1.1.- Planificació i necessitat de l'avaluació
|
El passat mes de febrer del 2010, el personal d'un ajuntament del Vallès Oriental va rebre un missatge de correu electrònic tramès pel regidor de Règim Intern, en Salvador Montalbà. En aquest missatge s'anunciava l'inici d'un projecte de modernització administrativa. Projecte de modernització administrativa de l'AjuntamentBenvolguts i benvolgudes, La Llei 11/2007, d'accés dels ciutadans als serveis públics (LAECSP), suposa un canvi molt important en la forma com s'ha de relacionar l'Administració amb la ciutadania. Fins a aquest moment, l'administració electrònica era una possibilitat, i ara és ja una obligació. És cert que en molts terrenys fa temps que hem avançat en aquesta matèria: el nostre web és un mitjà normal de comunicació i proporciona molta informació sobre la realització de tràmits administratius. Però també cal reconèixer que en aquests moments no es pot fer cap tràmit a través d'Internet. Des de la perspectiva interna, el funcionament de l'Ajuntament es basa encara en l'ús del paper, complementat en ocasions amb documents digitalitzats i l'ús informal del correu electrònic. Ha arribat ja el moment de fer un salt qualitatiu en tots dos àmbits, i per això l'Ajuntament es proposa posar en marxa a inicis de l'any vinent un nou web, anomenat "seu electrònica", que permeti a la ciutadania fer els tràmits més sol·licitats, a més d'implantar internament noves aplicacions informàtiques per a la gestió d'expedients. S'ha de tenir en compte que aquest projecte que ara iniciem no té només caràcter tecnològic, encara que la tecnologia en sigui una peça molt important. És un projecte organitzatiu que vol canviar formes de funcionar, i tindrà impacte en la cultura, en les tasques quotidianes i en la definició dels llocs de treball. A més, farà que ens haguem de replantejar criteris i ordenances vigents o crear-ne de nous. El que es pretén, en definitiva, és simplificar els processos, augmentar l'accessibilitat i incrementar la transparència de l'Administració, per guanyar en qualitat de cara a la ciutadania. Per dur endavant el projecte, l'equip de govern ha decidit crear una Oficina de Modernització Administrativa, amb funcions de planificació, lideratge, control i avaluació, i contractar una empresa de consultoria que li donarà suport tècnic. Aprofitarem també, en una conjuntura en què els recursos econòmics de les administracions són cada dia més escassos, l'oportunitat que ens ofereix el Fons Estatal per a l'Ocupació i la Sostenibilitat Locals (FEOSL), que finançarà els projectes. Finalment, vull insistir en el caràcter organitzatiu del projecte, i per tant explicitar la necessitat de la participació i la col·laboració de tot el personal. En alguns casos es demanarà la vostra contribució en tasques concretes i haureu d'aprendre noves formes de treballar; en d'altres, us limitareu d'entrada a ser partícips d'una nova forma de treball. A uns i altres us demano el vostre suport al projecte. Salutacions cordials, Salvador Montalbà Regidor de règim intern El mateix mes de febrer, la Junta de Govern Local va nomenar cap de l'Oficina de Modernització Administrativa i responsable del projecte l'Oleguer Roca, un dels tècnics de l'Ajuntament que s'havia reincorporat recentment després d'un període d'excedència. A més, va assignar a l'oficina una tècnica auxiliar per donar suport a l'Oleguer. La primera reunió de l'Oleguer amb el seu regidor va tenir lloc poc després de la tramesa del missatge al personal, i entre altres temes van parlar el següent: Salvador: —El projecte de modernització ha de suposar un salt endavant en el funcionament de l'Ajuntament, com ho va ser fa tres anys la posada en marxa de l'Oficina d'Atenció a la Ciutadania. Oleguer: —L'OAC es va posar en marxa just abans de la meva excedència. Però si no recordo malament, es va preparar durant uns dos anys, la primera meitat del mandat 2003-2007. Ara, en canvi, només disposem d'un any. Salvador: —Bé, hem acotat el projecte a un any condicionats pel finançament de l'FEOSL. Però som conscients que haurà de tenir continuïtat i que tot no es podrà assolir en aquests dotze mesos. Per això és important controlar bé el