1.1.-
El procés de composició de textos
|
En el procés de redacció de documents cal tenir en compte tres aspectes:
- L'estructuració de les idees.
- La fixació de tractaments.
- L'establiment de l'estil.
Aquest últim punt, l'estil, es treballa en termes de precisió, claretat i concisió. L'estructura de parágrafs, la composició
de frases i l'ús adequat de signes de puntuació són claus per la correcta composició de la documentació administrativa.
|
1.2.-
L'estructuració de les idees
|
Qualsevol escrit ha de tenir una organització coherent de les idees que es volen transmetre, a fi que les puguin comprendre
els lectors. Així, cal determinar, abans de començar a escriure, quines són les idees principals i quines son les idees secundàries
que hem de comunicar.
En els documents administratius, un dels sistemes que resulta més complet per ordenar la informació és la numeració decimal.
Convé recordar que com més llarg i complex és un escrit, més detallada ha de ser la seva estructura, perquè el lector no
s'hi perdi. D'aquesta manera s'evitarà caure en circumloquis i s'evidenciarà el procés lògic dels raonaments que s'hi exposen.
A continuació pots observar un exemple de estructuració de idees:
|
1.3.-
La fixació dels tractaments
|
Per adequar la relació entre el redactor i el destinatari, a la comunicació administrativa, cal tenir en compte els aspectes
següents.
Es recomana utilitzar la primera persona del singular —jo el·líptic— per al redactor, ja que així el text esdevé més directe
i s'aconsegueix separar clarament òrgans i persones. A més, així s'evita un ús inadequat dels possessius respecte dels òrgans
públics.
Així i tot, es pot utilitzar la primera persona del plural quan siguin més d'una les persones responsables d'un document
administratiu.
|
|
|
| Us comuniquem que els certificats que vau demanar al nostre Negociat estan pendents de la
signatura del secretari. (NR) |
Us comunico que els certificats que vau demanar al Negociat d'Urbanisme estan pendents de
la signatura del secretari. |
Per al destinatari d'un text administratiu cal utilitzar el tractament de vós, enfront del tractament de vostè.
Els principals motius que fan aconsellable l'ús d'aquest tractament són que així s'aconsegueix la formalitat adequada en
els textos, s'eviten problemes per discriminació per raó de sexe quan es desconeix el destinatari i desapareixen ambigüitats
quan hi intervé una tercera persona.
Tot i que l'ús del tractament de vós ja és força fixat, encara es veuen textos en què es barregen tractaments. Per evitar-ho,
a continuació es detallen els elements que es modifiquen en un escrit segons el tractament que s'hi utilitzi.
| Tractament personal |
Persona del temps verbal |
Possessius |
Pronoms febles |
| Vós |
2ª persona plural |
vostre/vostra/vostres |
CD/CI us/(vos)
CD el/la/els/les
CI li/els |
| Vostè |
3ª persona plural |
seu/seva/seus/seves |
|
|
|
| El/La cito perquè comparegui davant l'Àrea de Medi Ambient de l'Ajuntament de (NR) |
Us cito perquè comparegueu davant l'Àrea de Medi Ambient de l'Ajuntament de (R) |
|
|
|
| Li adverteixo que el gerent ja va presentar la seva proposta. (NR) |
Us adverteixo que el gerent ja va presentar la vostra proposta. (R) |
|
1.4.-
Precisió
|
Els textos administratius han de ser funcionals, és a dir, àgils i eficaços en la comunicació escrita. Per això, cal tendir
sempre al màxim cap a la precisió, claretat i concisió.
Per millorar el grau de precisió dels textos convé:
|
Que cada element del text expressi exactament allò que es vol dir, sense dobles interpretacions. |
|
|
| L'estudi de la primera part de l'obra es recull en aquest dossier, que consisteix a refer
els fonaments. (NR) |
L'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments, es recull
en aquest dossier. (R)
En aquest dossier es recull l'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments.(R) |
Que s'evitin les paraules que encaixen en qualsevol lloc, els jòquers,
ja que empobreixen la prosa i la buiden de contingut, com per exemple:
- aspecte, cosa, element, fet, informació, problema, tema...
