Qualsevol escrit ha de tenir una organització coherent de les idees que es volen transmetre, a fi que les puguin comprendre els lectors. Així, cal determinar, abans de començar a escriure, quines són les idees principals i quines són les idees secundàries que hem de comunicar.
En els documents administratius, un dels sistemes que resulta més complet per ordenar la informació és la numeració decimal.
Convé recordar que, com més llarg i complex és un escrit, més detallada ha de ser la seva estructura perquè el lector no s'hi perdi. D'aquesta manera s'evitarà caure en circumloquis i s'evidenciarà el procés lògic dels raonaments que s'hi exposen.
A continuació pots observar un exemple d'estructuració d'idees:
1. Col·laboració entre l'Ajuntament de Sant Francesc i el Centre de Transfusió i Banc de Teixits.
1.1. Difusió periòdica
1.1.1. Fulls i tríptics
1.1.2. Publicació municipal
1.2. Nou impuls de col·laboració
1.2.1. Aportació de guia informativa de diferents col·lectius i entitats del municipi
1.2.2. Informació personalitzada als trebaladors de l'Ajuntament
2. Objectiu que es pretén aconseguir
Per adequar la relació entre el redactor i el destinatari, a la comunicació administrativa, cal tenir en compte els aspectes següents:
El tractament del redactor
Es recomana utilitzar la primera persona del singular —jo el·líptic— per al redactor, ja que així el text esdevé més directe i s'aconsegueix separar clarament òrgans i persones. A més, així s'evita un ús inadequat dels possessius respecte als òrgans públics.
Així i tot, es pot utilitzar la primera persona del plural quan siguin més d'una les persones responsables d'un document administratiu.
Us comuniquem que els certificats que vau demanar al nostre Negociat estan pendents de la signatura del secretari. (NR)
Us comunico que els certificats que vau demanar al Negociat d'Urbanisme estan pendents de la signatura del secretari. (R)
El tractament del destinatari
Per al destinatari d'un text administratiu cal utilitzar el tractament de vós, enfront del tractament de vostè.
Els principals motius que fan aconsellable l'ús d'aquest tractament són que així s'aconsegueix la formalitat adequada en els textos, s'eviten problemes per discriminació per raó de sexe quan es desconeix el destinatari i desapareixen ambigüitats quan hi intervé una tercera persona.
Tot i que l'ús del tractament de vós ja és força fixat, encara es veuen textos en què es barregen tractaments. Per evitar-ho, a continuació es detallen els elements que es modifiquen en un escrit segons el tractament que s'hi utilitzi.
| Tractament personal | Persona del temps verbal | Possessius | Pronoms febles |
|---|---|---|---|
| Vós Vostè |
2ª persona plural 3ª persona plural |
vostre/vostra/vostres seu/seva/seus/seves |
CD/CI us/(vos) CD el/la/els/les CI li/els |
El/La cito perquè comparegui davant l'Àrea de Medi Ambient de l'Ajuntament de… (NR)
Us cito perquè comparegueu davant l'Àrea de Medi Ambient de l'Ajuntament de… (R)
Li adverteixo que el gerent ja va presentar la seva proposta. (NR)
Us adverteixo que el gerent ja va presentar la vostra proposta. (R)
Els textos administratius han de ser funcionals, és a dir: àgils i eficaços en la comunicació escrita. Per això, cal tendir sempre al màxim cap a la precisió, claretat i concisió.
Precisió
Per millorar el grau de precisió dels textos convé que:
-
Cada element del text expressi exactament allò que es vol dir, sense dobles interpretacions.