projecte i fer-ne una bona avaluació. En cert sentit, aquest serà un projecte pilot i tu, al capdavant de l'Oficina de Modernització Administrativa, hauràs de continuar tenint en compte els resultats que s'assoleixin i la valoració que se'n faci. Oleguer: —Així ho he entès jo també. Però quan dius que se n'ha de fer l'avaluació, a què et refereixes? Salvador: —Sobretot a comprovar que s'han assolit els objectius, però també m'interessa molt saber si anem avançant en el canvi en les formes de treballar de l'Ajuntament. Oleguer: —Molt bé, ho tindré en compte. Salvador: —El primer que necessitaré és que em facis una proposta de planificació del projecte perquè l'aprovi la propera Junta de Govern. Almenys el tema del finançament el tenim lligat amb les subvencions de l'FEOSL i la de la Generalitat. Oleguer: —D'acord, em poso ja mateix mans a l'obra. Consulta l'apartat de material conceptual que et suggerim al marge per comprendre aquesta part del cas. |
Per saber-ne més
Pots trobar informació sobre l'LAECSP i sobre altra normativa sobre administració electrònica al web Consorci AOC, i sobre l'FEOSL al web del Ministeri de Política Territorial i Administració Pública. Documents
La lectura de l'apartat Preparar l'avaluació et donarà algunes pistes sobre els aspectes que l'Oleguer ha de tenir pressents en aquesta planificació: què és, per què, què, qui i com planificar l'avaluació. |
Què és avaluar?Avaluar un projecte és el procés de treball pel qual s'analitza informació que permet valorar els aspectes del projecte que es consideren significatius, en especial els resultats que ha assolit, en quines condicions ho ha fet, i quins aprenentatges pràctics s'han extret per a la millora. L'avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari perquè permet comprovar el grau en què s'han assolit els seus objectius inicials, i adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
A més, l'avaluació ens pot ajudar també a saber quin ha estat el grau de qualitat assolit amb el projecte. En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) cal afegir també la necessitat de retre comptes davant de totes les parts interessades. |
1.2.- Pressupost del projecte
|
Com li havia indicat el regidor a l'Oleguer, el projecte tenia un pressupost ja elaborat, que comptava amb el finançament de la major part de les despeses previstes gràcies a subvencions externes i a una petita aportació de l'Ajuntament. Per aquest motiu, l'Oleguer va considerar que la vessant econòmica de la planificació, que es mostra al següent quadre, ja estava feta.
Llegeix l'apartat de material conceptual que et suggerim al marge. T'ajudarà a comprendre aquesta part del cas. Amb aquest escenari pressupostari, l'Oleguer va posar immediatament en marxa l'adjudicació de dos contractes:
Ambdós es van tramitar per la via d'urgència. |
Documents
Per saber què ha de tenir en compte l'Oleguer sobre el pressupost del projecte d'avaluació, llegeix el document L'avaluació econòmica del projecte. |
Avaluació econòmicaNormalment, l'avaluació econòmica del projecte se centrarà en dos aspectes o vessants:
|
1.3.- Objectius del projecte
|
Així, l'Oleguer es va poder concentrar en altres aspectes de la planificació del projecte. En primer lloc, es va centrar en els objectius: durant la conversa amb el regidor ja havia copsat clarament que l'objectiu general exposat pel regidor a la seva comunicació era molt ambiciós, sobretot tenint en compte que el finançament extern imposava el 31 de desembre del 2010 com a termini màxim d'execució del projecte. Tot i que, seguint les pautes del regidor, el projecte tindria continuïtat, era necessari concretar una mica més aquest objectiu. Després de demanar consell a alguns col·legues d'altres ajuntaments que havien participat en projectes similars, l'Oleguer va formular el següent:
L'objectiu general del projecte, exposat pel regidor, es concreta en la implantació a la seu electrònica dels tretze tràmits administratius més demanats per la ciutadania, i que seran operatius a partir de l'1 de gener del 2011. A més, els tretze tràmits s'hauran de poder fer íntegrament amb el nou gestor d'expedients i amb les eines informàtiques complementàries.
