-
1.- Mòdul 3. El control dels projectes
Objectius
1. Comprendre els mecanismes d'actuació de què disposa una direcció de projectes a l'Administració pública per controlar el desenvolupament del projecte.
2. Copsar les diferències existents entre poder i autoritat.
3. Entendre la importància de delegació de facultats per part dels òrgans de govern que impulsen el projecte.
4. Saber què és un equip autocontrolat i conèixer-ne els trets més importants.
5. Adquirir els coneixements i les destreses necessaris per implementar l'avaluació d'un projecte de manera efectiva.
Introducció
Aquest mòdul està dedicat al control dels projectes. L'objectiu és saber de quina manera ha d'actuar la direcció del projecte per prendre decisions que corregeixin les probables desviacions que es produiran durant l'execució del projecte i per comprovar que els resultats s'assoleixen d'acord amb allò que s'ha previst.
En la primera unitat, veurem que l'efectivitat del control depèn de tenir informació suficient i veraç sobre el desenvolupament del projecte, i de la capacitat de fer que l'equip de treball actuï de forma conseqüent amb aquesta informació. En aquest context, estudiarem la diferència entre poder i autoritat, i comprovarem que l'autoritat de la direcció del projecte en l'Administració pública depèn de la delegació de facultats que en facin els òrgans de govern que impulsen el projecte.
En la segona unitat, parlarem dels equips autocontrolats, és a dir, de la manera de fer que els membres dels equips de treball assumeixin els objectius individuals i siguin ells mateixos els que controlin si obtenen els resultats esperats i d'acord amb les especificacions.
Finalment, la tercera unitat la dedicarem a l'avaluació del projecte. L'avaluació va més enllà del control i pretén que l'equip de treball i el conjunt de l'organització d'origen aprenguin dels esdeveniments, positius i negatius, que tinguin lloc durant l'execució del projecte, i així millorin l'execució del mateix projecte i d'altres que es realitzin en el futur.
- Cos Castillo, Manuel de (1995). Teoría general del proyecto. Vol. I: Dirección de proyectos. Madrid: Síntesis.
- Diversos autors (1996). Human Resource Skills for the Project Manager. Newton Square: Project Management Institute (PMI).
- Diversos autors (2003). International Standard ISO 10006:2003. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Management in Projects. Ginebra: ISO.
- Diversos autors (2005). Norma internacional 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.
- Kerzner, Harold (2009). Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling (10a. edició). Hoboken, Nova Jersey: John Wiley & Sons.
- March, James G.; Simon, Herbert A. (1981). Teoría de la organización. Barcelona: Ariel.
- Ramió, Carles (1999). Teoría de la organización y administración pública. Madrid: Tecnos.
- Ramió, Carles; Ballart, Xavier (1993). Lecturas de teoría de la organización (2 vol.). Madrid: Ministerio para las Administraciones Públicas.
- acció correctiva: Actuació realitzada per eliminar la causa que dóna lloc a una no-conformitat detectada o a una altra situació no volguda.
- acció preventiva: Actuació realitzada per eliminar la causa d'una no-conformitat potencial (és a dir, que encara no s'ha materialitzat) o d'una altra situació potencial no volguda.
- autocontrol: Control que realitza cada membre de l'equip del projecte sobre la seva pròpia feina.
- autoritat: Capacitat de la direcció del projecte de fer que les persones que integren l'equip de treball vulguin fer les seves tasques d'acord amb allò que s'ha planificat.
- equip de treball: Persones que treballen juntes per un objectiu comú.
- grup de treball: Persones que treballen juntes.
- no-conformitat: Incompliment d'un requisit del projecte.
1. Control i autoritat (resum)
Una de les funcions bàsiques de la direcció de projectes és el control del desenvolupament del projecte i dels resultats que es van assolint.
Controlar té sentit quan es pot actuar en funció de la informació que s'obté.
En canvi, tenir la informació necessària depèn de dos fets:
1) Que es defineixin els processos de gestió de la informació adequats.
2) Que les persones els utilitzin amb informació pertinent i veraç.
Així, doncs, l'exercici efectiu de la funció de control comporta tenir la capacitat de forçar que altres persones facin les coses que es consideren necessàries: aportar informació i aplicar mesures correctives.
De primer moment, pot semblar, per tant, que per exercir el control sobre el projecte cal disposar de poder suficient per obligar altres persones a actuar de la forma que la direcció considera correcta.
De tota manera, en el cas dels projectes, el poder que pot tenir la direcció no garanteix per si mateix que les tasques s'executin segons les especificacions tècniques, ni tampoc que se segueixin els plans en els termes quantitatius i qualitatius establerts.
Si volem assolir aquestes dues fites, hem de ser capaços d'influir en la voluntat de les persones, i per això cal saber les seves motivacions.
D'altra banda, la direcció d'un projecte necessita l'exercici d' autoritat .
L'autoritat depèn de dos factors:
1) La capacitat d'influir en altres persones perquè actuïn tal com es considera convenient.
2) La capacitat de prendre decisions sobre el desenvolupament del projecte de forma autònoma, sense necessitar l'aprovació prèvia d'altres parts.
Així, la direcció d'un projecte és més o menys forta i efectiva en funció de l'autoritat que pugui exercir.
En el cas de l'Administració pública, la capacitat de prendre decisions està concentrada en els òrgans de govern, que són els que estan legitimats formalment per actuar.
A la pràctica, però, aquesta capacitat de prendre decisions és limitada per dos fets:
1) La complexitat de l'Administració i de les actuacions que desenvolupa.
2) La possibilitat que les persones que formen part dels òrgans de govern no siguin expertes en les matèries sobre les quals han de decidir.
Això comporta que, en els fets, els òrgans de govern han de delegar part de la seva autoritat formal, és a dir, de la seva capacitat de decidir en òrgans executius, de caire tècnic i administratiu.
A diferència del que succeeix en altres organitzacions (empreses, entitats no lucratives, etc.), a l'Administració pública, tot i que el grau i la intensitat poden variar segons les organitzacions, en general la delegació mai no és completa: només els òrgans de govern poden acordar o resoldre els aspectes decisius de la gestió.
A l'Administració pública, perquè la direcció d'un projecte pugui exercir amb efectivitat la seva responsabilitat, és recomanable que es produeixi un apoderament formal per part de l'òrgan de govern competent.
Aquest apoderament és la delegació formal d'autoritat perquè la direcció del projecte pugui prendre determinades decisions operatives que li permetin controlar el projecte, i s'ha de fer mitjançant un acord o una resolució de nomenament de la direcció del projecte.
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.
Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.
Copyright:
Diputació de Barcelona, 2011.
acció correctiva
Actuació realitzada per eliminar la causa que dóna lloc a una no-conformitat detectada o a una altra situació no volguda.acció preventiva
Actuació realitzada per eliminar la causa d'una no-conformitat potencial (és a dir, que encara no s'ha materialitzat) o d'una altra situació potencial no volguda.autocontrol
Control que realitza cada membre de l'equip del projecte sobre la seva pròpia feina.autoritat
Capacitat de la direcció del projecte de fer que les persones que integren l'equip de treball vulguin fer les seves tasques d'acord amb allò que s'ha planificat.equip de treball
Persones que treballen juntes per un objectiu comú.grup de treball
Persones que treballen juntes.no-conformitat
Incompliment d'un requisit del projecte.
Mapa conceptual mòdul 3