4. La gestió de la comunicació del projecte (resum)

El projecte ha de tenir els processos d'intercanvi d' informació necessaris perquè es desenvolupi correctament.

Aquests processos han d'assegurar que la informació necessària és generada, recollida, distribuïda i emmagatzemada en el lloc i en el moment apropiats.

La direcció del projecte ha d'assegurar-se que es defineixen els processos de comunicació adequats per al desenvolupament del projecte amb efectivitat i eficiència.

La planificació de la comunicació ha de tenir en compte les necessitats de l'organització originària, de l'organització del projecte, del destinatari del resultat del projecte –i d'altres parts interessades–, i s'ha de concretar quan és necessari en un pla de comunicació documentat.

El pla de comunicació ha d'especificar:

• La informació que es comunicarà formalment.

• Els mitjans que s'utilitzaran per transmetre la informació.

• La freqüència de la comunicació.

El pla de comunicació ha de tenir en compte el format, el llenguatge i l'estructura dels documents i registres del projecte, perquè siguin compatibles per a totes les parts internes i externes que els han d'utilitzar.

La direcció del projecte ha d'identificar les seves necessitats d'informació, les de la resta de l'equip, i les d'altres parts interessades, i establir un sistema adequat de gestió de la informació.

A aquest efecte, la direcció ha de definir:

• Les fonts d'informació internes i externes.

• Els procediments per preparar, recollir, identificar, classificar, actualitzar, distribuir, presentar, emmagatzemar, protegir, recuperar, mantenir i destruir la informació.

• Els procediments per assegurar la protecció de les dades personals i altra informació confidencial, d'acord amb la normativa legal vigent.

Els objectius de la gestió de la informació del projecte són:

• Facilitar les relacions entre les parts participants i interessades en el projecte.

• Registrar l'evolució del treball i les modificacions que es produeixin.

• Documentar l'estat final del sistema per permetre el manteniment d'aquest sistema.

• Deixar constància dels costos i dels temps de treball, perquè serveixin de referència per a projectes posteriors.

La documentació bàsica que cal emmagatzemar pot agrupar-se en els blocs següents:

1) Informació de la planificació del projecte. Informe de planificació, programació de les activitats, etc.

2) Informació del seguiment del projecte. Informes periòdics d'avaluació de l'estat del projecte, si escau amb les correccions necessàries per resoldre els problemes que es detectin. Serveixen de base per informar de l'avenç del projecte les parts interessades en les reunions de seguiment. A més, una vegada acabat el projecte facilita el procés d'avaluació ja que documenta les decisions adoptades i la justificació d'aquestes decisions.

3) Informació de les revisions del projecte. Recull els registres dels canvis significatius que obliguen a plantejar noves solucions tècniques, o modificacions de la planificació.

4) Informació del tancament del projecte. Correspon a tota la informació que cal recollir quan el projecte arriba al final per consolidar l'experiència adquirida, facilitar l'avaluació i possibilitar l'aprenentatge futur.

Les decisions que prenguin els òrgans de govern o de direcció de l'organització originària i de l'organització del projecte han de ser sempre documentats formalment.

Les reunions de treball s'han de desenvolupar de manera que n'assegurin l'efectivitat i eficiència, i també han de ser documentades.

Finalment, la direcció del projecte ha de controlar i revisar periòdicament el funcionament correcte del sistema de gestió de la comunicació, posant una atenció especial en els punts de relació entre l'equip de treball i altres parts interessades de l'organització d'origen.