Aquest objectiu va ser aprovat per la Junta de Govern Local tal com va ser formulat per l'Oleguer, junt amb el cronograma del projecte, que era el següent:
 Els tretze tràmits a implantar a la seu electrònica van ser seleccionats pels diferents serveis municipals, tenint en compte dues variables:
El material conceptual que et proposem t'ajudarà a comprendre aquesta part del cas. |
Documents
Per entendre la importància de concretar els objectius del projecte abans de planificar la seva avaluació, llegeix amb atenció els apartats L'avaluació dels resultats del projecte i Què avaluar?. |
Avaluació dels resultatsL'avaluació dels resultats concentra la seva atenció sobre els resultats obtinguts amb el desenvolupament del projecte. L'avaluació dels resultats s'ha de fer a tres nivells: Resultats immediats del projecte (outputs): són els resultats directes obtinguts per l'execució dels processos de treball programats. El grau en què s'han assolit els resultats immediats o directes previstos és l'eficàcia del projecte. Impacte final derivat de la realització del projecte. Es vincula amb l'anàlisi de si s'han resolt o no les necessitats que van determinar que el projecte es portés a la pràctica. Resultats del projecte a mitjà termini (outcomes): es corresponen amb l'efecte que els resultats directes tenen sobre la necessitat que es pretenia cobrir amb el projecte. El grau en què s'han assolit els efectes previstos amb el projecte és la seva efectivitat. |
1.4.- Ara fes-ho tu: defineix els objectius
|
Després d'haver llegit el plantejament del cas fins al moment:
Es tracta d'una activitat en dos moments:
|
Idea principal
Et proposem una dinàmica en dos moments. En el primer, resol individualment la qüestió plantejada. En el segon, estableix un debat amb els/les companys/es del curs. El/la tutor/a, a la plataforma, et proporcionarà oportunament les indicacions. Documents
La lectura del document Preparar l'avaluació t'ajudarà en la resolució d'aquesta activitat. |
1.5.- Sistemes de control i avaluació
|
A continuació, l'Oleguer va passar a definir els sistemes de control i d'avaluació del projecte. A tal efecte, va poder comptar amb la col·laboració del Roger, responsable de l'empresa de consultoria organitzativa que s'havia contractat. Oleguer: –A l'Ajuntament no disposem de cap departament d'organització, qualitat o similar. Per això penso que serà millor que vosaltres us encarregueu directament de donar resposta a la petició del regidor de preveure el control i la planificació del projecte. Roger: –D'acord. En breu et farem arribar una proposta de sistema de control. Oleguer: –Perfecte. D'aquesta manera jo podré concentrar-me en el meu paper de coordinador del projecte i en el de facilitador del treball de l'empresa de consultoria tecnològica per a l'anàlisi, la millora, la parametrització i la implantació dels tretze tràmits administratius en les noves aplicacions informàtiques. La proposta de l'empresa consultora es va definir en un sistema de control del projecte. Sistema de control del projecteEl control del projecte es farà mitjançant tres nivells de seguiment:
A proposta de la consultora d'organització, el control del projecte es concentrarà també en els dos aspectes següents:
Revisa el material conceptual que et proposem per comprendre aquesta part del cas. |
Documents
Reflexiona sobre la importància de definir qui ha d'efectuar l'avaluació i com s'ha de portar a terme el control del projecte llegint els apartats Qui ha de fer l'avaluació? i Controlar el projecte. |
El control del projecteEl control del projecte ha de començar en el mateix moment en què s'inicia l'execució de les activitats planificades. Aquest control ha de consistir en dues actuacions bàsiques:
|
1.6.- Sistema d'indicadors
|
Per facilitar el treball de la comissió de seguiment i de la Junta de Govern, es va definir també un sistema d'indicadors per al seguiment del projecte basat en la valoració de l'estat d'execució dels tres vessants del projecte (processos administratius, adaptació normativa i canvis tecnològics), i en una valoració global. En el seu informe resum mensual, la mateixa Oficina de Modernització Administrativa haurà d'actualitzar els indicadors, considerant la informació que li proporcionin els responsables de cada tasca. A proposta de l'empresa consultora, es crea un quadre de comandament a partir d'un indicador de l'estat d'execució de cadascun dels tres vessants del projecte i de la situació global. Cada indicador té en compte dos aspectes: la situació i l'evolució. Per mostrar el resultat de la valoració de cada indicador s'utilitza una combinació de colors i de fletxes.
 Quant a l'evolució o el canvi respecte de la situació del període precedent, s'indica amb fletxes:
Pel que fa a la situació, s'empren colors:
Et proposem la lectura del material conceptual que s'indica al marge. T'ajudarà a comprendre aquesta part del cas. |
Documents
Pots llegir l'apartat Instruments per a l'avaluació per recordar la importància dels indicadors i els quadres de comandament en l'avaluació de projectes. |
Indicadors i quadres de comandamentUn indicador és una dada o un conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un projecte.
