-
1.- Mòdul 1. La direcció de projectes a l'Administració local
Objectius
1. Reflexionar sobre les característiques de la gestió de projectes a l'Administració pública.
2. Identificar els avantatges i dificultats associats a la gestió de projectes al sector públic.
3. Conèixer les principals estratègies d'actuació en l'àmbit indicat.
4. Copsar quin paper exerceix la gestió de projectes en el marc de l'Administració.
5. Saber què és i com funciona l'oficina de gestió de projectes (OGP).
6. Aprofundir en els vincles entre l'organització d'origen i l'organització del projecte.
Introducció
En aquest mòdul, analitzarem les característiques de la direcció de projectes a l'Administració pública local.
D'entrada, veurem que la gestió i desenvolupament de projectes a l'Administració no és l'activitat més habitual que s'hi du a terme, la qual s'orienta més habitualment a executar processos operatius normalitzats: actuacions regulatòries, actuacions de foment i prestació de serveis.
No obstant això, en determinats moments i en alguns àmbits de l'Administració local sí que s'han de dur a terme projectes. En aquests casos, es pot optar per fer-ho amb recursos propis, de forma directa, o bé per contractar l'assistència d'empreses externes.
Quan ha de gestionar projectes, l'Administració ha de decidir de quina forma els organitzarà: com s'estructuraran els equips, com funcionaran i com es relacionaran amb l'organització d'origen. En aquest mòdul, sabreu quines són les diverses alternatives que té l'Administració pública, tenint en compte que normalment s'estructura segons el model jeràrquic i funcional clàssic, per impulsar els seus projectes.
En el mòdul parlarem també de l'oficina de gestió de projectes (OGP) com a alternativa per a les administracions o per a aquells serveis de les administracions que han de desenvolupar projectes amb freqüència.
- Cos Castillo, Manuel de (1995). Teoría general del proyecto. Vol. I: Dirección de proyectos. Madrid: Síntesis.
- Diversos autors (1996). Human Resource Skills for the Project Manager. Newton Square: Project Management Institute (PMI).
- Diversos autors (2003). International Standard ISO 10006:2003. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Management in Projects. Ginebra: ISO.
- Diversos autors (2005). Norma internacional 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.
- Kerzner, Harold (2009). Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling (10a. edició). Hoboken, Nova Jersey: John Wiley & Sons.
- March, James G.; Simon, Herbert A. (1981). Teoría de la organización. Barcelona: Ariel.
- Ramió, Carles (1999). Teoría de la organización y administración pública. Madrid: Tecnos.
- Ramió, Carles; Ballart, Xavier (1993). Lecturas de teoría de la organización (2 vol.). Madrid: Ministerio para las Administraciones Públicas.
- oficina de gestió de projectes: Unitat de l'organització d'origen, o d'una àrea d'aquesta organització, especialitzada a centralitzar i coordinar la direcció de projectes que té a càrrec seu.
- organització del projecte: Organització que adopta l'equip del projecte, inclosa la seva direcció, per realitzar les seves funcions.
- organització d'origen: Organització en el marc de la qual s'impulsa un projecte.
2. L'oficina de gestió de projectes (resum)
Una oficina de gestió de projectes (OGP) és una unitat de l'organització, o d'una àrea d'aquesta organització, especialitzada a centralitzar i coordinar la direcció de projectes que té a càrrec seu.
Una OGP té l'avantatge que pot especialitzar-se en el treball continuat en funcions pròpies de la direcció i gestió de projectes, com:
- la planificació,
- la programació,
- el control i
- l'avaluació.
Aquesta especialització li pot ser donada per la formació dels seus integrants i la utilització d'eines (per exemple, informàtiques), recursos i procediments específics.
Les característiques bàsiques d'una OGP són:
Recursos compartits i coordinats entre tots els projectes administrats.
Dedicació a la millora de les metodologies, tècniques i eines de direcció de projectes.
Utilització d'eines de programació comunes (aplicacions informàtiques, tipus de diagrames, etc.).
Sistema d'informació i models de documentació compartits.
Gestió comuna de les comunicacions dels projectes.
Supervisió centralitzada dels cronogrames i dels pressupostos dels projectes.
Coordinació dels estàndards de qualitat del conjunt de projectes i en particular de cadascun d'aquests estàndards segons les especificacions que tinguin.
Pel que fa a les diferències entre la direcció de projectes individualitzada i una OGP, es troben en aspectes com els següents:
La formació d'una OGP pot ser una alternativa vàlida per a les organitzacions amb una estructura funcional, com són les administracions públiques, ja que simplifiquen la gestió i direcció de projectes, sense la complexitat i les tensions que es deriven d'un organigrama matricial.
La funció d'una OGP dins de l'Administració pot variar des de la d'assessorament, limitada a la supervisió i el suport als responsables dels diferents projectes que s'estiguin impulsant, fins a una direcció formalment establerta, amb la corresponent delegació d'autoritat, per part dels òrgans de govern o de la direcció executiva.
D'altra banda, l'OGP pot dirigir directament els projectes amb el seu propi personal o delegar la direcció a altres tècnics, i aportar el suport necessari per a la gestió, de forma que l'equip del projecte es pugui concentrar en l'execució de les tasques assignades.
Els membres de l'equip del projecte, inclosa la persona que n'exerceix la direcció, poden assignar-se formalment durant el període d'execució del projecte a l'OGP.
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.
Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.
Copyright:
Diputació de Barcelona, 2011.
oficina de gestió de projectes
Unitat de l'organització d'origen, o d'una àrea d'aquesta organització, especialitzada a centralitzar i coordinar la direcció de projectes que té a càrrec seu.organització del projecte
Organització que adopta l'equip del projecte, inclosa la seva direcció, per realitzar les seves funcions.organització d'origen
Organització en el marc de la qual s'impulsa un projecte.Model jeràrquic i funcional tradicional
Model matricial feble
Estructures de tipus matricial
Model matricial fort
Organització orientada a la gestió de projectes
Mapa conceptual mòdul 1