Planificació estratègica per a directius/ives públics i públiques
1.- Cas 1. Valiana emprenedora

1.1.- Introducció: creació d’un servei de suport a l’emprenedoria

La Marta és la cap de l’Àrea de Promoció Econòmica de l’Ajuntament de Valiana.

 

Una de les eines bàsiques del departament és el Centre de Formació Ocupacional.

El centre, conegut més per la seva funció de centre de formació ocupacional que de suport a l’emprenedoria, ha vist incrementar en els darrers anys el nombre d’usuaris/àries d’una forma considerable. La crisi econòmica està fent estralls en el municipi i els índexs d’atur no han parat de créixer.

La gerència de l’ajuntament encarrega a la Marta que prepari les bases per tirar endavant un pla estratègic del Servei de Suport a l’Emprenedoria i del Foment del Cooperativisme.

L’equip del centre està molt col·lapsat; l’aprovació dels darrers plans d’ocupació fa que tothom vagi de bòlid, i que s’hagi instal·lat en l’ambient una estranya sensació de que la feina no s’acaba i que no hi ha temps per organitzar i planificar, només per fer.

La Marta no acaba de tenir clar si el que li estan demanant és un pla estratègic (això li han dit) o un simple programa.

L’encàrrec que li fa fet la gerència ha estat d’una forma molt poc formal. Després de cinc anys en aquesta organització ja sap que aquest fet, el del formalisme, no li treu cap importància al tema.

Diferències entre pla estratègic i programa

El pla estratègic és un document (o uns documents) en què es recull els elements fonamentals per conduir una organització (o un territori) cap a un futur desitjat, com a resultat d’un procés de planificació estratègica.

El programa és un conjunt d’actuacions (de projectes) que s’integren per donar resposta al compliment dels objectius d’un pla i que reben l’assignació d’uns recursos determinats per a un període de temps.

1.2.- Punt de partida: l’encàrrec

La Marta es reuneix amb en Pere, gerent de l’ajuntament. Tenen una estona per poder aclarir quin és l’encàrrec exacte que se li ha fet.

Pere: —Has pogut pensar en allò que et vaig dir?

Marta: —Sí, però no sé exactament quin és l’encàrrec.

Pere: —Crec que necessitem reforçar el Servei d’Emprenedoria i de Suport al Cooperativisme. Em sembla que ara és un bon moment, perquè tinc la percepció que hi ha molta gent que no té una altra sortida que tirar endavant amb un negoci propi, i més val que ho facin ben assessorada. A més, és un molt bon moment perquè hi ha moltes subvencions des de la Direcció General d’Economia Cooperativa i de Creació d’Empreses.

Marta: —És veritat; hi ha moltes empreses que estan tancant a la zona i potser una part dels seus treballadors i de les seves treballadores, amb els diners de les indemnitzacions, vulguin muntar un petit negoci (un bar, una botiga), i això moltes vegades acaba sortint malament. Amb el suport necessari, aquestes persones potser podrien organitzar-se en cooperatives per mirar de continuar fent el que millor saben fer...

Pere: —Sí, però hem d’analitzar bé quines són les nostres fortaleses i les nostres debilitats, millorar i tirar endavant amb un pla estratègic ben potent de suport a l’emprenedoria i al cooperativisme.

A més, no crec que des de l’Equip de Govern tinguin consciència; de fet ni n’he parlat amb ells, de la importància del tema...

 

Precisament, per a en Pere, l’objectiu del pla estratègic és poder fer arribar al regidor i a l’alcalde un document ben elaborat en què es vegi la importància de potenciar la creació de noves empreses, amb un detall ben generós de les propostes que poden engegar des del centre, i poder comunicar i explicar que l’ajuntament vol donar un impuls especial al tema de l’emprenedoria.

La prioritat d’en Pere amb relació al pla és comunicar la necessitat de canvis en el servei.

La Marta coneix la impetuositat del gerent. La seva audàcia ha fet que l’ajuntament sigui pioner en el desenvolupament de molts programes relacionats amb temes socials.

