Com ja sabem, es va crear la Unitat de Promoció dels Productes de la Terra al municipi de la Coma a la comarca de la Pomada. Ja feia un parell de setmanes que la Maria Josep estava al càrrec de la unitat com a cap.

Tot i que la creació de la unitat havia acabat bé, la Maria Josep recordava com, a l’hora de plantejar-la, havia comès uns quants errors. Eren errors que no tornaria a cometre ara que es trobava davant del repte de planificar, orientant-se a resultats, la seva pròpia unitat.

Mentre pensava en tot això, en Joaquim, directiu del seu departament, va entrar al despatx de la Maria Josep.

Joaquim: —Bon dia, Maria Josep, cap d’Unitat de Promoció dels Productes de la Terra!

Maria Josep: —Bon dia, Joaquim, sí que estàs de bon humor avui.

Joaquim: —Com no ho he d’estar! Has arribat a fer de cap d’unitat i per fi podrem tenir una àrea endreçada, orientada a resultats i, per tant, eficient, eficaç i de qualitat.

Maria Josep: —He!; he!; he! M’has llegit el pensament. Vull organitzar la meva unitat de tal manera que respongui a les necessitats de la pagesia, dels empresaris i de les empresàries i de la ciutadania, i que sigui un referent en l’àmbit de la promoció de productes agrícoles amb denominació d’origen.

Joaquim: —Perfecte, ja saps per on començar?

Maria Josep: —Clar que sí, començarem per prioritzar tots els processos i projectes que té la unitat. Dic “començarem”, perquè vull que participis directament en aquest procés. Et sembla bé?

Joaquim: —Quan quedem?

Passats uns quants dies, la Maria Josep i en Joaquim van reunir-se per prioritzar les activitats que desenvoluparia durant aquesta anualitat la unitat.

Es mantenien, per una banda, els processos de cicle anual i els processos regulars, i es proposava alguns projectes que la Maria Josep considerava que eren importants i que calia endegar, sobretot ara que disposava d’un pressupost propi per fer-ho.

Per treballar tots aquests aspectes, la Maria Josep va preparar la taula que se’t mostra.

A partir d’aquesta taula, la Maria Josep i en Joaquim es van posar a prioritzar els àmbits d’actuació que requerien una major atenció per part, sobretot, de la Maria Josep.

Tenint en compte aquests criteris, van elaborar la taula que es presenta aquí.

En aquest marc de treball, la Maria Josep ja té clares quines són les prioritats i sobre aquestes, seguint les fases conceptuals de la planificació orientada a resultats, desenvoluparà els objectius operatius per a l’àmbit.

Per definir els objectius, en primer lloc, la Maria Josep va buscar informació revisant les memòries d’actuació dels anys precedents per tenir referències sobre els resultats assolits en els processos de cicle anual i els processos regulars.

En segon lloc, va revisar les capacitats i competències de l’equip a l’hora d’abordar les diferents activitats, ja fossin innovadores o regulars, per tal d’establir les responsabilitats sobre cadascuna d’elles. En aquest cas, havia de tenir clara l’ estructura jeràrquica funcional del seu àmbit, que es mostra a l’esquema.

En quart lloc, va analitzar el pressupost de la seva àrea i en quines activitats ja estava compromès. Tenia compromisos que anaven des dels 2.000 euros als 20.000, i preveia una inversió d’hores entre 80 i 416 hores, per a aquelles activitats que no tenien costos directes.

Amb tota aquesta informació va confeccionar una taula, que li serviria per elaborar els objectius.

Per últim, i d’acord amb el cap d’àrea, van considerar que fóra desitjable arribar a:

• Convocar unes 2.000 persones assistents a la propera Fira de la Poma Tova.

• Establir nombrosos contactes amb empreses distribuïdores de productes alimentaris.

• Acordar amb el sector alguna acció d’internacionalització.

• Desenvolupar un projecte finançat pel Consell Comarcal.

• Aconseguir una alta difusió i una bona acceptació del butlletí.

• Identificar la primera línia d’ajut de la DIBA.

Per arribar als objectius, la Maria Josep tenia molt clar que havien de respondre tres preguntes:

• Què calia aconseguir?

• En quin termini?

• Amb quins recursos i/o amb quin cost màxim?

La Maria Josep estava contenta: havia comentat els objectius amb en Joaquim i ell hi estava totalment d’acord. Aquests partien de les prioritats que van establir junts, i també reflectien les limitacions temporals i pressupostàries que tenia el departament.

Ara només faltava que els comentés amb l’equip per tal de distribuir les responsabilitats entre tothom, i que l’ajudés, en la mesura del possible, a desplegar les activitats que es portaria a terme.

Maria Josep: —Xavi, Laia, us he convocat a aquesta reunió, que serà la primera de la nostra unitat, per comentar-vos els objectius que hem treballat amb en Joaquim. Vull saber la vostra opinió al respecte...

Laia: —Jo els trobo molt complets, tot i que en la meva tasca diària de moment no he hagut de desenvolupar aquest tipus de feina.

Maria Josep: —Fa molt poquet que treballeu a l’ajuntament; tu, Laia, fa just vuit mesos, i tu, Xavi, tres. Sé de sobres que no teniu coneixement expert sobre el que us plantejo, però no busco pas això, sinó que els entengueu i els compartiu i, per tant, us impliqueu en la seva consecució.

Xavi: —Imagino que ens aniran sorgint molts dubtes quan comencem a desenvolupar-los, i que haurem d’estar molt coordinats....

Maria Josep: —Tens raó. Per això, la idea és fer una reunió cada quinze dies per veure com anem tots plegats. Jo vull ajudar-vos el màxim possible, i considero que un bon seguiment és fonamental.

Tot i així, la Maria Josep veia que encara hi havia alguns aspectes que se li escapaven. Va pensar que desenvoluparia una fitxa de seguiment, en un principi per als projectes, per després estendre-la a la resta d’unitats de planificació, per tal de fer-ne el seguiment; si no, creia que es perdria en aquella immensitat.

Passats uns dies la Laia i en Xavier van presentar a la Maria Josep les taules d'activitats que els havia demanat.

La Maria Josep, en rebre-les, va observar que no els havia ensenyat com confeccionar-les i, per tant, hi havia alguns errors. Havia d'explicar-los el procés que havien de seguir.

Va reunir-los, a tots dos, i els va mostrar un esquema i va explicar el següent.

Maria Josep: —Els blocs d’activitats corresponen a l’agregació d’un conjunt d’activitats homogènies i/o interdependents que cal desenvolupar per assolir els objectius. Per exemple, dins del procés de cicle anual de la jornada anual de la poma tova, serien la comunicació i la difusió de la fira.

Les activitats individuals són un nivell major de concreció; concreten quina és l’acció que cal realitzar. Per exemple, en el cas del butlletí, és formalitzar els materials.

Els passos de treball, finalment, són el nivell més alt de desagregació; les tasques concretes que s’ha de realitzar per desenvolupar una activitat individual. Per exemple, en l’elaboració del butlletí és realitzar la primera prova de maquetació.

També els va comentar que no calia que arribessin al màxim nivell de desagregació, sinó fins a aquell que els permetés calcular el seu esforç.

Dit i fet, en Xavier i la Laia van posar-se a repassar les seves taules d’activitats.

Un cop la Maria Josep va disposar de les taules d’activitats millorades per la Laia i en Xavier, es va enfrontar al repte de planificar l’acció. Tal i com va fer per al projecte, va decidir elaborar un diagrama de Gantt on sortissin, com a mínim, els dos processos que ells havien descrit.

Així doncs, els va tornar a trucar per tal que ells també participessin en l’elaboració del diagrama; necessitava motivar-los i també ensenyar-los a treballar amb una metodologia comuna.

Maria Josep: —Mireu, això, és un diagrama de Gantt. És molt senzill i ràpidament entendreu com es desenvolupa.

Maria Josep: —Com podeu observar, posem en les columnes els blocs d’activitats i les activitats individuals; baixem fins al nivell que ens és fàcil calcular les hores d’esforç (això que ja heu fet vosaltres) i les de durada.

Xavi: —Perdona, Maria Josep, quina és la diferència entre ambdós?

Maria Josep: —Mireu, l’esforç són les hores de treball que cal invertir per realitzar una activitat, i la durada, l’espai temporal que s’ha d’emprar. Per exemple, una reunió té una durada de dues hores, però, si hi estem els tres, representa un esforç de sis hores.

Xavi: —Em sembla que ara sí que ho entenc.

Maria Josep: —Només heu d’anar amb compte amb el tipus d’activitat que valoreu. Si és una activitat com la que us he explicat, estem davant d’una activitat de durada fixa. En canvi, per exemple, fer el mailing implica un esforç de dues hores, però, si t’ajuda la Laia, tindria una durada d’una hora; aquesta és una activitat de treball fix.

Xavi: —Ara sí que ho entenc. Però com ho fem, això? On ho ubiquem?

Dons, La Maria Josep va dir-les que havien d’ampliar la taula i afegir-li unes columnes. Els va ensenyar les taules desplegades, que són com la que es mostra.

Un cop les havien mirat en profunditat, van començar a dibuixar el diagrama de Gantt.

Cal dir que, com eren processos de cicle anual i processos regulars, la planificació no estava tan condicionada per les dates d’inici i de final, si més no, fins que no encaixés tota la resta de processos regulars i de cicle. Van tenir en compte també una sèrie de consideracions .

A dos dies d’haver de parlar amb en Joaquim, estava fent palets per comptar quantes atencions s’havia realitzat des de l’àmbit així com tenia l’agenda oberta per anar buscant les dates de les reunions de coordinació que havia mantingut al llarg d’aquell període.

Realment estava avergonyida perquè en Xavier i la Laia, tot i ser de bona pasta, s’estaven cansant de tanta improvisació i canvi sobtat, així com de peticions estranyes de dades que no havien pensat a recollir.

Tres dies després de la temuda reunió, la Maria Josep va seure amb els apunts del meravellós seminari de creació d’objectius al qual va assistir i va rellegir l’apartat d’indicadors.

Dit i fet, va agafar els objectius operatius que va definir per a l’àmbit i va començar a crear la seva pròpia bateria d’indicadors. Empraria la taula que se’ls va proposar al seminari per elaborar-los.

En aquell mateix moment, es va adonar que també podria posar objectius en les activitats i en els recursos invertits en l’acció. Tot i això, començaria pels objectius.

A finals d’any, just abans d’agafar les vacances de Nadal, la Maria Josep mirava tot el que s’havia aconseguit. El principi va ser molt bo, molt organitzat, la primavera-estiu, un desastre, però l’última part de l’any li havia permès desenvolupar la seva planificació orientada a resultats.

Tot i que en Joaquim sempre li feia broma dient-li que anava tard, sabia que això li serviria per començar amb bon peu el nou any.