L'estudi de la primera part de l'obra es recull en aquest dossier, que consisteix a refer els fonaments. (NR)
L'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments, es recull en aquest dossier. (R)
En aquest dossier es recull l'estudi de la primera part de l'obra, que consisteix a refer els fonaments. (R)
-
S'evitin les paraules que encaixen en qualsevol lloc (els jòquers), ja que empobreixen la prosa i la buiden de contingut. En són exemple:
-
aspecte, cosa, element, fet, informació, problema, tema…
-
dir, fer, realitzar, procedir, posar, tenir…
-
bo, interessant, positiu…
-
L'Ajuntament vol conscienciar la població del tema de les riuades. (NR)
L'Ajuntament vol conscienciar la població sobre el risc de les riuades. (R)
-
No s'utilitzin crosses lingüístiques ja que aquests elements recarreguen la sintaxi i acaben convertint-se en tics repetitius. A més, algunes d'elles —les que porten l'asterisc— s'utilitzen de forma incorrecta.
| *a nivell de | d'alguna manera |
| l'acte de | en qualsevol cas |
| el fet que | personalment |
| *en base a | vull dir que |
| *en funció de | evidentment |
| a través de | és evident |
A nivell de la província, la recaptació d'aquest trimestre ha estat superior a la dels mateixos mesos de l'any passat. (INC)
A la província, la recaptació d'aquest trimestre ha estat superior a la dels mateixos mesos de l'any passat. (R)
</WRAP>
Claretat
Per crear textos més clars cal:
-
Evitar les construccions sintàctiques estereotipades que s'utilitzen perquè sembla que sonen bé o que vesteixen més, ja que l'única cosa que s'aconsegueix és allunyar-se de la manera més natural de dir les coses.
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució dels períodes de vacances per al vostre coneixement i als efectes oportuns. (NR)
Us trameto la circular del Servei de Personal sobre criteris de distribució dels períodes de vacances. (R)
-
No cal dubtar a substituir l'artificiositat per la naturalitat. Per això, es recomana utilitzar les paraules corrents, sense que això impliqui renunciar als tecnicismes propis d'aquest tipus de llenguatge.
Nogensmenys, l'interventor acredita que existeix consignació pressupostària per respondre de la despesa. (NR)
No obstant això, l'interventor acredita que hi ha consignació pressupostària per respondre a la despesa. (R)
Concisió
Per redactar textos més concisos es recomana:
-
Concentrar-se en la informació essencial i prescindir de la que no ho és.
Que dilluns sigui festa o no depèn, sobretot, de l'Ajuntament i, per tant, no és una decisió que, pel seu compte, puguin prendre les empreses. (NR)
L'Ajuntament és qui ha de decidir si dilluns és festa i no les empreses. (R)
-
Que les paraules clau, les que porten tota la càrrega del significat, apareguin com a subjectes i verbs principals de les seves respectives oracions i no se subordinin a altres oracions.
Hi ha hagut un increment en l'oferta privada de cursos de formació d'ençà que ha augmentat l'atur. (NR)
L'oferta privada de cursos de formació s'ha incrementat d'ençà que ha augmentat l'atur. (R)
-
Que s'eviti el recurs a la subordinació, tret que sigui necessari.
Aquest és el procés que cal utilitzar per identificar els fets més importants. (NR)
Cal utilitzar aquest procés per identificar els fets més importants. (R)
-
Que se suprimeixin els grups de paraules encapçalats per una preposició, ja que l'abús de complements de nom enfosqueix i allarga inadequadament la frase.
La implantació del nou sistema de regulació de comptes corrents simplifica el procés d'administració de fons. (NR)
La nova regulació de comptes corrents simplifica el procés d'administració de fons. (R)
-
Que mateix es faci servir amb valor d'adjectiu i no de pronom —ús gramaticalment incorrecte.
El director general va presentar l'enquesta d'inversió industrial a Catalunya i va fer referència a la mateixa per explicar l'evolució que ha viscut el sector. (INC)
El director general va presentar l'enquesta d'inversió industrial a Catalunya i va fer-hi referència per explicar l'evolució que ha viscut el sector. (R)
-
Que no s'abusi de les construccions amb verbs copulatius, ser i estar, ni amb verbs febles com fer, trobar, semblar, arribar a i haver, quan l'acció es pugui expressar amb un verb amb significat complet.
Les darreres dades disponibles són les corresponents al tercer trimestre de l'any. (NR)
Les darreres dades disponibles corresponen al tercer trimestre de l'any. (R)
Les paraules llargues i complexes fan la frase carregada i embolicada. (NR)
Les paraules llargues i complexes carreguen i emboliquen la frase. (R)