-
1.- Cas 1. L'avaluació comença amb la planificació
- 1.1.- Planificació i necessitat de l'avaluació
- 1.2.- Pressupost del projecte
- 1.3.- Objectius del projecte
- 1.4.- Ara fes-ho tu: defineix els objectius
- 1.5.- Sistemes de control i avaluació
- 1.6.- Sistema d'indicadors
- 1.7.- Ara fes-ho tu: analitza els indicadors
- 1.8.- Proposta del sistema d'avaluació
- 1.9.- Ara fes-ho tu: analitza els objectius de l'avaluació
- 1.10.- Resultats del projecte: el procés d'avaluació
- 1.11.- Ara fes-ho tu: analitza el procés d'avaluació
- 1.12.- Resultats del projecte: el sistema de control
- 1.13.- Ara fes-ho tu: analitza el sistema de control
- 1.-
Cas 1. L'avaluació comença amb la planificació
- 1.1.- Planificació i necessitat de l'avaluació
- 1.2.- Pressupost del projecte
- 1.3.- Objectius del projecte
- 1.5.- Sistemes de control i avaluació
- 1.6.- Sistema d'indicadors
- 1.8.- Proposta del sistema d'avaluació
- 1.10.- Resultats del projecte: el procés d'avaluació
- 1.12.- Resultats del projecte: el sistema de control
El treball amb el "Cas 1. L'avaluació comença amb la planificació" promou el desenvolupament de la següent capacitat:
Adoptar un enfocament de l'avaluació de caràcter estratègic i orientat vers la millora dels processos i de la qualitat del treball, i també vers l'aprenentatge.
S'espera que el treball que el cas planteja et permeti desenvolupar els següents objectius:
Detectar quins són els aspectes més importants que considerar en l'avaluació d'un projecte.
Saber fixar l'atenció de l'avaluació dels projectes en els elements susceptibles de millora.
Reflexionar sobre les conseqüències que té l'adopció d'un determinat enfocament estratègic en el projecte.
Aquest és el mapa conceptual del curs Avaluació de projectes. En el "Cas 1. L'avaluació comença amb la planificació" es treballen els següents conceptes i les seves relacions:
Avaluabilitat
Grau en què un projecte pot ser objecte d'avaluació.
Coneixement
Capacitat d'incorporar noves experiències i informació que permet als subjectes prendre decisions i actuar.
Dada
Valor objectiu obtingut respecte d'un fet, un esdeveniment o una situació.
Efectivitat
Grau en què s'han assolit els efectes previstos d'un projecte.
Eficàcia
Grau en què s'han assolit els resultats immediats esperats d'un projecte.
Eficiència
Relació entre els costos aplicats en un projecte i els resultats que s'han assolit.
Impacte
Modificació o alteració d'una realitat produïdes pel desenvolupament d'un projecte.
Indicador
Dada o conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un procés o d'una activitat.
Informació
Dades relacionades, categoritzades i contextualitzades, amb significació i utilitat, i que poden modificar la percepció i la valoració que es fa d'un fet, un esdeveniment o una situació.
Outcome
Efecte produït en un entorn determinat pel resultat immediat o output d'un projecte.
Output
Resultat immediat produït per una activitat, un procés o un projecte.
Part interessada
Persona o grup de persones amb interès en algun dels aspectes del projecte.
Procés
Conjunt de recursos i activitats interrelacionades que transformen elements d'entrada en elements de sortida.
Projecte
Procés únic que consisteix en un conjunt d'activitats coordinades i controlades, amb dates d'inici i acabament, que es duen a terme per assolir un objectiu d'acord amb uns requisits específics, els quals inclouen els compromisos de terminis, costos i recursos.
Quadre de comandament
Eina de gestió que facilita la presa de decisions i que recull un conjunt coherent d'indicadors que proporcionen a l'alta direcció i a altres responsables una visió comprensible del projecte o de la seva àrea de responsabilitat.
Rendició de comptes
Responsabilitat de respondre sobre la justificació de l'execució d'un projecte i de les condicions en què s'ha dut a terme, davant de les diferents parts interessades.
Bibliografia
DRUDIS, A. (1999) Gestión de proyectos. Cómo organizarlos, planificarlos y dirigirlos. Barcelona: Ediciones Gestión 2000.
HEERKENS, G. R. (2002) Gestión de proyectos. Defina un proyecto, seleccione un equipo, mantenga el control. Madrid: McGraw-Hill.