Per comprendre aquesta part del cas, revisa el material conceptual que s’indica.

Tanmateix, sentint-lo parlar, s’adona que això que li està demanant no és ben bé un pla estratègic i que li caldria una altra reunió per fer-li notar que, malgrat que el seu plantejament és un encert, hi ha molts aspectes que convindria tenir en compte si de veritat el que vol és dur a terme un pla estratègic per a l’impuls de la creació d’empreses i el cooperativisme.

Documents

L’apartat El significat de la planificació estratègica et donarà eines per valorar per què la Marta té dubtes sobre aquest encàrrec i l’apartat Els actors de la planificació estratègica, per analitzar la importància del lideratge polític.

Alguns conceptes clau

El concepte de planificació estratègica es correspon amb una concreció metodològica del pensament estratègic, i es pot definir com el procés pel qual, a partir d’un diagnòstic, es determina un seguit d’objectius coherents amb un escenari de futur possible i desitjat i es destria les diferents vies prioritàries que cal seguir per assolir-los.

En canvi, el pla d’acció tàctic recull actuacions que es centren en les variables i els recursos interns de l’organització.

El/la responsable polític té un rol fonamental. Exerceix el lideratge del procés de planificació, en tant que el requisit principal per al seu èxit és l’existència d’una voluntat política de repensar l’organització i enfocar-la de cara al futur.

Per portar a terme la planificació, és necessari realitzar una diagnosi dels:

Factors interns:

  • Fortaleses: factors interns que contribueixen o catalitzen l’avanç cap a l’assoliment del projecte de futur.

  • Debilitats: factors interns que poden dificultar o alentir l’avanç cap a l’assoliment del projecte de futur.

Factors externs:

  • Oportunitats: factors externs que influeixen (o que poden influir en el futur) positivament sobre el desenvolupament de l’organització.

  • Amenaces: factors externs que influeixen (o que poden influir en el futur) negativament sobre el desenvolupament de l’organització

1.3.- Ara fes-ho tu: analitza el punt de partida

És el moment de reflexionar i d’analitzar de manera crítica les decisions preses al cas fins ara i l’encàrrec. S’ha comès errors? Si és així, quins?

Per fer-ho, usa la guia que se’t presenta. Fonamenta cadascuna de les teves respostes amb el material conceptual i el moment del cas on ho veus:

  • Per fer la diagnosi, el gerent no té en compte tots els factors. Quins són clau a més dels interns? Si només considera les fortaleses i debilitats, de quin tipus de pla es tracta?

  • Analitza el suport polític donat a la proposta del gerent fins ara. Quines conseqüències pot tenir per a l’èxit del pla? Per què?

  • De totes les fases del procés d’elaboració del pla estratègic, l’exposició al públic (comunicació) té un èmfasi especial. Quines altres etapes i quins altres aspectes importants s’hauria de considerar?

  • En quin tipus de dades basa el gerent la seva decisió? Es pot fer una anàlisi de dades amb aquesta informació? Quines conseqüències pot tenir això?

Idea principal

Aquesta activitat és de resolució individual. El/La tutor/a te la sol·licitarà a la plataforma. Una vegada finalitzada, envia-la-hi per a la seva correcció.

Documents

Consulta els apartats El significat de la planificació estratègica, Els actors i El procés d'elaboració del pla del material conceptual. T’ajudaran a resoldre els interrogants plantejats.

1.4.- Definició dels fonaments del pla estratègic

 

La Marta, després de reunir-se amb en Pere, busca diferents metodologies de planificació estratègica fins que troba un model de pla estratègic que és el que vol implantar en tots els seus passos i que contempla tant el procés d’elaboració com el d’implantació o execució.

Torna a parlar amb en Pere per fer-li veure alguns dels errors del seu plantejament. Mica en mica, el procés es va endreçant, es va plantejant el tema en l’àmbit polític, es va consensuant una metodologia... Tant és així que la implicació del regidor i de l’alcalde és màxima. S’agafen molt seriosament el fet d’impulsar un pla estratègic a quatre anys per a l’impuls de l’emprenedoria a Valiana. I ho volen fer ben fet, sabent de quina situació parteixen i implicant-hi el màxim nombre d’actors possibles.

Ara, l’encàrrec per a la Marta és molt més concret; se lidemana que:

  • Identifiqui els aspectes més crítics relacionats amb el foment de l’emprenedoria a Valiana.

  • Confeccioni un llistat dels actors externs que li sembla que poden participar en el procés de planificació. Sota el criteri que siguin actors directament implicats amb l’emprenedoria (OTG amb el seu servei de capitalització, entitats de crèdit, serveis d’assessorament del territori, etc.).

  • Presenti una proposta d’equip operatiu necessari composat per dues persones del seu equip i ella mateixa.

Per comprendre aquesta part del cas, revisa el material conceptual que s'indica.

  • Faci una proposta d’objectiu central del pla o de la missió per fer-lo arribar als actors participants.

  • Prepari la diagnosi necessària per poder elaborar posteriorment un DAFO que els permeti identificar els factors clau de l’entorn i els interns a partir de l’anàlisi interna (fortaleses i debilitats) i externa (oportunitats i amenaces).

  • Elabori un cronograma que defineixi els diferents moments del procés.

Per saber-ne més

Pots consultar el Llibre blanc de l’economia social a la Confederació de Cooperatives de Catalunya.

Documents

Revisa els apartats Els actors de la planificació estratègica i Condicionants del procés per recordar els factors que estructuren la planificació en una organització pública.

La importància de la flexibilitat i dels actors

La planificació estratègica és un mètode per facilitar la presa de decisions, fonamentalment a mitjà i llarg termini, resultat de la concreció metodològica del pensament estratègic.

La planificació estratègica no és un model rígid, sinó que permet (i exigeix) una total adaptació a l’entorn on es desenvolupa. Aquesta flexibilitat, la proporciona l’ampli ventall de mètodes, tècniques i d’instruments que poden ser utilitzats en qualsevol de les fases del pla, i que cal saber combinar amb intel·ligència per obtenir el màxim rendiment del procés. La translació mimètica d’un procés de planificació estratègica entre organitzacions diferents és un dels errors més habituals en aquest terreny.

El procés d’elaboració del pla contempla:

  • Organització i identificació dels aspectes crítics.

  • Diagnosi interna i externa.

  • Determinació d’escenaris i d’objectius.

  • Disseny d’estratègies.

 

La diagnosi és el conjunt de pràctiques adreçades a la determinació d'una situació.

La metodologia d’anàlisi de la informació per fer la diagnosi és la matriu DAFO, que distingeix factors positius i negatius amb relació als objectius que es persegueix:

  • Factors negatius. Interns: debilitats; externs: amenaces.

  • Factors positius. Interns: fortaleses; externs: oportunitats.

Es defineix els:

  • Escenaris com la combinació de variables que dibuixen una situació determinada de l’organització i el seu entorn en el futur, i d’objectius.

  • Objectius com fins. L’objectiu central és el fi principal que vol assolir l’organització que realitza un pla estratègic, que es pot concretar en una missió (què vol ser) i una visió (com vol ser) en el futur.

Els actors són els subjectes individuals o col·lectius que formen part de l’entorn de l’organització, i que poden jugar diversos rols en la seva relació amb aquesta.

El personal de l’organització té un rol important: és l’objecte de planificació i les persones que hauran de contribuir de manera decisiva a l’elaboració del pla, proporcionant la informació clau i les opinions més rellevants, i a fer realitat allò establert pel mateix un cop aprovada la planificació.

 

Entre els actors implicats, interns i externs a l’organització, és possible assenyalar com els principals:

  • El personal de l’organització objecte de planificació.

  • La resta de membres de l’organització.

  • Les persones usuàries.

  • Els/Les competidors/ores.

  • Els/Les aliats/ades.

  • La població en general.

L’equip operatiu és l’equip tècnic que condueix i coordina la realització del pla estratègic.

