1.1.-
Introducció: creació d’un servei de suport a l’emprenedoria
La Marta és la cap de l’Àrea de Promoció Econòmica de l’Ajuntament de Valiana.
Una de les eines bàsiques del departament és el Centre de Formació Ocupacional.
El centre, conegut més per la seva funció de centre de formació ocupacional que de suport a l’emprenedoria, ha vist incrementar
en els darrers anys el nombre d’usuaris/àries d’una forma considerable. La crisi econòmica està fent estralls en el municipi
i els
índexs d’atur
no han parat de créixer.
La gerència de l’ajuntament encarrega a la Marta que prepari les bases per tirar endavant un pla estratègic
del Servei de Suport a l’Emprenedoria i del Foment del Cooperativisme.
L’equip del centre està molt col·lapsat; l’aprovació dels darrers plans d’ocupació fa que tothom vagi de bòlid, i que
s’hagi instal·lat en l’ambient una estranya sensació de que la feina no s’acaba i que no hi ha temps per organitzar i planificar,
només per fer.
La Marta no acaba de tenir clar si el que li estan demanant és un pla estratègic (això li han dit) o un simple programa.
L’encàrrec que li fa fet la gerència ha estat d’una forma molt poc formal. Després de cinc anys en aquesta organització
ja sap que aquest fet, el del formalisme, no li treu cap importància al tema.
|
Diferències entre pla estratègic i programa
El pla estratègic és un document (o uns documents) en què es recull els elements fonamentals per conduir
una organització (o un territori) cap a un futur desitjat, com a resultat d’un procés de planificació estratègica.
El programa és un conjunt d’actuacions (de projectes) que s’integren per donar resposta al compliment
dels objectius d’un pla i que reben l’assignació d’uns recursos determinats per a un període de temps.
|
1.2.-
Punt de partida: l’encàrrec
La Marta es reuneix amb en Pere, gerent de l’ajuntament. Tenen una estona per poder aclarir quin és l’encàrrec exacte
que se li ha fet.
Pere: —Has pogut pensar en allò que et vaig dir?
Marta: —Sí, però no sé exactament quin és l’encàrrec.
Pere: —Crec que necessitem reforçar el Servei d’Emprenedoria i de
Suport al Cooperativisme. Em sembla que ara és un bon moment, perquè tinc la percepció que hi ha molta gent que no té una
altra sortida que tirar endavant amb un negoci propi, i més val que ho facin ben assessorada. A més, és un molt bon moment
perquè hi ha moltes subvencions des de la Direcció General d’Economia Cooperativa i de Creació d’Empreses.
Marta: —És veritat; hi ha moltes empreses que estan tancant a la
zona i potser una part dels seus treballadors i de les seves treballadores, amb els diners de les indemnitzacions, vulguin
muntar un petit negoci (un bar, una botiga), i això moltes vegades acaba sortint malament. Amb el suport necessari, aquestes
persones potser podrien organitzar-se en cooperatives per mirar de continuar fent el que millor saben fer...
Pere: —Sí, però hem d’analitzar bé quines són les nostres fortaleses
i les nostres debilitats, millorar i tirar endavant amb un pla estratègic ben potent de suport a l’emprenedoria
i al cooperativisme.
A més, no crec que des de l’Equip de Govern tinguin consciència; de fet ni n’he parlat amb ells, de la importància del
tema...
Precisament, per a en Pere, l’objectiu del pla estratègic és poder fer arribar al regidor i a l’alcalde
un document ben elaborat en què es vegi la importància de potenciar la creació de noves empreses, amb un detall ben generós
de les propostes que poden engegar des del centre, i poder comunicar i explicar que l’ajuntament vol donar un impuls especial
al tema de l’emprenedoria.
La prioritat d’en Pere amb relació al pla és comunicar la necessitat de canvis en el servei.
La Marta coneix la impetuositat del gerent. La seva audàcia ha fet que l’ajuntament sigui pioner en el desenvolupament
de molts programes relacionats amb temes socials.
Per comprendre aquesta part del cas, revisa el material conceptual que s’indica.
Tanmateix, sentint-lo parlar, s’adona que això que li està demanant no és ben bé un pla estratègic i que li caldria una
altra reunió per fer-li notar que, malgrat que el seu plantejament és un encert, hi ha molts aspectes que convindria tenir
en compte si de veritat el que vol és dur a terme un pla estratègic per a l’impuls de la creació d’empreses i el cooperativisme.
|
|
Alguns conceptes clau
El concepte de planificació estratègica es correspon amb una concreció metodològica del pensament
estratègic, i es pot definir com el procés pel qual, a partir d’un diagnòstic, es determina un seguit d’objectius coherents
amb un escenari de futur possible i desitjat i es destria les diferents vies prioritàries que cal seguir per assolir-los.
