La programació de cites, de reunions i d’actes als quals s’ha d’assistir, o simplement els horaris laborals o els personals, són un gran dilema quan es pretén reunir tota la informació en una agenda de paper. Per això, Ms Outlook disposa d’una molt bona eina que facilita la gestió personal: el calendari. Es tracta d’un espai on s’hi poden reflectir els diferents esdeveniments i l’horari de cada persona, entre altres opcions.

Cada cop que s’estableix una hora i un dia, cal anotar detalladament tota la informació referent a la trobada, i cal tenir molt en compte que altres activitats no es solapin o superposin o que la feina permeti ajustar els horaris per poder-hi assistir.

Aquest calendari ofereix la possibilitat d’organitzar el temps amb quadres que indiquen les tasques introduïdes i la seva ubicació entre les hores de què es disposa. D’aquesta manera, només fent un cop d’ull a la pantalla, es poden conèixer les reunions, trobades, esdeveniments, …. d’una persona o, simplement, a què s’han de dedicar les pròximes hores de feina.