És un excel·lent punt de partida per a l'elaboració de procediments. T'aporta conèixer clarament un procés a fi d'evitar possibles desviacions, així com les persones i els recursos necessaris. Altres aportacions que t'ofereix aquesta eina són:

• Dóna una visió àmplia, clara i compartida a l'equip de treball i permet la comunicació amb una única interpretació.
• Detecta oportunitats de millora. Sovint, només amb l'elaboració del diagrama de flux, ja s'assoleix un alt grau d'aprenentatge i de coneixement del procés.

Com s'aplica?

A continuació trobaràs alguns consells per aplicar aquesta eina:

• Dibuixa el procés de la manera com realment està passant.
• Escriu totes les circumstàncies en què es desenvolupa el procés.
• Indica en el diagrama la simbologia i les abreviatures més utilitzades per tal d'assegurar que tothom ho sap.
• Valida el diagrama (millor per part d'una persona que no el conegui).
• Anota les idees de millora que sorgeixen en l'elaboració del diagrama de flux per a una anàlisi posterior.
• Utilitza la mateixa terminologia en tota l'organització. Pren un estàndard de símbols conegut per definir les diferents operacions (recepció, estoc, verificació, transformació, transport, etc.). Existeixen sèries de símbols normalitzats (AINSI, AFNOR, ASME, etc.) per a la representació formal dels diagrames.
  Símbols del diagrama de flux.
• Hi ha programes informàtics de fàcil aplicació i gran resultat visual que poden ajudar a fer la feina. És convenient adjuntar al diagrama de flux una llegenda amb els principals símbols i les abreviatures utilitzades.

Una vegada que hagis identificat el problema, has de buscar les causes que produeixen la situació anormal.

Les característiques y avantatges del diagrama son:

El seu avantatge consisteix a poder visualitzar les diferents cadenes de causa i efecte que poden estar presents en un problema, cosa que facilita els estudis posteriors d'avaluació del grau d'aportació de cadascuna d'aquestes causes. Un diagrama de causa i efecte facilita la recollida de les nombroses opinions expressades per l'equip sobre les possibles causes que generen el problema. Es tracta d'una tècnica que estimula la participació i incrementa el coneixement dels participants sobre el procés que s'estudia.

Construcció del diagrama de causa i efecte

Aquesta tècnica va ser desenvolupada pel doctor Kaoru Ishikawa el 1953, quan es trobava treballant amb un grup d'enginyers de la firma Kawasaki Steel Works. El resum del treball el va presentar en un primer diagrama, que va anomenar diagrama de causa i efecte. La seva aplicació es va incrementar i va arribar a ser molt popular. A causa de la seva forma, se'l coneix com a diagrama d'espina de peix, o també, diagrama d'Ishikawa. El diagrama és un gràfic amb la informació següent:

• El problema que es pretén diagnosticar.
• Les causes que possiblement produeixen la situació que s'estudia.
• Un eix horitzontal conegut com a espina central o línia principal.
• El tema central que s'estudia, que se situa en un dels extrems de l'eix horitzontal. Aquest tema se suggereix que es tanqui amb un rectangle. És freqüent que aquest rectangle es dibuixi a l'extrem dret de l'espina central.
• Línies o fletxes inclinades que arriben a l'eix principal. Aquestes representen els grups de causes primàries en què es classifiquen les possibles causes del problema en estudi.
• A les fletxes inclinades o de causes primàries, n'arriben unes altres de més petites que representen les causes que afecten cadascuna de les causes primàries. Aquestes es coneixen com a causes secundàries.
• Informació complementària que l'identifiqui. La informació que es registra amb més freqüència és la següent: títol, data de realització, àrea de l'empresa, integrants de l'equip d'estudi, etc.

Estructura d'un diagrama de causa i efecte

Bona part de l'èxit en la solució d'un problema està en la correcta elaboració del diagrama de causa i efecte. Quan un equip treballa en el diagnòstic d'un problema i es troba en la fase de recerca de les causes, segurament ja compta amb un diagrama de Pareto. Aquest diagrama ha estat construït per l'equip per identificar les diferents característiques prioritàries que es consideraran en l'estudi de causa-efecte. És el punt de partida en la construcció del diagrama, és una eina per trobar les veritables causes d'un problema. Si s'està utilitzant aquesta tècnica, s'obtindrà, generalment, una bona definició del problema:

Com fas servir aquesta anàlisi?

• Has de definir el problema.
• Defineix les principals categories de causes del problema.
• Posa en marxa un brainstorming sobre les causes possibles.
• Identifica les causes probables.

• Problema
• Principals categories
• Brainstorming causes possibles
• Causes probables

Concreta el teu informe sobre el problema en unes quantes paraules clau que descriguin el resultat o l'efecte del problema. Escriu aquest efecte en un requadre en un full gran de paper. Per exemple, suposa que la màquina de cafè produeix sempre cafè de sabor desagradable. El teu primer pas en el diagrama de causa i efecte se semblarà a això:

Les categories més generalitzades són les tres M i una P: màquines, mètodes, materials i persones. Aquestes categories poden ajustar-se a les teves necessitats específiques de solució del problema.

Genera tantes idees com puguis per a cada categoria. Per exemple, a sota de Màquines anota que el filtre està trencat. De vegades una causa pot donar origen a una altra causa.

Evita trobar massa de pressa una solució com comprar una cafetera mentre identifiques les causes possibles. Considera totes les causes possibles i redueix-les a les causes més probables. Fes servir un procés de reducció.

Al finalitzar el processo assegura't que les causes més probables són veritables: Això significa que potser calgui reunir més informació.

El diagrama de causa i efecte és vàlid per usar tant en grup com individualment, encara que sempre és més aconsellable fer-lo servir en grup, ja que la participació de més persones propiciarà que sorgeixin més causes, cosa que facilitarà la recerca de solucions.

Els criteris poden ser de l'estil de: rapidesa, fiabilitat, senzillesa, cost, efectivitat, etc.

Funcionament de la matriu de criteris:

• Taula de doble entrada.
• Escala de puntuació dels criteris.
• Puntuació dels participants.
• Calcula la puntuació.

L'anàlisi DAFO va ser introduïda el 1982 per Heinz Weihrich. És una bona eina per formular l'estratègia d'unitat de negoci. Un cop has establert l'objectiu mitjançant el qual pretens corregir el problema o la desviació detectada, has de realitzar un estudi sobre la seva viabilitat i possibilitat d'assoliment. L'anàlisi DAFO et permetrà fer-ho:

Model per realitzar l'anàlisi DAFO.

Utilitats de l'anàlisi DAFO:

• Facilita l'ordenació i la classificació d'idees: Et poden ser d'utilitat en la definició posterior de les estratègies que vols desenvolupar.
• Permet reflectir dues dimensions de les necessitats i les mancances de la teva entitat: Has de tenir en compte les mancances internes i les externes. Sovint, en l'anàlisi de la situació, oblides la dimensió externa (altres entitats del sector, el barri, la ciutat, les institucions públiques,...), que també influeix sobre la teva actuació (directament o indirecta). També t'obliga a abordar l'establiment d'estratègies en l'esfera externa.
• Introdueix un element positiu en l'anàlisi: Quan analitzes una situació, sols fer una relació de problemes o temes mal resolts en lloc de fer una anàlisi de les coses que sí que funcionen. Per tant, incorporar els apartats de fortaleses i oportunitats t'ajudarà a completar la reflexió incorporant els aspectes positius i negatius del funcionament de l'entitat. En quart lloc, aquesta metodologia et permet fer possible la participació de totes aquelles persones que consideris necessàries. D'aquesta manera, estàs donant veu a tots aquells agents que consideres que poden aportar informació cabdal sobre la situació, alhora que treballes la participació i la presa de decisions conjunta.