-
1.- Mòdul 3. El control dels projectes
Objectius
1. Comprendre els mecanismes d'actuació de què disposa una direcció de projectes a l'Administració pública per controlar el desenvolupament del projecte.
2. Copsar les diferències existents entre poder i autoritat.
3. Entendre la importància de delegació de facultats per part dels òrgans de govern que impulsen el projecte.
4. Saber què és un equip autocontrolat i conèixer-ne els trets més importants.
5. Adquirir els coneixements i les destreses necessaris per implementar l'avaluació d'un projecte de manera efectiva.
Introducció
Aquest mòdul està dedicat al control dels projectes. L'objectiu és saber de quina manera ha d'actuar la direcció del projecte per prendre decisions que corregeixin les probables desviacions que es produiran durant l'execució del projecte i per comprovar que els resultats s'assoleixen d'acord amb allò que s'ha previst.
En la primera unitat, veurem que l'efectivitat del control depèn de tenir informació suficient i veraç sobre el desenvolupament del projecte, i de la capacitat de fer que l'equip de treball actuï de forma conseqüent amb aquesta informació. En aquest context, estudiarem la diferència entre poder i autoritat, i comprovarem que l'autoritat de la direcció del projecte en l'Administració pública depèn de la delegació de facultats que en facin els òrgans de govern que impulsen el projecte.
En la segona unitat, parlarem dels equips autocontrolats, és a dir, de la manera de fer que els membres dels equips de treball assumeixin els objectius individuals i siguin ells mateixos els que controlin si obtenen els resultats esperats i d'acord amb les especificacions.
Finalment, la tercera unitat la dedicarem a l'avaluació del projecte. L'avaluació va més enllà del control i pretén que l'equip de treball i el conjunt de l'organització d'origen aprenguin dels esdeveniments, positius i negatius, que tinguin lloc durant l'execució del projecte, i així millorin l'execució del mateix projecte i d'altres que es realitzin en el futur.
- Cos Castillo, Manuel de (1995). Teoría general del proyecto. Vol. I: Dirección de proyectos. Madrid: Síntesis.
- Diversos autors (1996). Human Resource Skills for the Project Manager. Newton Square: Project Management Institute (PMI).
- Diversos autors (2003). International Standard ISO 10006:2003. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Management in Projects. Ginebra: ISO.
- Diversos autors (2005). Norma internacional 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.
- Kerzner, Harold (2009). Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling (10a. edició). Hoboken, Nova Jersey: John Wiley & Sons.
- March, James G.; Simon, Herbert A. (1981). Teoría de la organización. Barcelona: Ariel.
- Ramió, Carles (1999). Teoría de la organización y administración pública. Madrid: Tecnos.
- Ramió, Carles; Ballart, Xavier (1993). Lecturas de teoría de la organización (2 vol.). Madrid: Ministerio para las Administraciones Públicas.
- acció correctiva: Actuació realitzada per eliminar la causa que dóna lloc a una no-conformitat detectada o a una altra situació no volguda.
- acció preventiva: Actuació realitzada per eliminar la causa d'una no-conformitat potencial (és a dir, que encara no s'ha materialitzat) o d'una altra situació potencial no volguda.
- autocontrol: Control que realitza cada membre de l'equip del projecte sobre la seva pròpia feina.
- autoritat: Capacitat de la direcció del projecte de fer que les persones que integren l'equip de treball vulguin fer les seves tasques d'acord amb allò que s'ha planificat.
- equip de treball: Persones que treballen juntes per un objectiu comú.
- grup de treball: Persones que treballen juntes.
- no-conformitat: Incompliment d'un requisit del projecte.
2. Equips autocontrolats (resum)
La millor forma de controlar amb efectivitat un projecte és aconseguint que cadascuna de les persones que integren l' equip de treball controli el seu propi treball.
Quan és l'equip mateix el que controla el seu treball es produeixen almenys tres efectes positius:
Es millora l'eficàcia, ja que la persona que executa les tasques normalment és la més qualificada tècnicament.
Es millora l'eficiència, ja que la dedicació que cal per a l' autocontrol és més petita que la necessària perquè una persona responsable controli la feina del seu equip.
Es redueix l'efecte coll d'ampolla que es donaria si tot el control es concentrés en la direcció del projecte, amb la qual cosa es millora la capacitat de resposta davant les incidències.
Perquè cada membre d'un equip apliqui l'autocontrol en el seu treball, la direcció del projecte ha de crear les condicions que ho faci possible. Aquestes condicions són:
1) Definir clarament el propòsit de les tasques que ha d'executar cada persona, els seus objectius i la forma com els ha d'assolir. Cada membre de l'equip ha de tenir la informació necessària sobre el que s'espera d'ell.
2) Assegurar que les persones que integren l'equip tenen les competències necessàries (coneixements, habilitats i actituds) per executar les tasques assignades. Si és factible, ha de seleccionar les persones que tinguin aquestes competències; si això no és possible, cal que els procuri la formació necessària i que vetlli perquè aquesta formació sigui realment efectiva.
3) Proporcionar periòdicament als membres de l'equip la informació escaient sobre el progrés del treball que fan, en comparació de les previsions que feia la planificació o la programació. En molts casos aquesta informació està directament a disposició dels treballadors, però en d'altres l'ha de subministrar la direcció.
Cada membre de l'equip ha de poder mesurar el desenvolupament del seu propi treball.
4) Especificar l' autoritat que té cada persona per prendre decisions sobre el treball quan sigui necessari, en particular quan caldrà corregir desviacions sobre el pla de treball.
No pot ser que totes les decisions depenguin de la direcció del projecte (com ja s'ha vist, per motius d'eficàcia i d'eficiència).
De fet, qualsevol persona de l'equip de treball té l'autonomia real per decidir què fa a cada moment; el que cal és que l'exerceixi amb responsabilitat.
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.
Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.
Copyright:
Diputació de Barcelona, 2011.
acció correctiva
Actuació realitzada per eliminar la causa que dóna lloc a una no-conformitat detectada o a una altra situació no volguda.acció preventiva
Actuació realitzada per eliminar la causa d'una no-conformitat potencial (és a dir, que encara no s'ha materialitzat) o d'una altra situació potencial no volguda.autocontrol
Control que realitza cada membre de l'equip del projecte sobre la seva pròpia feina.autoritat
Capacitat de la direcció del projecte de fer que les persones que integren l'equip de treball vulguin fer les seves tasques d'acord amb allò que s'ha planificat.equip de treball
Persones que treballen juntes per un objectiu comú.grup de treball
Persones que treballen juntes.no-conformitat
Incompliment d'un requisit del projecte.
Mapa conceptual mòdul 3