Els indicadors són un dels instruments emprats més habitualment per al control i la posterior avaluació dels projectes, entesos com a un tipus peculiar de procés. El sentit d'establir indicadors per a un projecte és obtenir informació significativa sobre com es desenvolupa per tal de poder rectificar-lo si s'escau, avaluar-lo i millorar-lo. Per tal que siguin útils, els indicadors han de ser rellevants, quantificables, comparables, fiables i fàcils de mantenir, entre altres característiques. Habitualment, els indicadors s'agrupen i es mostren sintèticament en quadres de comandament que presenten la informació d'una forma agregada i pràctica per a la presa de decisions per part de les persones responsables del projecte i altres parts interessades. Així, els indicadors i els quadres de comandament són eines indispensables per dirigir un projecte i assolir els objectius previstos. |
1.7.- Ara fes-ho tu: analitza els indicadors
|
Reflexiona sobre el cas i respon:
Es tracta d'una activitat en dos moments:
|
Idea principal
En aquesta activitat se't proposa una dinàmica en dos moments. En el primer, resol individualment els interrogants. En el segon, intercanvia les respostes, revisa les d'un/a company/a i dóna-li un feedback. El/la tutor/a, a la plataforma, et proporcionarà oportunament les indicacions. Documents
La lectura del document Instruments per a l'avaluació et permetrà analitzar correctament els indicadors definits en aquest cas. |
1.8.- Proposta del sistema d'avaluació
|
El mateix Oleguer Roca va completar la planificació amb una proposta de sistema d'avaluació del projecte, que va ser també aprovada per l'equip de govern.
L'avaluació del projecte de modernització administrativa constarà de dos instruments que elaborarà el cap de l'Oficina de Modernització i que hauran de ser aprovats per la Junta de Govern Local:
Per fer aquests dos informes, l'Oleguer Roca utilitzarà els informes mensuals de l'Oficina de Modernització, així com les aportacions que hi faci la comissió de seguiment. Revisa el material conceptual que et proposem per comprendre aquesta part del cas. |
Documents
Pots reflexionar sobre si els instruments escollits per l'Oleguer per fer el seguiment del projecte són els adequats llegint els apartats Controlar el desenvolupament del projecte i Executar l'avaluació del projecte. |
El procés d'avaluacióL'avaluació ha de tenir en compte tots aquells aspectes que s'hagin determinat com a significatius durant la fase de planificació, en especial considerant els punts de vista dels diferents grups d'interès. Normalment, s'hauran de considerar com a mínim els següents aspectes del projecte:
Tots els aspectes a considerar en l'avaluació s'han de recollir
en un informe o memoràndum final del projecte, que haurà d'estar a disposició de les persones que integren l'equip, de les
altres parts interessades que correspongui i, en especial, de l'òrgan que va formular l'encàrrec del projecte.
L'informe d'avaluació és una eina útil per sintetitzar les conclusions
de l'avaluació del projecte, i en especial si aquest ha assolit els seus objectius i els aprenentatges que s'han assolit,
però també pot servir per ajudar a la comunicació d'aquestes conclusions.
|
1.9.- Ara fes-ho tu: analitza els objectius de l'avaluació
|
Segons el teu punt de vista fonamentat:
|
Idea principal
Aquesta activitat és de resolució individual. El/la tutor/a, a la plataforma, et proporcionarà oportunament les indicacions. Documents
Revisa els continguts dels apartats conceptuals Instruments per a l'avaluació, Controlar el desenvolupament del projecte i Executar l'avaluació del projecte. T'ajudaran a resoldre l'activitat. |
1.10.- Resultats del projecte: el procés d'avaluació
|
Durant la resta de l'any 2010, el projecte de modernització administrativa de l'Ajuntament va anar seguint el seu curs. Tal com preveia l'Oleguer Roca, la planificació va ser, en termes generals, massa optimista, però tot i així es va aconseguir enllestir la feina essencial en condicions de poder justificar adequadament les subvencions rebudes. El 7 de març es va posar en marxa la nova seu electrònica. 
A mitjan mes de març del 2011, l'Oleguer va elaborar els dos documents que havia previst a l'inici del projecte. Tot seguit et presentem un resum del seu contingut.
