Per molt acuradament que es preparin les reunions, és possible que hi sorgeixen alguns problemes. Cal parar especial atenció a:
En aquests casos, és d'especial rellevància que el facilitador posi en pràctica les habilitats exposades anteriorment.
Tenir unes normes de funcionament clares i compartides facilita de manera notable el bon desenvolupament de la reunió. En aquells grups que es reuneixen de forma habitual, és aconsellable establir per escrit aquestes normes per tal de poder-s'hi remetre quan sigui necessari. Per a grups que es reuneixen esporàdicament o de forma singular, és suficient enunciar-les oralment a l'inici.
Els aspectes bàsics són:
És possible que en el transcurs de la reunió s'assignin tasques concretes a participants. El facilitador procurarà que:
És recomanable que les persones que es converteixin en responsables d'una acció siguin presents a la reunió.
En el cas que la tasca s'encarregui a una persona no present a la reunió, caldrà garantir els mecanismes per facilitar-li la informació i verificar que assumeix l'encàrrec en el menor temps possible. Aquesta segona opció presenta algunes dificultats ja que, si per qualsevol motiu la persona designada no pogués o no volgués assumir l'encàrrec, hi hauria un impacte en les previsions.
Resumint, la moderació ideal és aquella que passa desapercebuda. El facilitador ha de poder disposar d'un bon ventall d'eines per assegurar que el procés de la reunió s'orienta a assolir l'objectiu previst. Actua com un moderador d'un programa de televisió, que té com a finalitat que es compleixi el guió.