Entre els/les responsables del procés, i en el cas d’una organització de l’àmbit públic, s’hi troba tres actors fonamentals:

  • El/La responsable polític/a.

  • El/La responsable executiu/iva.

  • L’equip operatiu.

1.5.- Ara fes-ho tu: analitza els condicionants del pla

Analitza críticament aquesta part del procés. Per fer-ho, usa els interrogants que se’t presenta, fonamentant cadascuna de les teves respostes i proposant una alternativa si escau:

  • Quina opinió tens sobre la decisió de la Marta de copiar un model de pla d’una altra organització per aplicar-lo totalment a la seva àrea? Què canviaries i quins aspectes tindries en compte en aquest cas?

  • Què penses sobre els actors que han considerat la Marta i els responsables polítics? Quins inclouries? Per què?

  • Quins han de definir els objectius generals? Quines característiques han de tenir?

Idea principal

En aquesta activitat, t’hi proposem una dinàmica en dos moments. En el primer, resol individualment els interrogants. En el segon, intercanvia les respostes, revisa les d’un/a company/a i dóna-li un feedback referent a això. El/La tutor/a, a la plataforma, t’hi proporcionarà oportunament les indicacions.

Documents

Repassa els apartats Els actors, Condicionants del procés i El procés d'elaboració del pla. T’ajudaran a resoldre aquesta activitat.

1.6.- Procés d’elaboració del pla estratègic: diagnosi i actors

Per a l’elaboració del pla, la Marta contempla aquestes fases:

  • L’acurada diagnosi, que inclou les dades de creació d’empreses del servei i de les cooperatives i societats anònimes laborals (SAL).

  • La definició dels actors principals amb què cal comptar.

  • La creació d’una proposta de calendari.

  • La definició d’un objectiu central.

  • L’elaboració d’un pla de comunicació.

 

Per a la fase de diagnosi, la Marta, junt amb el petit equip que han format, recullen algunes informacions i elaboren un document detallat sobre cooperatives, empreses de servei i SAL.

 

 

A l’hora de definir els actors principals, la Marta confecciona un llistat amb els actors interns de l’ajuntament i els externs del territori de Valiana que poden tenir alguna implicació en el foment de l’emprenedoria. El llistat resultant es presenta al quadre.

Revisa el material conceptual que se’t proposa.

Aquests dos elements, els fa notar en Pere i la Marta els va corregint.

Posteriorment, la Marta elabora una proposta de calendari, d’objectiu general i de pla de comunicació, que consulta també amb en Pere.

Idea principal

Per conèixer algunes dades d’interès per a la diagnosi, se’t suggereix l’Institut d’Estudis Regionals i Metropolitans de Barcelona.

Documents

Per valorar de quina manera la Marta està portant a terme el procés, consulta els apartats Els elements centrals i El procés d’elaboració del pla.

La diagnosi

La diagnosi té dues vessants que es concreten, en el cas d’una organització, en:

  • La diagnosi interna, és a dir, l’anàlisi de com és l’organització per dins, com actua, qui en forma part, etc.

  • La diagnosi externa ; l’anàlisi d’allò que sovint s’anomena entorn de l’organització i que representa el medi en què aquesta actua i del qual rep tot tipus d’influències.

Com ja s’ha comentat, un dels components més importants de la diagnosi és el que fa referència al coneixement dels diferents actors implicats i el seu posicionament respecte de la nostra organització.

1.7.- Procés d’elaboració del pla estratègic: calendari, objectius i comunicació

La Marta elabora un calendari; es tracta d’un simple diagrama per blocs d’activitats, tal com es pot veure al quadre.

Sobre l’objectiu i les línies estratègiques, no té molt clara la proposta de definició que ha de fer, però opta per descriure:

  • Què es vol aconseguir? Promoció de l’emprenedoria.

  • Com fer-ho? Facilitant la tramitació per a la creació d’empreses.

  • Per què? Per generar activitat econòmica i ocupació en el municipi.

