-
1.- Mòdul 2. Iniciar el projecte
Objectius
1. Aprendre a definir acuradament un projecte per tal que sigui realment eficaç.
2. Comprendre com es defineix l'estratègia d'un projecte.
3. Saber identificar quins són els problemes i les oportunitats que s'han de resoldre mitjançant la implementació d'un problema.
4. Conèixer com cal analitzar les amenaces i riscos que es plantegen en iniciar-se un projecte.
5. Adquirir les estratègies adients per satisfer els requeriments de la persona, empresa o institució que encarrega el projecte.
6. Analitzar com cal planificar les accions que integren el projecte.
Introducció
En aquest mòdul, que té només una unitat, coneixereu la primera fase del cicle de vida del projecte: la iniciació.
Veureu com s'ha de definir acuradament el problema o oportunitat que cal resoldre amb el treball del projecte, per assegurar-vos que sigui realment eficaç i respongui a les necessitats i expectatives de qui formula l'encàrrec.
També revisareu com s'ha de definir una estratègia adequada per al projecte que serveixi de base sòlida per a la planificació i la programació posterior de les actuacions, i com a referència per a l'avaluació final.
- Bautista Valhondo, Joaquim i altres (1998). Gestió de projectes. Barcelona: Universitat Oberta de Catalunya.
- Davidson Frame, J. (1999). La dirección de proyectos en las organizaciones. Cómo utilizar bien el tiempo, las técnicas y la gente. Barcelona: Granica.
- Davidson Frame, J. (2001). La nueva dirección de proyecto. Barcelona: Granica.
- Diversos autors (1996). Project Management Manual. Cambridge: Harvard Business School.
- Diversos autors (2000). Dirección, gestión y organización de proyectos. València: Universitat Politècnica de València ("Cuadernos de ingeniería de proyectos", III).
- Diversos autors (2003). UNE 66916:2003 Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la gestión de la calidad en los proyectos. Madrid: AENOR.
- Diversos autors (2004). Guía de los fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) (3a. edició). Newton Square: Project Management Institute (PMI).
- Drudis, Antonio (1999). Gestión de proyectos. Cómo organizarlos, planificarlos y dirigirlos. Barcelona: Gestión 2000.
- Heerkens, Gary R. (2002). Gestión de proyectos. Defina un proyecto, seleccione un equipo, mantenga el control. Madrid: McGraw-Hill.
- Lewis, James P. (2000). The Project Manager's Desk Reference (2a. edició). Boston: McGraw-Hill.
- Lewis, James P. (2007). Fundamentals of Project Management (3a. edició). Nova York: Amacom.
- Nokes, Sebastian (2006). La guía definitiva de la gestión de proyectos. Madrid: Prentice Hall.
- Peñara Brand, Jaime (1991). Dirección y gestión de proyectos. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.
- Serer Figueroa, Marcos (2001). Gestión integrada de proyectos. Barcelona: Universitat Politècnica de Catalunya.
- amenaça: Situació que pot suposar un perill per al desenvolupament del projecte i l'assoliment dels resultats d'acord amb allò planificat.
- encàrrec: Demanda, comanda, petició que una part interessada fa a alguna persona responsable perquè executi un projecte i en tingui cura.
- especificació: Document que estableix els requisits d'un projecte (per exemple, una nota tècnica, un plànol o un esquema d'una instal·lació).
- estratègia: Plantejament general i enfocament de conjunt de la direcció i la gestió d'un projecte, per assolir-ne la finalitat.
- expectativa: Característica o tret específic que una part interessada espera que tingui un projecte o el resultat d'aquest projecte.
- missió: Objectiu o finalitat fonamental d'un projecte.
- necessitat: Mancança que una part interessada espera veure coberta amb el projecte.
- objectiu: Resultat que es vol obtenir amb el desenvolupament del projecte o d'alguna de les fases, activitats o tasques d'aquest projecte.
- part interessada: Persona o grup que té un interès en el desenvolupament o en l'èxit d'un projecte.
- pla de contingència: Document que conté les mesures que s'aplicaran en cas que es materialitzi una amenaça que suposi un risc important per al projecte.
