L'espai és un recurs escàs. Ben segur que tot sovint ens reunim a “la” sala de reunions, aquell espai que tenim més avinent i on acostumem a dur a terme totes les reunions.
Quan es planifica la reunió, s'atorga absoluta prioritat a l'objectiu i als participants i releguem l'espai a un segon terme. Malgrat tot, aquest últim juga un paper fonamental en la dinàmica i el bon desenvolupament de la reunió.
Un espai determinat afavoreix o dificulta determinades activitats o l'ús efectiu de certes metodologies. Per triar el lloc de reunió es tindran en compte diferents aspectes que facilitaran el correcte desenvolupament de la trobada:
La proximitat de la sala de reunions als llocs de treball dels convocats acostuma a ser un factor important, ja que estalvia temps de desplaçament.
La proximitat és adient, doncs, per a reunions de curta durada, però caldrà plantejar-se la seva idoneïtat per a reunions que es prevegi que siguin llargues.
Aquesta mateixa proximitat pot ser la font d'interrupcions i retards. Si els participants estan fàcilment localitzables, poden ser requerits amb més facilitat, i durant les pauses, si n'hi ha, és possible que tornin al seu lloc de treball a trucar, consultar el correu electrònic o comentar alguns temes amb companys o amb l'equip, dificultant així la interacció entre els convocats a la reunió i, sovint, retardant la seva represa.
Tal com ja s'ha afirmat, algunes dinàmiques de facilitació necessiten un determinat espai físic. Algunes distribucions són més comunes que altres. Les distribucions més habituals són: