat que a aquesta fase se la denomini moltes vegades simplement fase de diagnòstic. De fet, la clau de qualsevol
negociació és, essencialment, diagnosticar quins són les necessitats reals de l’altra part i les pròpies per poder descobrir
on es pot trobar el punt d’acord vàlid per a les dues.
|
5.4.-
5.4. Fase final
Els objectius d’aquesta fase són:
Equiparar recursos i necessitats
Heu d’estar preparats per tancar acords que siguin diferents als que havíeu previst, però que cobreixin igualment les vostres
necessitats. Recordeu que el vostre objectiu és cobrir allò que necessiteu i no aconseguir allò que esteu demanant: no sempre
coincideix del tot.
Arribar a un acord i concretar
De fet, ja hem vist que cal anar revisant constantment els acords parcials als quals es van arribant.
Això serveix tant per comprovar que ambdues parts entenen el mateix com per anar creant un clima de confiança basat en l’avenç
i el terreny comú que es va construint.
Arribar a l’acord no sempre és fàcil, ja que moltes vegades sentim que oferir una última concessió que permeti tancar és
una mica així com perdre una batalla. No és veritat, no esteu lluitant per res, esteu intentant arribar a un acord amb una
altra persona. Si fer la concessió final us permet obtenir un acord que és positiu, feu-la, si fer-la significa arribar a
un acord que és pitjor que la falta d’acord, no la feu.
Finalment, no oblideu aclarir tots els aspectes referits al contracte que estiguin negociant. Tingueu present que no tot
el que negociem acaba escrit en forma de contracte formal; però tot el que pactem cal complir-lo i ha de tenir les garanties
mínimes que l’altra part el complirà. No deixeu per després els detalls de forma, són importants i poden bloquejar l’execució
d’un acord tancat.
Gestionar les tensions
Malgrat tot el que hem vist i del significat real de les negociacions, seria ingenu pensar que una negociació no genera
tensions i que aquestes tensions no poden afectar greument la relació de futur de les parts que estan negociant.
Una vegada tancat l’acord, és bo deixar de costat el rol negociador per tornar a un posicionament més personal. Ara ja
no està negociant i pot permetre’s una relació més amistosa que us deixarà valorar obertament a l’altra part negociadora.
Les relacions de futur es munten a partir de les persones, les negociacions es realitzen al marge de les persones que estan
negociant.
|
S’han de despersonalitzar els processos de negociació i entendre l’altra persona en el rol que representa; però també
cal ser capaç de, una vegada tancat l’acord, construir positivament el futur.
|
|