|
Planificació orientada a resultats per a comandaments públics
1.-
Cas 2. Gestió de la Unitat de Promoció dels Productes de la Terra
|
1.1.- IntroduccióPlanificació orientada a resultatsLes administracions públiques es troben davant del desafiament de modernitzar-se per tal de donar una millor resposta a les demandes de la ciutadania i a entorns més exigents i competitius. En aquest sentit, la planificació estratègica es presenta com la manera més adient per guiar aquestes accions.
Aquesta nova visió de la planificació estableix els objectius després d’efectuar una anàlisi holística de les tendències de l’entorn (oportunitats i amenaces externes) i de les capacitats i dels condicionants interns (fortaleses i debilitats) de la corporació, per assegurar una planificació proactiva, dinàmica i oberta que maximitzi el valor públic.
Els comandaments públics tindran, doncs, l’encàrrec de desenvolupar la planificació orientada a resultats, entesa com un procés mitjançant el qual s’estableix:
Aquesta definició farà possible, a la finalització del procés, l’establiment de les mesures correctives necessàries per reconduir l’acció i aconseguir els objectius definits prèviament. 1.2.- Definició de les prioritatsEl PAM i les unitats operatives de planificacióEl PAM es correspon a la planificació quadriennal i defineix, d’acord amb el programa electoral de l’Equip de Govern i el pla/ns estratègic/s a llarg termini de la ciutat, les principals polítiques i inversions dels propers quatre anys. Els processos regulars són les activitats o els grups d’activitats que l’àmbit de treball executa de manera permanent i no tenen data d’inici ni final. Aquestes anirien relacionades amb l’acció derivada de les competències legals que cal desenvolupar o delegacions des d’altres administracions. Els processos de cicle anual són les activitats o els grups d’activitats que també desenvolupa l’àmbit de treball normalment, però que s’inicien i finalitzen en una data determinada. Els projectes són les activitats o els grups d’activitats que l’àmbit realitza esporàdicament per tal d’innovar o aconseguir un canvi, qualitatiu o quantitatiu, d’una situació, que s’inicien i finalitzen en una data determinada. 1.5.- Descripció dels processos de cicle anual i regularsLa participació interna i la planificació orientada a resultatsPer desenvolupar el procés de planificació orientada a resultats, no es pot oblidar la participació interna. D’aquesta manera s’aconseguirà que aquest canvi s’integri de manera coherent dins la cultura organitzativa de l’àmbit de treball. Tot i que els/les empleats/ades portin poc temps a l’ajuntament, cal fer-los partícips en la definició dels objectius, si més no, informant-los i compartint-los amb ells per tal que els sentin com a propis. Els quatre elements que cal considerar en l’estructuració de la participació interna són:
El diagrama de Gantt i la fitxa de seguimentPer planificar i fer el seguiment de les activitats, es compta amb el diagrama de Gantt, que reprodueix per a cadascuna la seva realització temporal, tant la prevista com la realitzada, i permet controlar i preveure l'evolució en el temps de l'execució.
En el cas dels projectes, l'àmbit organitzatiu té una experiència menor en la seva execució (es tracta d'activitats noves o molt esporàdiques) i que requereixen una planificació operativa més exhaustiva. Per aquest motiu, caldrà dissenyar de forma més precisa:
És convenient que es generi una fitxa per a cada projecte, on s'identifiqui el seu nom, el pressupost, el seu termini, els objectius, les activitats i els indicadors de seguiment. 1.6.- Elaboració de les taules d’activitatsDescripció d’activitatsUn cop es tenen clars els objectius, cal definir les activitats necessàries per assolir-los. D’aquesta manera s’identificarà els:
L’objectiu estableix el què, el quant i el quan i, a partir d’això, es definirà:
1.8.- Planificació de processos de cicle anual i regularsActivitats i diagrama de GanttLes activitats de durada fixa són aquelles en les quals, independentment del nombre de recursos que siguin adscrits, tindran la mateixa durada. A les activitats de treball fix, un augment dels recursos
destinats redueix el total d’hores de durada.
El diagrama de Gantt és un gràfic que reprodueix, per a cada una de les activitats, la seva realització temporal, tant la prevista com la realitzada. Permet controlar i preveure l’evolució en el temps de l’execució.
És una eina recomanable en processos de cicle o projectes que comencen i acaben, en què les activitats fonamentalment es succeeixen una darrera l’altra, ja que visualment és difícil identificar la dependència entre elles, o si existeixen dependència i/o limitacions temporals a l’hora de començar una activitat només a partir del gràfic. El comandament podrà acompanyar el diagrama amb una taula de seguiment (hores d’esforç per activitat, durada temporal, dependències/limitacions temporals, responsables i accions correctives) i/o podrà optar per emprar una eina informàtica de programació.
Prèviament, el comandament haurà de realitzar la matriu de responsabilitats que va elaborar per calcular l’esforç que cal invertir per a cada activitat. Es centrarà en la columna d’esforç i afegirà les columnes de:
1.10.- Sistemes de control de processos de cicle anual i regularsParticipació interna i acords interns a la planificacióLa participació interna s’estructura a partir de quatre elements :
L’acord intern és un element clau per aconseguir que els empleats/ades que han de treballar per assolir els objectius estiguin compromesos amb els mateixos i convençuts d’allò que estan fent.
A l’hora d’abordar aquests pactes, el comandament ha de seguir els següents passos:
IndicadorsSegons la Fundació Pi i Sunyer d'Estudis Autonòmics i Locals (1998), "Els indicadors es defineixen com l'instrument que permet mesurar i avaluar la gestió pública... Poden definir-se com les unitats de mesura que permeten el seguiment i l'avaluació periòdica de variables clau de l'organització, mitjançant la comparació amb els seus corresponents referents interns i externs.
En tot cas, han de donar resposta a les preguntes següents:
|