Una base de dades és un conjunt d’informació homogènia organitzada de forma sistemàtica. El contingut d’una base de dades engloba la informació de tal manera que les dades estiguin disponibles per a qualsevol tipus de consulta. Tota la informació inclosa en una base de dades s’organitza en camps i està constituïda per registres. Així, en Ms Excel cada columna representa un camp i cada fila un registre.

Si necessitem treballar amb dades relacionades en forma de llistes (llistes de clients, llistes d’alumnes, un llistat telefònic, directori de proveïdors, etc.), Ms Excel es mostrarà com una eina molt eficaç quant a la seva funcionalitat i fàcil aprenentatge, ja que permet buscar, ordenar i fins i tot filtrar informació.

Pautes per crear una base de dades amb Ms Excel:

• És necessari deixar una fila i/o una columna d’espai entre la base de dades i qualsevol altra informació del full de càlcul.
• És recomanable crear capçaleres per a les columnes a la primera fila de la base de dades.
• És important donar un format diferent a les capçaleres de camp respecte la resta de la informació de la base de dades.
• Es poden utilitzar tant majúscules com minúscules, ja que Ms Excel permet distingir entre ambdós formats.
• És molt recomanable no deixar cap fila en blanc dins la base de dades, ni per separar les capçaleres de la resta de la informació.