1.1.-
S'han executat les tasques?
"L'única diferència entre un somni i un objectiu és una data" (E. Hoffens).
Quan has delegat una tasca, és important que en facis un bon seguiment. Si no ho fas, has d'acceptar el risc que, si
les coses no van bé, potser que ja no siguis a temps de rectificar-les. El primer pas d'un bon pla de seguiment
és comprovar si s'estan executant o no les tasques previstes dins del termini marcat.
Quan has delegat una tasca en un membre de l'equip, especialment si aquesta tasca és complexa, és molt convenient
que la divideixis en tasques més petites que siguin consecutives en el temps per poder fer-ne un correcte seguiment.
Per exemple, en Joan, com a cap de Secció de Cultura, vol delegar en un membre de l'equip la preparació d'una part d'un
esdeveniment cultural. Atès que vol fer el seguiment de la tasca delegada, ha decidit subdividir -la en tasques
clau més petites i consecutives en el temps:
Projecte: Preparació de l'acte de lliurament dels Premis al Cinema.
Delegat a: Marta (tècnica mitjana de Cultura).
Seguiment:
Preparació del plec de condicions per al subministrament del material necessari (7 de setembre).
Contractació dels proveïdors (1 de novembre).
Preparació de l'espai (14 de novembre).
Convocatòria de les persones assistents (22 de novembre).
En Joan parlarà amb la Marta per decidir de quina manera faran el seguiment de cada fase. D'entrada, li plantejarà
el calendari i, com que es tracta d'un projecte llarg en el temps, li proposarà una breu reunió de seguiment en les dates
acordades. També buscarà la motivació i la implicació de la Marta mostrant-se receptiu a les seves propostes i als seus suggeriments.
És convenient que tinguis coneixement de com està funcionant cadascuna d'aquestes fases i si van en
la direcció correcta. Et recomano que pactis amb el/la teu/teva col·laborador/a un calendari amb un feedback
al final de cada fase: pot ser una reunió breu, un correu electrònic, una trucada (el que et sigui més fàcil i també més útil).
T'ho hauràs d'anotar a l'agenda.
Quan delegues les tasques, ho fas sempre proposant un calendari i un mètode de seguiment?
Cal que tinguis molt present que, en subdividir la tasca principal en tasques més petites, aquestes
últimes han de tenir entitat pròpia, és a dir, han d'haver generat un producte avaluable per si mateix.
|
Sempre hem de fer un seguiment de tot allò que deleguem.
A la web El seguiment de projectes,
adreçada al món associatiu, hi pots ampliar la informació relacionada amb el seguiment de projectes.
|
1.2.-
S'han assolit els objectius?
|
Suposem que ja hem comprovat que les tasques han estat executades, és a dir, que els productes i els terminis que hem
pactat amb l'altra persona s'han complert.
Malauradament, no sempre l'execució de les tasques assegura el compliment dels objectius que teníem previstos.
És per això que, un cop finalitzat el procés de delegació, cal que en facis una valoració de l'èxit global, és a dir,
de tot allò que ha sortit bé o malament i dels errors que has d'evitar que es tornin a repetir.
No estem pensant a fer una valoració gaire formal ni detallada que faci difícil la seva aplicación; més aviat es tracta
de la formulació d'una sèrie de preguntes que cal que et facis sempre en finalitzar un procés de
delegació.
Per avaluar el procés de delegació poden formular preguntes relacionades amb:
Els resultats finals han estat els esperats en quantitat i en qualitat? Se n'han obtingut dins els terminis previstos?
La relació entre els recursos utilitzats (humans, materials, econòmics...) i els resultats obtinguts ha estat l'adequada?
Els mètodes i procediments són millorables? Podem obtenir el mateix resultat (o millor) amb menys recursos?
El procés de delegació ha estat una oportunitat per al desenvolupament professional de l'altra persona? Era la persona
més adequada per a la feina? El seu nivell de motivació cap a la tasca ha estat bo?
Estava ben explicada, la tasca? Els terminis eren realistes? El seguiment ha estat l'adequat?
A més, et proposem que facis un breu guió d'entrevista
amb l'altra persona per fer una avaluació conjunta del procés.
En el cas que les respostes a les preguntes anteriors siguin majoritàriament afirmatives,
et recomanem que no oblidis dur a terme les accions següents:
Dóna les gràcies a totes les persones participants i felicita-les, incloses aquelles que no són de la teva secció,
però que han ajudat perquè la tasca delegada es complís.
Fes un elogi d'aquestes persones davant de la resta de membres de l'equip de treball.
Sempre que sigui possible i estigui a les teves mans, pensa en algun tipus de recompensa per la feina ben feta.
En el cas que la resposta a algunes d'aquestes preguntes sigui "No", aleshores caldrà
que facis dues coses:
Felicita la persona o les persones afectada/ades per l'esforç realitzat (fes èmfasi en allò que ha fet bé).
Tracta d'obtenir més informació del perquè les coses no han anat com tothom esperava.