En canvi, el pla d’acció tàctic recull actuacions que es centren en les variables i els recursos interns
de l’organització.
El/la responsable polític té un rol fonamental. Exerceix el lideratge del procés de planificació, en
tant que el requisit principal per al seu èxit és l’existència d’una voluntat política de repensar l’organització i enfocar-la
de cara al futur.
Per portar a terme la planificació, és necessari realitzar una diagnosi dels:
Factors interns:
Fortaleses: factors interns que contribueixen o catalitzen l’avanç cap a l’assoliment del projecte de futur.
Debilitats: factors interns que poden dificultar o alentir l’avanç cap a l’assoliment del projecte de futur.
Factors externs:
Oportunitats: factors externs que influeixen (o que poden influir en el futur) positivament sobre el desenvolupament
de l’organització.
Amenaces: factors externs que influeixen (o que poden influir en el futur) negativament sobre el desenvolupament
de l’organització
|
1.3.-
Ara fes-ho tu: analitza el punt de partida
És el moment de reflexionar i d’analitzar de manera crítica les decisions preses al cas fins ara i l’encàrrec. S’ha comès
errors? Si és així, quins?
Per fer-ho, usa la guia que se’t presenta. Fonamenta cadascuna de les teves respostes amb el material conceptual i el
moment del cas on ho veus:
Per fer la diagnosi, el gerent no té en compte tots els factors. Quins són clau a més dels interns? Si només
considera les fortaleses i debilitats, de quin tipus de pla es tracta?
Analitza el suport polític donat a la proposta del gerent fins ara. Quines conseqüències pot tenir per a l’èxit
del pla? Per què?
De totes les fases del procés d’elaboració del pla estratègic, l’exposició al públic (comunicació) té un èmfasi
especial. Quines altres etapes i quins altres aspectes importants s’hauria de considerar?
En quin tipus de dades basa el gerent la seva decisió? Es pot fer una anàlisi de dades amb aquesta informació?
Quines conseqüències pot tenir això?
|
Aquesta activitat és de resolució individual. El/La tutor/a te la sol·licitarà a la plataforma. Una vegada finalitzada,
envia-la-hi per a la seva correcció.
|
1.4.-
Definició dels fonaments del pla estratègic
La Marta, després de reunir-se amb en Pere, busca diferents metodologies de planificació estratègica fins que troba un
model de pla estratègic que és el que vol implantar en tots els seus passos i que contempla tant el procés d’elaboració com
el d’implantació o execució.
Torna a parlar amb en Pere per fer-li veure alguns dels errors del seu plantejament. Mica en mica, el procés es va endreçant,
es va plantejant el tema en l’àmbit polític, es va consensuant una metodologia... Tant és així que la implicació del regidor
i de l’alcalde és màxima. S’agafen molt seriosament el fet d’impulsar un pla estratègic a quatre anys per a l’impuls de l’emprenedoria
a Valiana. I ho volen fer ben fet, sabent de quina situació parteixen i implicant-hi el màxim nombre d’actors possibles.
Ara, l’encàrrec per a la Marta és molt més concret; se lidemana que:
Identifiqui els aspectes més crítics relacionats amb el foment de l’emprenedoria a Valiana.
Confeccioni un llistat dels actors externs que li sembla que poden participar en el procés de planificació.
Sota el criteri que siguin actors directament implicats amb l’emprenedoria (OTG amb el seu servei de capitalització, entitats
de crèdit, serveis d’assessorament del territori, etc.).
Presenti una proposta d’equip operatiu necessari composat per dues persones del seu equip i ella
mateixa.
Per comprendre aquesta part del cas, revisa el material conceptual que s'indica.
Faci una proposta d’objectiu central del pla o de la missió per fer-lo arribar
als actors participants.
Prepari la diagnosi necessària per poder elaborar posteriorment un DAFO que els permeti identificar
els factors clau de l’entorn i els interns a partir de l’anàlisi interna (fortaleses i debilitats) i externa (oportunitats
i amenaces).
Elabori un cronograma que defineixi els diferents
moments
del procés.
|
|
La importància de la flexibilitat i dels actors
La planificació estratègica és un mètode per facilitar la presa de decisions, fonamentalment a mitjà i llarg termini,
resultat de la concreció metodològica del pensament estratègic.