Resum de la memòria final del projecte
Resum de l'informe d'avaluacióEs considera que el projecte ha assolit els seus objectius en un grau acceptable, ja que s'han implantat les aplicacions informàtiques dins del termini, i són operatius (tot i que amb un retard de dos mesos) més del 75 per cent dels tràmits administratius previstos. S'han celebrat quatre de les nou reunions mensuals de la comissió de seguiment previstes. Des de l'octubre no s'ha tornat a reunir aquesta Comissió, per dificultats d'agenda, i la informació s'ha compartit per correu electrònic. Per continuar amb el procés de modernització, en fases posteriors caldrà tenir en compte que hi ha hagut dificultats importants en el procés de modelització dels tràmits, ja que els departaments municipals no han pogut dedicar-hi el temps necessari, i això ha provocat que sovint la feina feta pels consultors tecnològics s'hagués de rectificar; d'aquí l'origen de la demora de dos mesos. No es considera possible prescindir del suport d'aquests consultors per continuar amb la implantació de nous tràmits. |
Informe finalTots els aspectes a considerar en l'avaluació s'han de recollir en un informe o memoràndum final del projecte, que haurà d'estar a disposició de les persones que integren l'equip, de les altres parts interessades que correspongui i, en especial, de l'òrgan que va formular l'encàrrec del projecte. L'informe d'avaluació és una eina útil per sintetitzar les conclusions de l'avaluació del projecte, i en especial si aquest ha assolit els seus objectius i els aprenentatges que s'han assolit, però també pot servir per ajudar a la comunicació d'aquestes conclusions. |
1.11.- Ara fes-ho tu: analitza el procés d'avaluació
|
Després d'haver llegit com es va fer l'avaluació, reflexiona sobre les següents qüestions:
Es tracta d'una activitat en dos moments:
|
Idea principal
En aquesta activitat et proposem una dinàmica en dos moments. En el primer, resol individualment les qüestions plantejades. En el segon, estableix un debat amb els/les companys/es del curs. El/la tutor/a, a la plataforma, et proporcionarà oportunament les indicacions. Documents
Per ajudar-te en la resolució de l'activitat pots consultar els apartats Controlar el desenvolupament del projecte i Executar l'avaluació del projecte. |
1.12.- Resultats del projecte: el sistema de control
|
A finals de març del 2011, el regidor Salvador Montalbà va adreçar una nova comunicació al personal de l'Ajuntament informant d'aquestes fites, en la qual donava compte dels resultats obtinguts: "Benvolguts i benvolgudes, Com sabreu, el passat dilluns dia 7 de març es va posar en marxa la nova seu electrònica de l'Ajuntament, culminant el projecte de modernització administrativa iniciat ara fa un any. A més, gràcies a l'esforç realitzat s'han implantat les noves aplicacions informàtiques de registre d'entrades i sortides, de gestió d'expedients administratius, i de gestió de resolucions i acords d'òrgans de govern. La nova seu electrònica ofereix a la ciutadania la possibilitat de fer on-line deu tràmits, sense haver de desplaçar-se a l'Ajuntament. Els objectius s'han assolit i ara resta continuar amb el procés de modernització, implantant els tràmits pendents que s'han pogut redissenyar en els darrers mesos i incorporant de forma progressiva tots els tràmits administratius de l'Ajuntament. S'ha presentat ja la memòria justificativa del projecte a les administracions que han contribuït al seu finançament, dins del termini establert. Vull agrair-vos la vostra participació i predisposició al llarg del projecte, i encoratjar-vos que continueu col·laborant en les actuacions posteriors que caldrà anar realitzant. Salutacions cordials. Salvador Montalbà Regidor de règim intern" Et proposem la lectura del material conceptual que s'indica al marge. T'ajudarà a comprendre aquesta part del cas. |
Documents
Per reflexionar sobre els motius que ens han de portar a l'avaluació de projectes, llegeix amb atenció l'apartat Per què avaluar?. |
Per què avaluar?L'avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari, perquè permet:
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) s'ha d'afegir també la necessitat de "retre comptes" davant de totes les parts interessades. |
1.13.- Ara fes-ho tu: analitza el sistema de control
|
Un cop finalitzada la lectura d'aquest cas, respon les següents preguntes:
Es tracta d'una activitat en dos moments:
|
Idea principal
En aquesta activitat et proposem una dinàmica en dos moments. En el primer, estableix un debat amb els/les teus/ves companys/es sobre les qüestions plantejades. En el segon, redacta breument les teves impressions i envia al tutor/a un arxiu amb les conclusions. El/la tutor/a, a la plataforma, et proporcionarà oportunament les indicacions. Documents
La lectura de l'apartat Per què avaluar? et permetrà resoldre correctament l'activitat. |