Tot seguit realitza aquesta
activitat que té com a objectiu valorar la teva comprensió dels continguts d'aquests dos primers apartats relacionats amb el seguiment
de les tasques i dels objectius.
|
Al final del procés de delegació, cal fer-ne una valoració de l'èxit global, és a dir, de tot allò que ha sortit bé o
malament per facilitar la millora contínua.
|
1.3.-
Identificar i corregir les desviacions
Per treballar amb qualitat, cal acostumar-se a la cultura del seguiment i de la millora contínua, és a dir, cal establir
un calendari de seguiment i complir-lo. Només d'aquesta manera, detectarem a temps les desviacions i podrem actuar per corregir-les.
La qualitat no és mai un accident, sempre és resultat d'un esforç.
A continuació, tens alguns exemples de causes que poden generar desviacions:
La tasca no està ben definida.
Els terminis no són realistes.
La comunicació amb l'altra persona no funciona.
No es disposa dels recursos necessaris.
No s'ha adaptat la tasca als canvis sobrevinguts.
La persona que ha de fer la tasca té una sobrecàrrega de feina.
Hi ha un canvi de persona abans de finalitzar la tasca.
Recordes la Marta, la nostra tècnica mitjana de Cultura que s'encarregava del lliurament dels Premis al Cinema? Doncs
imagina que casualment el seu cap (en Joan) es troba amb en Pau (un proveïdor de l'ajuntament) al carrer i tots dos inicien
una conversa informal. En Joan, que està acostumat a fer un seguiment molt proper de tots els projectes, en un moment de la
conversa aprofita per preguntar al Pau si s'ha presentat al concurs per al subministrament de material per a l'acte de lliurament
de Premis al Cinema. En Pau li respon que sí que s'hi ha presentat, i que el que figura al plec de condicions del concurs
que ha preparat la Marta no és exactament el que en Joan li ha explicat que vol i que, si us plau, es posin d'acord per unificar
criteris. Què pot fer en Joan a partir d'aquest moment per actuar sense minvar la motivació de la Marta?
Li podem donar alguns consells:
Sempre, en primer lloc, parlar amb la persona i esbrinar què ha passat.
Detectar la causa o les causes de la desviació per evitar que es torni a produir.
Acordar amb la persona les possibles solucions i reajustar,
si cal, els terminis previstos.
Facilitar al màxim la comunicació per evitar noves desviacions.
Si no detectem ni corregim les desviacions amb un seguiment correcte (com ha fet en Joan), es pot produir la repetició
en el temps del mateix error, especialment en les tasques de tipus cíclic, la qual cosa genera una pèrdua
innecessària de temps i, el que és més greu, afecta negativament en la percepció que té el teu equip
de treball del teu lideratge.
Si vols, pots descarregar-te el document
Alguns consells per detectar i corregir les desviacions. Hi trobaràs suggeriments interessants i de fàcil aplicació.
|
Una bona identificació i correcció de desviacions ens assegura l'èxit del projecte.
|
1.4.-
El feedback als membres de l'equip
|
En l'apartat anterior, hem posat com a exemple el cas de la Marta, que ha elaborat un plec de condicions per al subministrament
del material que no es correspon amb el que el seu cap esperava. Certament, no és una situació fàcil perquè donar feedback
no sempre és agradable, molt especialment quan les coses no van bé.
Aturem-nos primer en el significat del terme:
Segons la Vikipèdia, en una organització, la
realimentació
(en anglès, feedback) és el procés de compartir observacions, preocupacions i suggeriments amb una altra persona
amb la intenció de millorar el seu funcionament com a individu. La realimentació ha de ser bidireccional, de manera que es
faci possible la millora contínua de l'organització.
La realimentació o feedback pot ser positiva o negativa i, en el nostre context, té
l'objectiu d'ajudar l'altra persona a millorar a partir d'entendre el que està passant i
a desenvolupar les conductes necessàries per assegurar l'èxit del procés de delegació.
El feedback ha de ser clar i concret (directe en el missatge que es vol donar) i ha de fer èmfasi en allò positiu (reforçar
el que s'està fent bé).
Es tracta de facilitar el canvi sense minvar el nivell de motivació; és per això que és important preparar molt bé el
feedback
.
Has d'evitar sempre parlar en termes massa generals i fer judicis de valor que no vénen al cas.
Et recomanem començar i acabar sempre el feedback reforçant les conductes positives.
Tornant al nostre exemple, ara toca al Joan donar feedback a la Marta per corregir la desviació que ha detectat. Pots
llegir la
simulació de la conversa
entre tots dos.
Si us plau, reflexiona al voltant de si és correcte o no com en Joan ha donat feedback a la Marta. Com ho faries tu?
Què canviaries?
Pots fer la següent
activitat que té com a objectiu identificar les conductes que afavoreixen un bon feedback.
|
El feedback és la informació que donem a la persona en què hem delegat sobre el grau de compliment de les tasques, els
èxits assolits i les correccions que siguin necessàries.
|
|