1.1.- Planificació i necessitat de l'avaluació

Què és avaluar?

Avaluar un projecte és el procés de treball pel qual s'analitza informació que permet valorar els aspectes del projecte que es consideren significatius, en especial els resultats que ha assolit, en quines condicions ho ha fet, i quins aprenentatges pràctics s'han extret per a la millora.

L'avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari perquè permet comprovar el grau en què s'han assolit els seus objectius inicials, i adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.

A més, l'avaluació ens pot ajudar també a saber quin ha estat el grau de qualitat assolit amb el projecte.

En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) cal afegir també la necessitat de retre comptes davant de totes les parts interessades.

1.2.- Pressupost del projecte

Avaluació econòmica

Normalment, l'avaluació econòmica del projecte se centrarà en dos aspectes o vessants:

L'execució del pressupost del projecte, que es fa a partir de la comparació entre el pressupost inicial previst i el pressupost real executat. Les desviacions que es puguin donar per cada concepte pressupostari han de ser convenientment analitzades i explicades.
L'eficiència del projecte, és a dir, la relació entre els costos i els resultats que s'han assolit.

1.3.- Objectius del projecte

Avaluació dels resultats

L'avaluació dels resultats concentra la seva atenció sobre els resultats obtinguts amb el desenvolupament del projecte.

L'avaluació dels resultats s'ha de fer a tres nivells:

Resultats immediats del projecte (outputs): són els resultats directes obtinguts per l'execució dels processos de treball programats. El grau en què s'han assolit els resultats immediats o directes previstos és l'eficàcia del projecte.

Impacte final derivat de la realització del projecte. Es vincula amb l'anàlisi de si s'han resolt o no les necessitats que van determinar que el projecte es portés a la pràctica.

Resultats del projecte a mitjà termini (outcomes): es corresponen amb l'efecte que els resultats directes tenen sobre la necessitat que es pretenia cobrir amb el projecte. El grau en què s'han assolit els efectes previstos amb el projecte és la seva efectivitat.

1.5.- Sistemes de control i avaluació

El control del projecte

El control del projecte ha de començar en el mateix moment en què s'inicia l'execució de les activitats planificades.

Aquest control ha de consistir en dues actuacions bàsiques:

Monitoritzar les activitats, és a dir, saber què passa i quins resultats s'obtenen de cada tasca programada.
Registrar les dades significatives obtingudes, d'acord amb el mètode i amb els criteris de recollida d'informació que s'hagi previst.

1.6.- Sistema d'indicadors

Indicadors i quadres de comandament

Un indicador és una dada o un conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un projecte.

Els indicadors són un dels instruments emprats més habitualment per al control i la posterior avaluació dels projectes, entesos com a un tipus peculiar de procés.

El sentit d'establir indicadors per a un projecte és obtenir informació significativa sobre com es desenvolupa per tal de poder rectificar-lo si s'escau, avaluar-lo i millorar-lo.

Per tal que siguin útils, els indicadors han de ser rellevants, quantificables, comparables, fiables i fàcils de mantenir, entre altres característiques.

Habitualment, els indicadors s'agrupen i es mostren sintèticament en quadres de comandament que presenten la informació d'una forma agregada i pràctica per a la presa de decisions per part de les persones responsables del projecte i altres parts interessades.

Així, els indicadors i els quadres de comandament són eines indispensables per dirigir un projecte i assolir els objectius previstos.

1.8.- Proposta del sistema d'avaluació

El procés d'avaluació

L'avaluació ha de tenir en compte tots aquells aspectes que s'hagin determinat com a significatius durant la fase de planificació, en especial considerant els punts de vista dels diferents grups d'interès.

Normalment, s'hauran de considerar com a mínim els següents aspectes del projecte:

El desenvolupament tècnic.
L'execució real de la programació pel que fa a la temporalització i als recursos.
L'execució del pressupost i els costos reals del projecte.
El grau d'eficàcia del sistema de control.
Les incidències produïdes en la gestió de la informació, la comunicació i les relacions amb les diferents parts interessades, així com la forma en què han estat tractades.
El desenvolupament i el funcionament de l'equip de treball del projecte.
Els problemes identificats i les solucions aportades per a la seva resolució, en relació amb els riscos previstos.

Tots els aspectes a considerar en l'avaluació s'han de recollir en un informe o memoràndum final del projecte, que haurà d'estar a disposició de les persones que integren l'equip, de les altres parts interessades que correspongui i, en especial, de l'òrgan que va formular l'encàrrec del projecte.

L'informe d'avaluació és una eina útil per sintetitzar les conclusions de l'avaluació del projecte, i en especial si aquest ha assolit els seus objectius i els aprenentatges que s'han assolit, però també pot servir per ajudar a la comunicació d'aquestes conclusions.

1.10.- Resultats del projecte: el procés d'avaluació

Informe final

Tots els aspectes a considerar en l'avaluació s'han de recollir en un informe o memoràndum final del projecte, que haurà d'estar a disposició de les persones que integren l'equip, de les altres parts interessades que correspongui i, en especial, de l'òrgan que va formular l'encàrrec del projecte.

1.12.- Resultats del projecte: el sistema de control

Per què avaluar?

L'avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari, perquè permet:

Comprovar el grau en què s'han assolit els seus objectius inicials.
Adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
Conèixer el grau de qualitat assolit amb el projecte.

En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) s'ha d'afegir també la necessitat de "retre comptes" davant de totes les parts interessades.