- requisit: Necessitat o expectativa establerta per un projecte, que pot ser implícita. Els requisits es poden recollir en un document d'especificacions, i poden ser generats per qualsevol part interessada.
- risc: Intensitat amb què una amenaça pot condicionar un projecte. Es pot classificar en alt, mitjà i baix.
- visió: Situació que es vol assolir gràcies a l'execució d'un projecte, normalment com a resultat de la resolució d'un problema o de l'aprofitament d'una oportunitat.
1. Començar a treballar en un projecte (resum)
La fase d'iniciació dels projectes comporta dos grans blocs d'activitats:
La definició del repte inicial que es planteja, que pot ser:
un problema, o
una oportunitat.
La definició de l' estratègia entesa com l'enfocament general que volem donar per resoldre el repte del projecte amb èxit, que inclou:
A més, la fase d'estratègia preveu les fites següents:
La fase d'iniciació culmina amb una autorització formal de la realització del projecte.
Quan aquest projecte ha de ser executat per un actor extern a l'organització, l'autorització coincideix amb una activitat de contractació, de la qual resulta:
- una adjudicació, i
- un contracte.
La definició de l'estratègica pot resumir-se amb els denominats objectius SMART (en anglès, 'intel·ligent'), sigla formada per les inicials en anglès d'aquestes característiques:
El següent pas consisteix a fer l'anàlisi de riscos que implica el projecte. Aquesta anàlisi es desenvolupa en dues fases:
1) Preguntar-se "què pot anar malament?" o "què pot fer que no s'assoleixin la missió i els objectius?", i seleccionar els riscos detectats més probables.
2) Demanar-se "què podem fer per respondre als riscos detectats?". Si no es poden evitar uns determinats riscos, cal construir un pla de contingència que permeti minimitzar-ne els efectes.
A l'hora d'elaborar les especificacions efectives del projecte, cal:
Formular clarament els requisits.
Preveure els possibles malentesos que es poden derivar d'una possible interpretació errònia dels requisits.
Incorporar-hi informació visual (per exemple, gràfics, fotografies i plànols).
Establir un sistema per enregistrar els possibles canvis a les especificacions.
Assegurar-se que l'equip del projecte i qui formula l' encàrrec entenen la importància i transcendència de les especificacions.
Finalment, per definir correctament el problema i l'estratègia, cal seguir aquest mètode:
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.
Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.
Copyright:
Diputació de Barcelona, 2011.
amenaça
Situació que pot suposar un perill per al desenvolupament del projecte i l'assoliment dels resultats d'acord amb allò planificat.encàrrec
Demanda, comanda, petició que una part interessada fa a alguna persona responsable perquè executi un projecte i en tingui cura.especificació
Document que estableix els requisits d'un projecte (per exemple, una nota tècnica, un plànol o un esquema d'una instal·lació).estratègia
Plantejament general i enfocament de conjunt de la direcció i la gestió d'un projecte, per assolir-ne la finalitat.expectativa
Característica o tret específic que una part interessada espera que tingui un projecte o el resultat d'aquest projecte.missió
Objectiu o finalitat fonamental d'un projecte.necessitat
Mancança que una part interessada espera veure coberta amb el projecte.objectiu
Resultat que es vol obtenir amb el desenvolupament del projecte o d'alguna de les fases, activitats o tasques d'aquest projecte.part interessada
Persona o grup que té un interès en el desenvolupament o en l'èxit d'un projecte.pla de contingència
Document que conté les mesures que s'aplicaran en cas que es materialitzi una amenaça que suposi un risc important per al projecte.requisit
Necessitat o expectativa establerta per un projecte, que pot ser implícita. Els requisits es poden recollir en un document d'especificacions, i poden ser generats per qualsevol part interessada.risc
Intensitat amb què una amenaça pot condicionar un projecte. Es pot classificar en alt, mitjà i baix.visió
Situació que es vol assolir gràcies a l'execució d'un projecte, normalment com a resultat de la resolució d'un problema o de l'aprofitament d'una oportunitat.Mapa conceptual mòdul 2