La planificació estratègica no és un model rígid, sinó que permet (i exigeix) una total adaptació a l’entorn on es desenvolupa.
Aquesta flexibilitat, la proporciona l’ampli ventall de mètodes, tècniques i d’instruments que poden ser utilitzats en qualsevol
de les fases del pla, i que cal saber combinar amb intel·ligència per obtenir el màxim rendiment del procés. La translació
mimètica d’un procés de planificació estratègica entre organitzacions diferents és un dels errors més habituals en aquest
terreny.
El procés d’elaboració del pla contempla:
Organització i identificació dels aspectes crítics.
Diagnosi interna i externa.
Determinació d’escenaris i d’objectius.
Disseny d’estratègies.
La diagnosi és el conjunt de pràctiques adreçades a la determinació d'una situació.
La metodologia d’anàlisi de la informació per fer la diagnosi és la matriu DAFO, que distingeix factors
positius i negatius amb relació als objectius que es persegueix:
Es defineix els:
Escenaris com la combinació de variables que dibuixen una situació determinada de l’organització
i el seu entorn en el futur, i d’objectius.
Objectius com fins. L’objectiu central és el fi principal que vol assolir l’organització que
realitza un pla estratègic, que es pot concretar en una missió (què vol ser) i una visió (com vol ser) en el futur.
Els actors són els subjectes individuals o col·lectius que formen part de l’entorn de l’organització, i que poden jugar
diversos rols en la seva relació amb aquesta.
El personal de l’organització té un rol important: és l’objecte de planificació i les persones que hauran de contribuir
de manera decisiva a l’elaboració del pla, proporcionant la informació clau i les opinions més rellevants, i a fer realitat
allò establert pel mateix un cop aprovada la planificació.
Entre els actors implicats, interns i externs a l’organització, és possible assenyalar com els principals:
El personal de l’organització objecte de planificació.
La resta de membres de l’organització.
Les persones usuàries.
Els/Les competidors/ores.
Els/Les aliats/ades.
La població en general.
L’equip operatiu és l’equip tècnic que condueix i coordina la realització del pla estratègic.
Entre els/les responsables del procés, i en el cas d’una organització de l’àmbit públic, s’hi troba tres actors fonamentals:
|
1.5.-
Ara fes-ho tu: analitza els condicionants del pla
Analitza críticament aquesta part del procés. Per fer-ho, usa els interrogants que se’t presenta, fonamentant cadascuna
de les teves respostes i proposant una alternativa si escau:
Quina opinió tens sobre la decisió de la Marta de copiar un model de pla d’una altra organització per aplicar-lo
totalment a la seva àrea? Què canviaries i quins aspectes tindries en compte en aquest cas?
Què penses sobre els actors que han considerat la Marta i els responsables polítics? Quins inclouries? Per què?
Quins han de definir els objectius generals? Quines característiques han de tenir?
|
En aquesta activitat, t’hi proposem una dinàmica en dos moments. En el primer, resol individualment els interrogants.
En el segon, intercanvia les respostes, revisa les d’un/a company/a i dóna-li un feedback
referent a això. El/La tutor/a, a la plataforma, t’hi proporcionarà oportunament les indicacions.
|
1.6.-
Procés d’elaboració del pla estratègic: diagnosi i actors
Per a l’elaboració del pla, la Marta contempla aquestes fases:
L’acurada diagnosi, que inclou les dades de creació d’empreses del servei i de les cooperatives i societats anònimes
laborals (SAL).
La definició dels actors principals amb què cal comptar.
La creació d’una proposta de calendari.
La definició d’un objectiu central.
L’elaboració d’un pla de comunicació.
Per a la fase de diagnosi, la Marta, junt amb el petit equip que han format, recullen algunes informacions
i elaboren un
document detallat
sobre cooperatives, empreses de servei i SAL.
A l’hora de definir els actors principals, la Marta confecciona un llistat amb els actors interns de
l’ajuntament i els externs del territori de Valiana que poden tenir alguna implicació en el foment de l’emprenedoria. El llistat
resultant es presenta al quadre.
Revisa el material conceptual que se’t proposa.
Aquests dos elements, els fa notar en Pere i la Marta els va corregint.
Posteriorment, la Marta elabora una proposta de calendari, d’objectiu general i de pla de comunicació, que consulta també
amb en Pere.
|
|
La diagnosi
La diagnosi té dues vessants que es concreten, en el cas d’una organització, en:
La diagnosi interna, és a dir, l’anàlisi de com és l’organització per dins, com actua, qui en
forma part, etc.
