1. El procés de la comunicació (resum)

L'equip del projecte ha de tenir un pla de comunicació adequat per als objectius determinats, per al seu bon funcionament intern i per mantenir les relacions necessàries amb les parts interessades.

Aquest pla determina quina és la informació que cal fer arribar a cadascuna de les parts interessades en el projecte i quina és la forma més eficaç de fer-ho.

La direcció del projecte i el seu equip han de gestionar els processos de comunicació perquè la informació arribi en el moment adequat a les persones adequades.

La persona que vol transmetre el missatge ha de definir les idees que vol traslladar i decidir de quina forma ho vol fer.

Per transmetre el missatge, ha de codificar-lo d'una manera que sigui traslladable i que el receptor estigui en condicions de descodificar.

Normalment, la codificació que s'utilitza és la pròpia d'un idioma, sia de manera escrita o oral, però també es pot codificar una idea amb l'expressió facial, el llenguatge corporal o una altra mena de codis. En tot cas, si volem que el receptor del missatge pugui entendre'l, cal que sàpiga quin codi hem utilitzat i que ell mateix el pugui emprar per descodificar-lo.

Perquè el missatge sigui efectiu, és imprescindible, primer de tot, que el receptor el rebi i, sobretot, que hi hagi algú disposat a rebre aquest missatge.

Finalment, el receptor ha de poder descodificar el missatge emprant el mateix sistema de codis que ha utilitzat qui l'ha transmès, i aleshores ja pot interpretar-lo, entendre'l i respondre'l, si escau, emprant el mateix procés en sentit invers.

De tota manera, el procés de la comunicació també pot topar amb diverses barreres:

Pel que fa als tipus de comunicació, pot ser:

a) Comunicació oral i comunicació escrita

La aAAcomunicació oral és més ràpida i vivaç. Permet:

• emetre missatges més simples que fàcilment es poden complementar i enriquir amb expressions facials, gestos o el mateix to de veu, que no es poden incloure en un aAAmissatge escrit;

• confirmar de forma gairebé instantània que s'ha entès cada missatge, perquè podem obtenir un retorn immediat, i si escau, esmenar o reforçar el missatge original quan l'interlocutor ens faci preguntes o demani aclariments.

La comunicació escrita permet:

• transmetre missatges més detallats;

• explicar coses més complexes i que demanen més atenció del receptor;

• preparar els missatges escrits amb temps, repassar i organitzar abans d'emetre'ls;

• que el receptor esperi el moment més adequat per llegir-los i que els repassi tantes vegades com sigui necessari.

En el cas concret del correu electrònic, un dels grans avantatges que té és que permet que el procés de comunicació s'executi quan convé a les persones interessades. L'emissor el pot escriure i transmetre quan ho considera més oportú, i el receptor el pot llegir també en el moment més adequat. A diferència del telèfon, per exemple, no té per què interrompre l'activitat que realitza el receptor en el moment de rebre el missatge.

b) Comunicacions formals i comunicacions informals

En general, utilitzem mètodes de comunicació formal:

• quan hem de transmetre un missatge a un grup important de gent, o bé

• quan la importància del missatge requereix que en quedi alguna mena de constància.

En aquests casos, utilitzem documents escrits, completats amb diagrames, gràfics, imatges, etc. El suport pot ser el paper, però cada dia és més freqüent la utilització de suports electrònics.

Les comunicacions informals, no obstant això, són de vital importància per a les relacions personals, dins de l'equip de treball i amb altres parts, per la qual cosa també és important que la direcció del projecte tingui les habilitats necessàries per desenvolupar-les amb efectivitat.

Per tal de desenvolupar-la adequadament, és molt aconsellable treballar i practicar l'escolta activa.