Perquè hi hagi una reunió, tan sols calen dues persones. Aquesta és doncs la unitat mínima necessària. Dues persones… i la voluntat de reunir-se!
Una reunió ha de tenir un objectiu, i un nombre de participants adequat que en facilitin l'assoliment. El nombre d'assistents és, doncs, un factor rellevant per garantir-ne un bon desenvolupament.
En ocasions un nombre petit pot dificultar la representació o la generació d'idees i l'aportació de punts de vista; per contra, un massa elevat pot dificultar-ne la gestió.
El nombre ideal dependrà, en última instància, de:
Un dels primers passos en la planificació d'una reunió és determinar i decidir qui hi ha de participar. Per tal de garantir que prenem la decisió més adequada, ens podem preguntar:
Amb voluntat purament il·lustrativa, el nombre de persones adient, en funció de la tipologia, pot situar-se entre els paràmetres següents:
Quan el cap de departament reuneix tots els components per informar sobre el trasllat a unes noves instal·lacions.
Reunió del regidor d'urbanisme amb els promotors i arquitectes que s'encarregaran de la construcció d'un parc infantil al barri per determinar les dates d'inici i final del projecte i per tancar els pressupostos.
Quan es fa una reunió amb els representants d'una associació de veïns per discutir les activitats que l'ajuntament i els veïns consideren prioritàries per a aquesta zona.
Reunió del regidor d'esports amb els representants dels empleats de la piscina municipal per determinar els horaris de treball.
Reunió de l'alcalde amb els regidors per resoldre les competències de cada un en una determinada matèria.
Reunió entre els responsables de cada àrea per elaborar el projecte de millora de l'eficàcia energètica d'un local destinat a escola bressol.
Perquè una reunió sigui productiva cal definir els rols que assumirà cada persona i informar cadascuna de les responsabilitats inherents al rol que tenen.
Una vegada identificades les persones assistents, caldrà assignar els rols necessaris per al bon funcionament de la reunió:
Sempre que sigui possible, es facilitarà que cada rol sigui assumit per una persona diferent. Tot i que, és possible que una mateixa persona assumeixi més d'un rol. En aquests casos, és important que diferenciï les diverses tasques i habilitats inherents a cada rol.
Associem amb facilitat que, en una reunió, cal participar-hi activament. Per poder fer-ho, és requisit imprescindible escoltar les aportacions de les altres persones i tenir clares algunes claus per escoltar millor.
En el document L'escolta: s'escolta per entendre es fan alguns suggeriments per ajudar-te a escoltar millor.