- dir, fer, realitzar, procedir, posar, tenir...
- bo, interessant, positiu...
|
|
|
| L'Ajuntament vol conscienciar la població del tema de les riuades. (NR) |
L'Ajuntament vol conscienciar la població sobre el risc de les riuades. (R)
En aquest dossier es recull l'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments.(R)
|
|
Que no s'utilitzin crosses lingüístiques, ja que aquests elements recarreguen la sintaxi i acaben convertint-se en tics
repetitius. A més, algunes d'elles —les que porten l'asterisc— s'utilitzen de forma incorrecta.
- *a nivell de d'alguna manera
- l'acte de en qualsevol cas
- el fet que personalment
- *en base a vull dir que
- *en funció de evidentment
- a través de és evident
- el procés de
|
|
|
| A nivell de la província, la recaptació d'aquest trimestre ha estat superior
a la dels mateixos mesos de l'any passat. (INC) |
A la província, la recaptació d'aquest trimestre ha estat superior a la
dels mateixos mesos de l'any passat. (R)
En aquest dossier es recull l'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments.(R)
|
|
1.5.-
Claretat
|
Per crear textos més clars cal:
|
Evitar les construccions sintàctiques estereotipades que s'utilitzen perquè sembla que sonen bé o que vesteixen més, ja que
l'única cosa que s'aconsegueix és allunyar-se de la manera més natural de dir les coses.
|
|
|
| Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució
dels períodes de vacances per al vostre coneixement i als efectes oportuns. (NR) |
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució
dels períodes de vacances. (R) |
|
No cal dubtar a substituir l'artificiositat per la naturalitat. Per això, es recomana utilitzar les paraules corrents, sense
que això impliqui renunciar als tecnicismes propis d'aquest tipus de llenguatge.
|
|
|
| Nogensmenys l'interventor acredita que existeix consignació pressupostària
per respondre de la despesa. (NR) (NR) |
No obstant això, l'interventor acredita que hi ha consignació pressupostària
per respondre de la despesa. (R)
|
|
1.6.-
Concisió
|
Per redactar textos més concisos es recomana:
|
Concentrar-se en la informació essencial i prescindir de la que no ho és.
|
|
|
| Que dilluns sigui festa, o no, depèn, sobretot, de l'Ajuntament i, per tant,
no és una decisió que, pel seu compte, puguin prendre les empreses. (NR) |
L'Ajuntament és qui ha de decidir si dilluns és festa i no les empreses. (R)
|
|
Que les paraules clau, les que porten tota la càrrega del significat, apareguin com a subjectes i verbs principals de les
seves respectives oracions i no se subordinin a altres oracions.
|
|
|
| Hi ha hagut un increment en l'oferta privada de cursos de formació d'ençà que
ha augmentat l'atur. (NR) |
L'oferta privada de cursos de formació s'ha incrementat d'ençà que ha augmentat
l'atur. (R) |
|
Que s'eviti el recurs a la subordinació, tret que sigui necessari.
|
|
|
| Aquest és el procés que cal utilitzar per identificar els fets més importants.
(NR) |
Cal utilitzar aquest procés per identificar els fets més importants. (R) |
|
Que se suprimeixin els grups de paraules encapçalats per una preposició, ja que l'abús de complements de nom enfosqueix
i allarga inadequadament la frase.
|
|
|
| La implantació del nou sistema de regulació de comptes corrents simplifica
el procés d'administració de fons. (NR) |
La nova regulació de comptes corrents simplifica el procés d'administració
de fons. (R)
|
|
Que mateix es faci servir amb valor d'adjectiu i no de pronom —ús gramaticalment incorrecte.
