1.2.- Els Serveis Locals d’Ocupació (SLO)

Quadre de comandament integral i Administració Pública

La característica principal d’un quadre de comandament integral és que intenta analitzar els factors financers i els no financers per explicar el bon funcionament d’una organització.

Aquesta combinació d'indicadors és l’element fonamental del quadre de comandament integral, i la base de la seva aplicació en l’Administració Pública a partir de la segona meitat dels anys noranta.

Aquest instrument permet:

Mesurar la gestió corporativa, mostrant-se com una eina efectiva per enllaçar la visió, la missió i l'estratègia de la corporació local amb els objectius operatius de les seves unitats.
Oferir una visió completa de l'organització, configurant-se com un element essencial del sistema d’informació i del de control de gestió, amb la intenció de millorar les capacitats del/de la directiu/iva per prendre decisions.

Segons Dodero (2004), és possible assegurar que el quadre de comandament integral és una eina vinculada al sistema d’informació que té com a objectiu ajudar els comandament a prendre decisions i alinear les unitats vers els objectius estratègics definits per la corporació local.

Aquests instruments es dissenyen per a cada institució i recullen indicadors relatius a les línies prioritàries d’actuació, que poden canviar en els diferents moments de la legislatura. Per aquest motiu han de ser necessàriament eines de seguiment i control dinàmiques i vives.

Una de les perspectives més exitoses a l’hora de definir quadres de comandament integral per classificar els factors que es considera crítics per al bon funcionament de l’ajuntament diferencia aquests quatre grans àmbits (AECA, 2002):

Econòmic.
Ciutadà.
Processos interns.
Aprenentatge i creixement.

1.3.- Elaboració d'un quadre de comandament com a estratègia de control

Quadre de comandament integral: concepte i indicadors

Un quadre de comandament és un instrument que recull d’una manera sistematitzada informació rellevant que fa referència a la gestió, a la realització d’actuacions i a l’assoliment dels objectius operatius d’una organització.

Un quadre de comandament ha d’evidenciar quins resultats de l'organització no s'ajusten als objectius establerts i advertir sobre aquells paràmetres que es mouen en zones delimitades com de “risc”, assignant les responsabilitats consegüents i facilitant la comunicació entre els diversos agents implicats en la decisió.

S'aconsella no superar els set indicadors per cadascuna de les diferents perspectives que vulguem analitzar i es considera correcte un nombre total aproximat al voltant de 25 o 30 indicadors.

Cal destacar el grau de vinculació directa que ha d’existir entre les activitats i funcions que realitzen les diferents unitats i el resultat dels indicadors, amb la finalitat d'incrementar la motivació entre els/les responsables, ja que poden identificar el fruit de la implantació de millores en els resultats que apareixen reflectits als indicadors.

La comunicació i la participació del personal en el disseny i l'execució del sistema d'indicadors predisposen el/la treballador/ora a l'acceptació del quadre de comandament i el/la motiva a involucrar-se en les accions per al seu desenvolupament eficient.

1.4.- Perspectives i objectius del quadre de comandament

Perspectives

La perspectiva econòmica implica introduir indicadors sobre el grau de viabilitat econòmica dels serveis municipals, fonts de finançament i sistemes de gestió pressupostària. Aquesta perspectiva es refereix a la vinculació dels objectius econòmics i pressupostaris amb l'estratègia política de la institució pública. Els objectius financers actuen com a marc o límit econòmic per als objectius polítics i de gestió.

Als quadres de comandament elaborats per institucions públiques, s'acostuma a tenir-hi en consideració la perspectiva de la ciutadania (creació d'oficines d'atenció a la ciutadania, implantació de models de participació ciutadana, avaluació de la qualitat, i no tant els resultats economicofinancers. Més que constituir una fi en si mateixa, han d'entendre's com a mitjans per garantir una bona prestació de serveis a la ciutadania.

La perspectiva de la ciutadania permet a les institucions públiques identificar indicadors clau sobre les opinions i percepcions de la seva ciutadania, però també sobre les seves demandes i necessitats. També els permet controlar de forma explícita el valor afegit que s’articula des dels diferents serveis i que s’adreça a determinats col·lectius de ciutadans/anes. La identificació del valor afegit que cal oferir a la ciutadania es converteix així en el factor clau per definir indicadors que mesurin l’impacte d’un servei.

Des de la perspectiva de processos interns es pot incloure en el sistema de control indicadors sobre el grau d’execució dels procediments crítics relatius als diferents processos institucionals. Aquí es fa referència tant a indicadors de volum en relació amb expedients, temps de tramitacions, qualitat de les resolucions, factors de cost de cada fase del procediment, càrregues de treball en persones i unitats o l’eficiència en la utilització dels recursos materials. Com es veu, la perspectiva del procés intern intenta analitzar els procediments i les activitats clau que l'organització ha de focalitzar per satisfer les necessitats del funcionament de la corporació local.

Finalment, els indicadors de control que es configuren des de l’ aprenentatge i des del creixement analitzen el grau de motivació dels recursos humans, la seva implicació i la capacitat d'aprenentatge que té l’organització municipal per adaptar-se al canvi. Aquests elements proporcionen la infraestructura bàsica per assegurar la sostenibilitat del sistema de gestió, que té com a pilars fonamentals els recursos humans i la innovació.

1.5.- Indicadors i objectius d’actuació

Objectius i indicadors

Un indicador és una xifra representativa d'una magnitud. És una dada o un conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un procés o d'una activitat.

Un bon sistema d’indicadors requereix una definició prèvia d’objectius estratègics i operatius. Definir uns objectius realistes i concrets, eliminant possibles ineficàcies derivades de l'adopció de metes utòpiques o insuficientment relacionades amb l'estratègia de l'organització, facilita trobar indicadors per mesurar si un s’aproxima o no a aquells objectius.

Objectiu: allò que es vol aconseguir.

Indicador: la forma de mesurar-lo.

Les característiques bàsiques per identificar els objectius són les següents (Ministerio de Economía y Hacienda, 2007):

Els indicadors s'han d'expressar en termes numèrics, ja que, quan una magnitud no pot expressar-se amb números, la seva informació pot generar dubtes.

Ser mesurables, és a dir, es pot conèixer el grau de consecució d'un objectiu.
Ser assolibles, perquè es puguin aconseguir amb flexibilitat.
Estar coordinats, o sigui, que no hi hagi objectius contraris o incoherents.
Ser estimulants per a l’organització i comprometedors per a les unitats.
Tenir la capacitat d’involucrar el personal, és a dir, que no vagin en contra dels objectius personals de carrera o promoció.
Poder desenvolupar-se en plans d'actuació.

En relació amb els indicadors, les característiques serien:

Referir-se a processos importants o crítics.
Representar fidelment l'objectiu que cal mesurar mitjançant una relació directa.
Ser quantificables a través de dades numèriques o d’un valor de classificació.

És important establir a mig termini una validació dels indicadors per determinar si resulten útils i rendibles, comparant la seva utilitat i el seu cost amb la consecució dels objectius de mesura que es pretén. També es recomana que l’equip de direcció validi el conjunt del quadre de comandament.

Ser rendibles, superant el benefici del seu ús al cost de la seva obtenció.
Poder definir l'evolució en el temps de l'objectiu, és a dir, sent comparables en el temps.
Ser fiables per donar confiança als/a les usuaris/àries sobre la seva validesa.
Ser fàcils de mantenir i d’utilitzar.
No interferir amb altres indicadors, ser compatibles amb ells.
Permetre a la direcció conèixer la informació en temps real.