La diagnosi externa ; l’anàlisi d’allò que sovint s’anomena entorn de l’organització
i que representa el medi en què aquesta actua i del qual rep tot tipus d’influències.
Com ja s’ha comentat, un dels components més importants de la diagnosi és el que fa referència al coneixement dels diferents
actors implicats i el seu posicionament respecte de la nostra organització.
|
1.7.-
Procés d’elaboració del pla estratègic: calendari, objectius i comunicació
La Marta elabora un calendari; es tracta d’un simple diagrama per blocs d’activitats, tal com es pot
veure al quadre.
Sobre l’objectiu i les línies estratègiques, no té molt clara la proposta de definició
que ha de fer, però opta per descriure:
Què es vol aconseguir? Promoció de l’emprenedoria.
Com fer-ho? Facilitant la tramitació per a la creació d’empreses.
Per què? Per generar activitat econòmica i ocupació en el municipi.
La proposta de missió que acaba fent és la que segueix: “Fer de la ciutat de Valiana una població que
promogui l’emprenedoria i faciliti la creació de noves empreses i especialment d’empreses socials, per promoure la generació
d’ocupació i l’activitat econòmica en el municipi”.
Les línies estratègiques per aconseguir-ho poden ser les de crear:
Finalment, la Marta fa una proposta de pla de comunicació que contempla:
Convocatòria dels mitjans de comunicació per explicar-los la voluntat d’engegar el Pla Estratègic de l’Emprenedoria
de Valiana.
Creació d’un logotip per al pla estratègic, de forma que hi hagi una marca gràfica que ajudi a visualitzar el
pla.
Carta per convidar els diferents actors a participar del pla estratègic: és important que sigui el mateix alcalde
qui els convidi per donar més rellevància al pla.
Creació d’un entorn web informatiu de tot el procés: és essencial anar alimentant un espai on es reculli totes
les propostes que van sorgint de la discussió i de l’elaboració de propostes.
Revisa el material conceptual que se’t proposa.
Acte públic per presentar la diagnosi del territori: és especialment rellevant, en un moment com l’actual, fer visible
que, malgrat la situació de crisi econòmica, són moltes les noves iniciatives que es crea en el municipi de Valiana.
Explicació als mitjans de comunicació de l’obertura del procés de participació ciutadana per recollir les propostes
que caldria incloure en el pla.
|
|
Objectius i pla de comunicació
Els objectius generals es corresponen amb la missió i la visió, en tant que determinen el propòsit últim
de l’organització i donen una orientació clara per a la seva direcció.
La comunicació del pla estratègic té una importància cabdal en les seves possibilitats d’èxit. Si un
dels objectius primordials del pla és alinear tota l’organització amb una estratègia i fer explícit el seu posicionament en
un entorn en què operen altres actors, la difusió dels seus elements principals esdevé un requisit bàsic
|
1.8.-
Ara feu-ho vosaltres: analitzeu el procés i enuncieu una proposta de millora
Tal com la Marta ja ha anticipat, algunes de les propostes estan incompletes; altres, amb errors.
Us proposem que analitzeu críticament el procés, seguint la guia que us presentem a fi de detectar-hi errors i enunciar-ne
(completar) alguns aspectes que no s’ha tingut en compte i que considereu importants i destacables.
Com a guia-ajuda, reviseu:
La diagnosi: les dades obtingudes (anys, serveis, etc. considerats per a l’anàlisi), tipus d’informació, fonts
d’informació. Si ho considereu necessari, completeu-la.
Els actors interns i externs. Si ho creieu necessari, completeu-los.
La missió (profunditat, solidesa, etc.). És adequada? Per què?
Les línies estratègiques. Són tals? Per què?
El lideratge.
|
Podeu realitzar l’anàlisi crítica i la breu proposta en grups de dos/dues o tres participants, i després fer una posada
en comú dels resultats, seguint les indicacions del/de la tutor/a a la plataforma.
|
1.9.-
Tancament i resultat del pla estratègic de Valiana emprenedora
El desenvolupament d’aquest pla estratègic no ha tingut en compte la majoria dels condicionants per poder portar a terme
un bon procés de planificació estratègica.
Els problemes respecte a la voluntat política i al lideratge, sobre la flexibilitat i el temps per realitzar la diagnosi,
i també sobre els actors... Per tant, finalment, el consistori decideix tornar a començar el procés sobre la base de la teva
anàlisi crítica, és a dir, sobre unes bases més sòlides.
|
|