|
|
|
| El director general va presentar l'enquesta d'inversió industrial a Catalunya
i va fer referència a la mateixa per explicar l'evolució que ha viscut el sector. (INC) |
El director general va presentar l'enquesta d'inversió industrial a Catalunya
i va ferhi
referència per explicar l'evolució que ha viscut el sector. (R)
|
| Que no s'abusi de les construccions amb verbs copulatius, ser i
estar, ni amb verbs febles com fer, trobar, semblar, arribar a i haver-hi, quan l'acció es pugi expressar amb un
verb amb significat complet.
|
|
|
| Les darreres dades disponibles són les corresponents al tercer trimestre de
l'any. (NR) |
Les darreres dades disponibles corresponen al tercer trimestre de l'any. (R) |
| Les paraules llargues i complexes fan la frase carregada i embolicada. (NR) |
Les paraules llargues i complexes carreguen i emboliquen la frase. (R) |
|
1.7.-
La estructura del text. El paràgraf
El paràgraf és un conjunt de frases relacionades que desenvolupen un únic tema. És una unitat intermèdia entre la frase
i el text o apartat, amb valor gràfic i significatiu.
Dins d'un paràgraf es poden distingir diversos elements: l'inici, el desenvolupament, la cloenda, els marcadors textuals,
etc., sempre d'acord amb una lògica del discurs.
L'element més important d'un paràgraf és la primera frase o frase principal, ja que en ser el primer
que es llegeix convé que introdueixi la idea central.
La longitud del paràgraf varia d'acord amb el tipus de text, però en general cal evitar els paràgrafs massa llargs i especialment
els paràgrafs text; és a dir, que tot el text es presenti en un sol paràgraf.
|
1.8.-
La estructura del text. La frase
|
La frase, expressió amb sentit complet, és una peça clau en l'articulació dels textos administratius.
En els redactats convé mantenir l'ordre lineal de la frase, ja que és l'estructura que resulta més fàcil d'entendre.
(CCT/CCL) + S + V + CD + CI + CCircumstancials
|
|
|
| Una subvenció va sol·licitar, per a l'escola bressol Els cargols, situada al
carrer Gran, 5, de Mataró, el 15 de maig de 2001, el senyor Antoni Roure Puig. (NR) |
El 15 de maig de 2001 el senyor Antoni Roure Puig va sol·licitar una subvenció
per a l'escola bressol Els cargols, situada al carrer Gran, 5, de Mataró. (R)
|
| A més, convé evitar les frases impersonals, perquè generen ambigüitat a qui
les llegeix. |
|
|
|
| Es va requerir a l'interessat que presentés els documents necessaris per formalitzar la
inscripció. (NR) |
L'Ajuntament va requerir a l'interessat que presentés els documents necessaris per formalitzar
la inscripció. (R)
|
Cal conèixer les diverses estructures que es poden utilitzar en la redacció dels textos i quins avantatges i inconvenients
aporten cada una. Aquestes estructures són:
| La frase activa: |
Les frases actives faciliten la comprensió de les idees que s'hi exposen,
en la mesura que el subjecte és el responsable de l'acció, l'agent, i el complement directe presenta l'element sobre el qual
recau l'acció, el pacient. En presentar la informació seguint una seqüència lògica, les frases esdevenen més transparents.
S(agent) + V + CD(pacient) + altres complements
L'alcalde va presentar les novas propostes de funcionament als membres del Ple.
|
| La passiva perifràstica: |
Es construeix amb el verb ser o ésser en forma personal i el participi d'un verb transitiu
que concorda amb el subjecte gramatical.
En aquesta estructura, l'element sobre el qual recau l'acció, el pacient, fa la funció gramatical de subjecte, i l'agent,
si hi apareix, fa la funció de complement. En invertir l'estructura lògica, l'oració es fa més difícil de seguir i d'entendre.
S(paciente) + ser/ésser + participi + per C agent
Les noves propostes de funcionament van ser presentades per l'alcalde als membres del Ple
|
| La passiva pronominal: |
Es forma amb un verb transitiu qualsevol en tercera persona i el pronom es. Aquesta
estructura és molt utilitzada en textos administratius, encara que el fet de no expressar qui du a terme l'acció fa que presenti
un elevat grau d'incertesa.
es + V 3º per.
