Quan es treballa amb una llista de dades a Ms Excel és interessant poder aplicar càlculs en funció, per exemple, d'agrupacions de valors. En aquest sentit, tant els subtotals com les funcions BD permeten operar amb les dades i extreure resultats per a grups d'aquestes. Cal destacar, a més a més, que els subtotals esquematitzen la informació del full.