PEÑARA BRAND, J. (1991) Dirección y gestión de proyectos. Madrid: Ediciones Díaz de Santos.
Pàgines web
Consorci AOC
Pots trobar informació sobre l'LAECSP i sobre altra normativa sobre administració electrònica.Ministeri de Política Territorial i Administració Pública
Pots trobar informació sobre l'FEOSL.
- 1.1.- Planificació i necessitat de l'avaluació
- 1.2.- Pressupost del projecte
- 1.3.- Objectius del projecte
- 1.4.- Ara fes-ho tu: defineix els objectius
- 1.5.- Sistemes de control i avaluació
- 1.6.- Sistema d'indicadors
- 1.7.- Ara fes-ho tu: analitza els indicadors
- 1.8.- Proposta del sistema d'avaluació
- 1.9.- Ara fes-ho tu: analitza els objectius de l'avaluació
- 1.10.- Resultats del projecte: el procés d'avaluació
- 1.11.- Ara fes-ho tu: analitza el procés d'avaluació
- 1.12.- Resultats del projecte: el sistema de control
- 1.13.- Ara fes-ho tu: analitza el sistema de control
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Copyright:
Diputació de Barcelona
Què és avaluar?
Avaluar un projecte és el procés de treball pel qual s'analitza informació que permet valorar els aspectes del projecte que es consideren significatius, en especial els resultats que ha assolit, en quines condicions ho ha fet, i quins aprenentatges pràctics s'han extret per a la millora.
L'avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari perquè permet comprovar el grau en què s'han assolit els seus objectius inicials, i adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
A més, l'avaluació ens pot ajudar també a saber quin ha estat el grau de qualitat assolit amb el projecte.
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) cal afegir també la necessitat de retre comptes davant de totes les parts interessades.
Avaluació econòmica
Normalment, l'avaluació econòmica del projecte se centrarà en dos aspectes o vessants:
L'execució del pressupost del projecte, que es fa a partir de la comparació entre el pressupost inicial previst i el pressupost real executat. Les desviacions que es puguin donar per cada concepte pressupostari han de ser convenientment analitzades i explicades.
L'eficiència del projecte, és a dir, la relació entre els costos i els resultats que s'han assolit.
Avaluació dels resultats
L'avaluació dels resultats concentra la seva atenció sobre els resultats obtinguts amb el desenvolupament del projecte.
L'avaluació dels resultats s'ha de fer a tres nivells:
Resultats immediats del projecte (outputs): són els resultats directes obtinguts per l'execució dels processos de treball programats. El grau en què s'han assolit els resultats immediats o directes previstos és l'eficàcia del projecte.
Impacte final derivat de la realització del projecte. Es vincula amb l'anàlisi de si s'han resolt o no les necessitats que van determinar que el projecte es portés a la pràctica.
Resultats del projecte a mitjà termini (outcomes): es corresponen amb l'efecte que els resultats directes tenen sobre la necessitat que es pretenia cobrir amb el projecte. El grau en què s'han assolit els efectes previstos amb el projecte és la seva efectivitat.
El control del projecte
El control del projecte ha de començar en el mateix moment en què s'inicia l'execució de les activitats planificades.
Aquest control ha de consistir en dues actuacions bàsiques:
Monitoritzar les activitats, és a dir, saber què passa i quins resultats s'obtenen de cada tasca programada.
Registrar les dades significatives obtingudes, d'acord amb el mètode i amb els criteris de recollida d'informació que s'hagi previst.
Indicadors i quadres de comandament
Un indicador és una dada o un conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un projecte.
Els indicadors són un dels instruments emprats més habitualment per al control i la posterior avaluació dels projectes, entesos com a un tipus peculiar de procés.
El sentit d'establir indicadors per a un projecte és obtenir informació significativa sobre com es desenvolupa per tal de poder rectificar-lo si s'escau, avaluar-lo i millorar-lo.
Per tal que siguin útils, els indicadors han de ser rellevants, quantificables, comparables, fiables i fàcils de mantenir, entre altres característiques.
Habitualment, els indicadors s'agrupen i es mostren sintèticament en quadres de comandament que presenten la informació d'una forma agregada i pràctica per a la presa de decisions per part de les persones responsables del projecte i altres parts interessades.
Així, els indicadors i els quadres de comandament són eines indispensables per dirigir un projecte i assolir els objectius previstos.
El procés d'avaluació
L'avaluació ha de tenir en compte tots aquells aspectes que s'hagin determinat com a significatius durant la fase de planificació, en especial considerant els punts de vista dels diferents grups d'interès.