Es van presentar les noves propostes de funcionament als membres del Ple.
A més, hi ha un problema afegit: les passives pronominals són incorrectes quan incorporen el complement agent, ja que és
incongruent utilitzar el pronom es per amagar el responsable de l'acció i alhora esmentar-lo.
Es va atorgar la subvenció per part de l'Ajuntament. (INC)
La manera de corregir aquestes oracions passa per convertir-les en actives.
L'Ajuntament va atorgar la subvenció. (R) |
| La dislocació |
És el resultat de desmuntar l'ordre natural de l'oració i substituir les parts desplaçades
per pronoms febles. Aquesta construcció permet obtenir efectes semblants a la passiva perifràstica, en la mesura que permet
destacar el complement directe, per exemple, però amb una construcció activa.
Les noves propostes de funcionament, les va presentar l'alcalde als membres del Ple.
|
Les frases llargues —de més de 30 paraules— resulten més difícils de llegir i d'entendre que les curtes. A fi de buscar
la màxima intel·ligibilitat en els textos, cal tenir en compte aquest aspecte i procurar no excedir-se en la longitud de les
frases.
|
Els incisos enriqueixen la idea bàsica de la frase amb informació complementària, però també l'allarguen fins a l'exageració.
Si no s'hi posa mesura, fan perdre el fil discursiu. Els incisos s'han de col·locar en els llocs que molestin menys i s'ha
d'evitar que separin les paraules que estiguin relacionades.
(S+V/V+CD) |
|
|
| El sector serveis, en aquest exercici, amb un creixement del valor afegit brut
d'un 5,5%, ha obtingut un dels millors resultats dels últims anys. (NR) |
En aquest exercici, el sector serveis ha obtingut un dels millors resultats
dels últims anys amb un creixement del valor afegit brut d'un 5,5 %. (R)
|
|
Per nominalització s'entén aquell procés pel qual es tendeixen a utilitzar llargues construccions integrades per substantius,
en lloc de fer servir un verb simple, un adverbi o un adjectiu. |
|
|
| En el cas d'una excessiva preocupació dels col·laboradors per la gramàtica,
pot ser útil la coneixença d'aquestes tècniques de redacció i l'anàlisi dels seus defectes durant l'escriptura d'informes.
(NR) |
En el cas que els col·laboradors es preocupin excessivament per la gramàtica,
pot ser útil que coneguin aquestes tècniques de redacció i analitzin els defectes que tenen mentre escriuen informes. (R)
|
| Us comunico que el Servei de Gestió Econòmica ha procedit a realitzar el pagament de la
factura número 375/2007. (NR) |
Us comunico que el Servei de Gestió Econòmica us ha pagat la factura número 375/2007. (R) |
|
Les subordinades de gerundi són força presents en la redacció administrativa.
L'abús d'aquestes estructures tendeix a encarcarar la redacció i a dificultar la comprensió de la frase.
A més, cal recordar que, perquè aquestes oracions siguin correctes, l'acció que indica el verb en gerundi ha de ser simultània
o anterior a la del verb principal, mai posterior.
Recordant la figura del catedràtic d'Estructura econòmica, el rector va tancar l'acte.
Però són incorrectes les oracions subordinades amb:
− Gerundi copulatiu o de posterioritat.
− Gerundi especificatiu. |
Gerundi copulatiu o de posterioritat: És
incorrecte utilitzar el gerundi per enllaçar dues accions que estan coordinades i que es produeixen l'una després de l'altra. |
|
|
|
| Es va incendiar l'edifici de serveis, calculant-se les pèrdues en sis milions
d'euros. (INC) |
Es va incendiar l'edifici de serveis i les pèrdues es calculen en sis milions
d'euros. (R) |
| El president va obrir la sessió, presentant a continuació el secretari les modificacions
al Projecte. (INC) |
El president va obrir la sessió, i el secretari va presentar a continuació les modificacions
al Projecte. (R) |
| El gerundi especificatiu: També és incorrecte fer servir el
gerundi per introduir una construcció que té com a funció determinar o especificar un concepte anterior. |
|
|
|
| Ordre regulant la concessió d'ajuts a empreses dedicades al sector turístic. (INC) |
Ordre per la qual es regula la concessió d'ajuts a empreses dedicades al sector turístic.(R) |
|
Cal tenir en compte que les frases positives incideixen en els aspectes més agradables, acostumen a proporcionar més informació
i són més ben rebudes pel lector que les frases negatives.