 

La proposta de missió que acaba fent és la que segueix: “Fer de la ciutat de Valiana una població que promogui l’emprenedoria i faciliti la creació de noves empreses i especialment d’empreses socials, per promoure la generació d’ocupació i l’activitat econòmica en el municipi”.

Les línies estratègiques per aconseguir-ho poden ser les de crear:

  • Més empreses.

  • Un servei d’assessorament.

  • Una finestreta única.

 

Finalment, la Marta fa una proposta de pla de comunicació que contempla:

  1. Convocatòria dels mitjans de comunicació per explicar-los la voluntat d’engegar el Pla Estratègic de l’Emprenedoria de Valiana.

  2. Creació d’un logotip per al pla estratègic, de forma que hi hagi una marca gràfica que ajudi a visualitzar el pla.

  3. Carta per convidar els diferents actors a participar del pla estratègic: és important que sigui el mateix alcalde qui els convidi per donar més rellevància al pla.

  4. Creació d’un entorn web informatiu de tot el procés: és essencial anar alimentant un espai on es reculli totes les propostes que van sorgint de la discussió i de l’elaboració de propostes.

  5. Revisa el material conceptual que se’t proposa.

  6. Acte públic per presentar la diagnosi del territori: és especialment rellevant, en un moment com l’actual, fer visible que, malgrat la situació de crisi econòmica, són moltes les noves iniciatives que es crea en el municipi de Valiana.

  7. Explicació als mitjans de comunicació de l’obertura del procés de participació ciutadana per recollir les propostes que caldria incloure en el pla.

Documents

Per valorar de quina manera la Marta està portant a terme el procés, consulta els apartats El procés d’elaboració del pla i El procés d’execució del pla.

Objectius i pla de comunicació

Els objectius generals es corresponen amb la missió i la visió, en tant que determinen el propòsit últim de l’organització i donen una orientació clara per a la seva direcció.

La comunicació del pla estratègic té una importància cabdal en les seves possibilitats d’èxit. Si un dels objectius primordials del pla és alinear tota l’organització amb una estratègia i fer explícit el seu posicionament en un entorn en què operen altres actors, la difusió dels seus elements principals esdevé un requisit bàsic

1.8.- Ara feu-ho vosaltres: analitzeu el procés i enuncieu una proposta de millora

Tal com la Marta ja ha anticipat, algunes de les propostes estan incompletes; altres, amb errors.

Us proposem que analitzeu críticament el procés, seguint la guia que us presentem a fi de detectar-hi errors i enunciar-ne (completar) alguns aspectes que no s’ha tingut en compte i que considereu importants i destacables.

Com a guia-ajuda, reviseu:

  • La diagnosi: les dades obtingudes (anys, serveis, etc. considerats per a l’anàlisi), tipus d’informació, fonts d’informació. Si ho considereu necessari, completeu-la.

  • Els actors interns i externs. Si ho creieu necessari, completeu-los.

  • La missió (profunditat, solidesa, etc.). És adequada? Per què?

  • Les línies estratègiques. Són tals? Per què?

  • El lideratge.

Idea principal

Podeu realitzar l’anàlisi crítica i la breu proposta en grups de dos/dues o tres participants, i després fer una posada en comú dels resultats, seguint les indicacions del/de la tutor/a a la plataforma.

Documents

Repasseu els apartats del material conceptual que s’ha proposat, especialment Els actors, El procés d’elaboració del pla i El procés d’execució del pla. A més, podeu tornar a consultar el Document detallat sobre cooperatives, empreses de servei i SAL.

1.9.- Tancament i resultat del pla estratègic de Valiana emprenedora

El desenvolupament d’aquest pla estratègic no ha tingut en compte la majoria dels condicionants per poder portar a terme un bon procés de planificació estratègica.

Els problemes respecte a la voluntat política i al lideratge, sobre la flexibilitat i el temps per realitzar la diagnosi, i també sobre els actors... Per tant, finalment, el consistori decideix tornar a començar el procés sobre la base de la teva anàlisi crítica, és a dir, sobre unes bases més sòlides.