Normalment, s'hauran de considerar com a mínim els següents aspectes del projecte:
El desenvolupament tècnic.
L'execució real de la programació pel que fa a la temporalització i als recursos.
L'execució del pressupost i els costos reals del projecte.
El grau d'eficàcia del sistema de control.
Les incidències produïdes en la gestió de la informació, la comunicació i les relacions amb les diferents parts interessades, així com la forma en què han estat tractades.
El desenvolupament i el funcionament de l'equip de treball del projecte.
Els problemes identificats i les solucions aportades per a la seva resolució, en relació amb els riscos previstos.
Informe final
Tots els aspectes a considerar en l'avaluació s'han de recollir en un informe o memoràndum final del projecte, que haurà d'estar a disposició de les persones que integren l'equip, de les altres parts interessades que correspongui i, en especial, de l'òrgan que va formular l'encàrrec del projecte.
L'informe d'avaluació és una eina útil per sintetitzar les conclusions de l'avaluació del projecte, i en especial si aquest ha assolit els seus objectius i els aprenentatges que s'han assolit, però també pot servir per ajudar a la comunicació d'aquestes conclusions.
Per què avaluar?
L'avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari, perquè permet:
Comprovar el grau en què s'han assolit els seus objectius inicials.
Adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
Conèixer el grau de qualitat assolit amb el projecte.
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) s'ha d'afegir també la necessitat de "retre comptes" davant de totes les parts interessades.
Projecte de modernització administrativa de l'Ajuntament
Benvolguts i benvolgudes,
La Llei 11/2007, d'accés dels ciutadans als serveis públics (LAECSP), suposa un canvi molt important en la forma com s'ha de relacionar l'Administració amb la ciutadania. Fins a aquest moment, l'administració electrònica era una possibilitat, i ara és ja una obligació.
És cert que en molts terrenys fa temps que hem avançat en aquesta matèria: el nostre web és un mitjà normal de comunicació i proporciona molta informació sobre la realització de tràmits administratius.
Però també cal reconèixer que en aquests moments no es pot fer cap tràmit a través d'Internet. Des de la perspectiva interna, el funcionament de l'Ajuntament es basa encara en l'ús del paper, complementat en ocasions amb documents digitalitzats i l'ús informal del correu electrònic.
Ha arribat ja el moment de fer un salt qualitatiu en tots dos àmbits, i per això l'Ajuntament es proposa posar en marxa a inicis de l'any vinent un nou web, anomenat "seu electrònica", que permeti a la ciutadania fer els tràmits més sol·licitats, a més d'implantar internament noves aplicacions informàtiques per a la gestió d'expedients.
S'ha de tenir en compte que aquest projecte que ara iniciem no té només caràcter tecnològic, encara que la tecnologia en sigui una peça molt important. És un projecte organitzatiu que vol canviar formes de funcionar, i tindrà impacte en la cultura, en les tasques quotidianes i en la definició dels llocs de treball. A més, farà que ens haguem de replantejar criteris i ordenances vigents o crear-ne de nous.
El que es pretén, en definitiva, és simplificar els processos, augmentar l'accessibilitat i incrementar la transparència de l'Administració, per guanyar en qualitat de cara a la ciutadania.
Per dur endavant el projecte, l'equip de govern ha decidit crear una Oficina de Modernització Administrativa, amb funcions de planificació, lideratge, control i avaluació, i contractar una empresa de consultoria que li donarà suport tècnic.
Aprofitarem també, en una conjuntura en què els recursos econòmics de les administracions són cada dia més escassos, l'oportunitat que ens ofereix el Fons Estatal per a l'Ocupació i la Sostenibilitat Locals (FEOSL), que finançarà els projectes.
Finalment, vull insistir en el caràcter organitzatiu del projecte, i per tant explicitar la necessitat de la participació i la col·laboració de tot el personal. En alguns casos es demanarà la vostra contribució en tasques concretes i haureu d'aprendre noves formes de treballar; en d'altres, us limitareu d'entrada a ser partícips d'una nova forma de treball. A uns i altres us demano el vostre suport al projecte.
Salutacions cordials,
Salvador Montalbà
Regidor de règim intern
L'Oleguer prepara els documents d'avaluació
Pressupost del projecte de modernització administrativa
Exemple de quadre de comandament dels informes mensuals
Mapa conceptual
Cronograma del projecte de modernització administrativa
La ciutadania podrà fer tràmits administratius on-line