A més, les frases amb dobles negacions generen oracions difícils de comprendre. |
|
|
| No és impossible que la Comissió aprovi aquest Projecte. (NR) |
Es va incendiar l'edifici de serveis i les pèrdues es calculen en sis milions
d'euros. (R) |
|
1.9.-
La estructura del text. Els connectors
|
Determinades paraules (adverbis, numerals, locucions, etc.) realitzen funcions d'organització en el text:
connecten dues frases, ordenen paràgrafs, marquen l'estructura del text. Aquests mots s'han de col·locar en les posicions
importants de l'escrit: inici de frase i de paràgraf, per relacionar idees entre frases, etc., perquè així s'aconsegueix deixar
més clara l'ordenació del text.
Mostrem a continuació els connectors o connectors textuals d'ús més corrent, classificats d'acord amb la funció que poden
fer dins d'un text.
| Introduir el tema: |
- L'objectiu principal de / Aquest escrit (document) tracta de...
- Respecte a / Pel que fa a / Quant a / Sobre (el tema de)...
- En relació amb / Un altre punt és / El punt següent tracta de...
|
| Marcar ordre: |
- 1r / En primer lloc / Primer / Primerament / Per començar / D'entrada...
- 2n / En segon lloc / Segon / Segonament...
- 3r / En tercer lloc / Tercer / Tercerament...
- En darrer lloc / Finalment / En últim lloc / Per acabar...
|
| Fer distincions: |
- D'una banda / De l'altra...
- Per un costat / Per l'altre...
- D'altra banda / Altrament...
- Al contrari / En canvi
|
| Continuar sobre un mateix punt: |
- A més a més / A més / Així mateix...
- Després / Tot seguit / També / Així doncs...
|
| Posar èmfasi en un punt: |
- És a dir / En altres paraules / Dit d'una altra manera...
- S'ha de tenir en compte...
- El més important / La idea central / Convé ressaltar...
- Val la pena recordar / Cal insistir en/a...
|
| Posar exemples: |
- Per exemple / Un bon exemple d'això és / Com a exemple...
- En concret / Com ara...
|
| Resumir: |
- En resum / Resumint el més important...
- En conjunt / Globalment...
|
| Acabar: |
- En conclusió / En definitiva / En conseqüència / Així doncs...
- Per acabar / Finalment...
|
| Indicar causa: |
- Perquè (+ v. indicatiu) / ja que / vist que / com que...
- Atès que / a causa de / gràcies a / per culpa de...
|
| Indicar conseqüència: |
- En conseqüència / consegüentment / per tant / de manera que / per això...
|
| Indicar condició: |
- Si / en cas de /a condició de...
|
| Indicar finalitat: |
- Perquè (+ v. subjuntiu) / a fi de / per tal que / amb l'objectiu de...
- Amb la finalitat de...
|
| Indicar oposició (adversatives): |
- En canvi / al contrari / tanmateix / ara bé...
- No obstant això / Malgrat això...
|
| Indicar objecció (concessives): |
- Encara que / malgrat que / tot i que / per bé que...
|
|
1.10.-
La estructura del text. Els signes de puntuació
La puntuació d'un escrit delimita la sintaxi lingüística, modula la prosa i la respiració, posa de relleu les idees i elimina
ambigüitats. En definitiva, estructura el text.
