Com ja s'ha vist anteriorment, una bona planificació és clau per assolir aquesta finalitat a través d'un procés que optimitzi el temps i el resultat. Un element important per optimitzar aquest procés és l'ús de materials de suport.
La base de les reunions és l'intercanvi d'idees, la generació de propostes i la suma d'aportacions per assolir un objectiu.
Es distingeix tres fases:
Per tal d'agilitzar la reunió, es pot plantejar que els participants hagin llegit o preparat informació prèvia.
L'ús de materials de suport ajuda en gran mesura a optimitzar el temps i el resultat de les reunions i, per fer-les encara més àgils, s'ha de tenir present la consulta d'informació prèvia per part dels assistents.
En aquest cas cal tenir en compte el següent:
A nivell logístic caldrà preveure temps suficient per rebre, elaborar i reproduir la documentació necessària per a la reunió per tal de garantir que les còpies estiguin disponibles en començar la reunió.
El material necessari per a la reunió ha d'estar disponible i accessible abans de començar-la.
Un dubte habitual és si resulta millor lliurar el material a l'inici de la sessió, durant la sessió o en acabar, i si cal lliurar-lo tot alhora o en blocs.
Aquí s'inclou tant el material escrit o electrònic com el de suport: flipchart i paper suficient, retoladors per al flipchart, bolígrafs, paper, carpetes, aigües, i el material específic per a les dinàmiques previstes (post-its, cartolines de colors, etc.).
Per tal de prendre la decisió més adequada, es proposa algunes consideracions:
Atenció amb la tecnologia! És una gran aliada, però pot jugar males passades. Si cal algun suport tecnològic o l'accés a Internet, s'haurà de verificar prèviament que estigui disponible i en funcionament.
És important també tenir la referència de la persona a qui cal recórrer en cas de necessitar suport tècnic. Si es porta un suport electrònic (CD, DVD, pendrive…), caldrà verificar que les versions de software són compatibles.
Si durant la reunió s'utilitza algun material que no s'ha distribuït als assistents i es valora que és interessant que el tinguin, seria bo fer constar a l'acta qui el farà arribar i en quin termini. Es recomana que s'actuï com si fos una tasca assignada a una persona.
En algunes reunions es produeixen documents o presentacions o bé es recopila informació d'utilitat per a les persones assistents. Si en el transcurs de la reunió es decideix que aquesta informació es remet als/a les participants, caldrà fer-ho a la major brevetat possible.
En aquest sentit és recomanable decidir:
Si el material per distribuir amb posterioritat a la reunió és el resultat de diverses aportacions dels participants, és aconsellable decidir: