Per començar, cal recordar la importància de no improvisar quan s'està dirigint equips de treball, i això és aplicable a qualsevol aspecte de la direcció i motivació d'equips, inclosa la delegació.

És per aquest motiu que certs punts han d'estar resolts abans de delegar i el primer d'ells és la descripció de llocs de treball i el repartiment de tasques entre els membres de l'equip de treball.

Si, en el teu ajuntament, no hi disposeu de cap descripció de llocs de treball, et recomanem que facis una descripció senzilla dels llocs de treball de la teva secció. És suficient una fitxa amb:

• La denominació del lloc.

• Les tasques o funcions principals que cal realitzar.

• Un breu perfil de la persona que l'ha d'ocupar.

L'anàlisi i la descripció dels llocs de treball consisteix en una descripció de les activitats, funcions i responsabilitats vinculades a un lloc de treball.

Per dur a terme aquesta anàlisi, s'utilitzen diverses tècniques de recollida de dades.

Si el nostre ajuntament disposa d'una descripció dels llocs de treball, aquesta ens pot orientar força en el moment de fer el repartiment de tasques.

Tingues sempre present que l'equip de treball ha d'estar motivat i informat abans d'executar les tasques que deleguis.

En el document Consells i suggeriments per a un correcte repartiment de tasques que et pots descarregar, se t'hi fa alguns suggeriments per ajudar-te en la repartició esmentada.

En l'apartat anterior, hi has vist la importància de disposar d'una breu descripció dels llocs de treball per assignar-los (i a les persones) les tasques en funció de criteris estrictament professionals.

D'aquesta manera, la majoria de tasques serà assignada de forma natural als seus destinataris.

Excepcionalment, però, pot donar-se diversos supòsits que impliquin:

És en aquest moment quan es pot tenir dubtes sobre si cal delegar totes o algunes d'aquestes tasques o si és millor assumir-les personalment.

Una primera regla general que és convenient que tinguis present és la següent:

A més, cal que també tinguis present la urgència i la importància de la tasca per saber quan és convenient, o no, delegar per realitzar-la. Fixa't en el quadre següent:

Habitualment no es delegarà per dur a terme les tasques pròpiament directives ni les més importants o estratègiques a llarg termini: aquestes, et toca a tu fer-les i no pots delegar perquè es realitzin.

En canvi, totes les altres tasques (incloses les importants que siguin molt urgents) poden ser delegades en funció de la nostra pròpia valoració.

Quines tasques s'ha de delegar? A continuació, hi trobaràs alguns exemples de tasques que convé delegar.

1. Les que no són importants ni aporten valor afegit en relació amb el teu lloc de treball i que són puntuals en el temps (per exemple, preparar un full d'Excel amb una informació necessària per a una reunió o realitzar una trucada a un proveïdor per reclamar-li un subministrament).

2. Les que no són importants ni aporten valor afegit en relació amb el teu lloc de treball i que són continuades en el temps, fins i tot si estan directament relacionades amb les teves funcions (actualitzar cada mes la informació comptable necessària per fer un seguiment del pressupost o preparar quinzenalment una relació d'actuacions de manteniment necessàries que cal que les escoles municipals duguin a terme).

3. Les repetitives i detallades (com introduir dades en el sistema informàtic per alimentar estadístiques o bases de dades, el control d'existències o d'aforament, etc.).

4. Les que, sense ser estratègiques, són necessàries i requereixen molt de temps (per exemple, l'atenció al públic presencialment o telefònica).

5. Les que, sense ser estratègiques, es repeteixen amb molta freqüència o bé tenen una certa periodicitat (és el cas de les reunions mensuals o quinzenals de seguiment de projectes).

6. Les que t'agrada fer, però no et pertoquen o, a la inversa, les que no t'agrada fer i poden interessar altres membres de l'equip.

7. Totes les que algun altre membre de l'equip pot fer millor i de manera més econòmica.

8. Els projectes que siguin molt urgents i es puguin desglossar en tasques o activitats més senzilles.

9. Totes les que impliquen executar allò que ja ha estat planificat i decidit, excepte les funcions més pròpiament directives.

En el moment de decidir quines tasques és possible delegar, cal també tenir molt present, a més de la pròpia naturalesa de la tasca, el nivell d'autoritat que es vol delegar.

A la taula que es troba a continuació, hi pots consultar els diferents nivells de delegació.

Quines tasques no s'ha de delegar? A l'igual de l'apartat anterior, se't mostra a continuació alguns exemples.

Aquesta és només una mostra del tipus de tasques que no convé delegar.

Com s'ha vist anteriorment, quan les tasques importants també siguin urgents i es considera que no es té prou temps per realitzar-les, es pot delegar que les faci un altre membre de l'equip, però deixant-li molt clar que es delega la tasca, però no la responsabilitat sobre la mateixa i oferint-li el nostre recolzament.

Les tasques de direcció de l'equip relacionades directament amb el nostre rol com a cap, especialment quan es tracta de resolució de conflictes, no és possible delegar-les sota cap concepte.

En els apartats anteriors, s'hi ha vist quines tasques o responsabilitats es pot delegar i quines no. Quan ja s'ha decidit que es vol delegar una tasca i fins a quin punt es desitja fer-ho, llavors cal donar un altre pas no menys important: qui es delega?

A la següent taula, s'hi pot trobar una breu explicació de cadascun d'aquests elements que es pot emprar com una bateria de preguntes que cal respondre abans d'escollir la persona concreta.

És recomanable respectar els diferents condicionants en l'ordre en què han estat exposats, és a dir, segons el grau d'importància de cadascun d'ells.