La jerarquia dels signes de puntuació és la que mostra la figura següent:
|
1.11.-
La estructura del text. Els signes de puntuació
|
En aquest interactiu podràs veure els usos més corrents dels diversos signes de puntuació.
|
1.12.-
El llenguatge administratiu com a llenguatge d'especialitat
|
Dos dels pilars en què es fonamenta la nostra societat són la divisió del treball i la capacitat humana de comunicar pensaments
o idees, és a dir, el llenguatge.
La divisió del treball permet que hi hagi persones que s'especialitzin en determinades professions, sectors, àmbits, etc.
De tal manera que, quan aquestes persones es comuniquen amb d'altres amb els mateixos interessos utilitzen un tipus de llenguatge
diferent del que fan servir quan parlen amb els amics o amb la família.
El resultat d'aquesta adaptació són els llenguatges d'especialitat.
És a dir, adapten l'anomenat llenguatge normal o estàndard a unes necessitats de comunicació de coneixements específics.
El llenguatge administratiu, que és el que utilitza l'Administració per donar resposta a les seves
necessitats de coneixement, és un llenguatge d'especialitat amb unes estructures molt fixades, ja que s'elabora a partir d'un
corpus textual —les lleis—, té un recorregut absolutament marcat —el procediment administratiu: incoació, tramitació i resolució
d'un expedient— i fins i tot el disseny dels documents és rígid i prefixat.
|
1.13.-
Trets característics del llenguatge administratiu
|
Els trets definitoris del llenguatge administratiu són la formalitat i la funcionalitat.
La formalitat té a veure amb el caràcter oficial i representatiu dels textos administratius, amb la necessitat
que té aquest tipus de llenguatge d'adaptar-se a un gran ventall de possibles destinataris i amb el caràcter vinculant que
tenen, per a tots ells, les decisions que s'hi expressen.
A efectes pràctics, la formalitat del llenguatge administratiu comporta que els textos s'hagin de redactar en un to neutre
i impersonal, fent prevaler els òrgans davant les persones i defugint tots els elements lingüístics que puguin denotar un
excés d'expressivitat, com per exemple les exclamacions i interjeccions, les frases de contingut emotiu, l'ús de la segona
persona del singular per referir-nos al destinatari, etc.
Un exemple de to neutre i impersonal podria ser:
“El 24 de novembre de 2006 el Ple de l'Ajuntament va aprovar inicialment la modificació de les bases del premi de novel·la
Memorial Pere Calders”.
Així mateix, cal que hi prevalgui l'objectivitat sobre la subjectivitat i que es mantingui sempre el ple respecte a les
persones.
Per exemple, “En relació amb el vostre expedient ACT87/06, referent a la sol·licitud presentada el 10 de novembre de 2006
(RE 895/06), en què demanàveu llicència per dur a terme l'activitat de venda d'electrodomèstics, us comunico que no és procedent
tramitar-la, ja que en el termini legalment establert no heu fet efectiva la taxa corresponent, l'acord amb el que preveu
l'ordenança fiscal núm. 37.”
La funcionalitat està relacionada amb l'eficàcia dels textos en el procés comunicatiu. És a dir, amb la necessitat de buscar
sempre la màxima precisió, concisió i claredat en els textos, a fi que els missatges siguin ben entesos pels
destinataris.
Precisió. La precisió requereix que s'evitin sempre les ambigüitats i que s'utilitzin els termes de
manera unívoca. A aquest aspecte, hi contribueix la utilització adequada de la terminologia i la fraseologia específiques,
pròpies d'aquest àmbit professional, que permeten definir els conceptes amb exactitud.
- Concisió. La concisió comporta fer un esforç per destacar la informació important i prescindir de la
que no ho és. En certa mesura, es tracta de presentar la informació de la manera més breu possible, sense que això, però,
hagi d'anar mai en detriment del contingut.
- Claredat. Finalment, la claredat demana que es tendeixi a utilitzar un llenguatge accessible, dins del
grau d'especialitat d'aquest àmbit de coneixement i de la necessitat de precisió, que sovint fa que s'hagin d'utilitzar termes
estranys o amb un significat divers del que prenen en el llenguatge corrent.
|
|
