Com tractar les situacions difícils?
1.- Com tractar les situacions difícils?
1.3.- Com tractar una reclamació?
3 de 6
Índex
Objectius
Bibliografia
Webs
Objectius
  1. Conèixer els tipus de conflictes més habituals en l'atenció al ciutadà.
  2. Reaccionar correctament davant d'una crítica, un desacord o una reclamació.
  3. Conèixer i gestionar adequadament les pròpies emocions en situacions difícils.
  4. Conèixer les conductes que no són adequades en una situació difícil.
  5. Conèixer les conductes que són adequades en una situació difícil.
Bibliografia
  • CABANA, G. (2008) ¡Cuidado! Tus gestos te traicionan. Barcelona: Editorial Sirio.
    La comunicació no és només un intercanvi verbal, també inclou el to de veu, les actituds i les gesticulacions. Cal comprendre aquests elements que formen part indissociable de la comunicació per millorar la nostra capacitat de comunicar-nos amb èxit. Guy Cabana exposa aquesta tesi de forma entretinguda en aquest llibre amb nombrosos exercicis pràctics.

  • CASTANYER, O. (1998) La asertividad: expresión de una sana autoestima. Biscaia: Desclée de Brouwer.
    En aquest llibre de l'Olga Castanyer trobarem la manera de desenvolupar una sana autoestima practicant l'assertivitat en les nostres relacions interpersonals. Si ens respectem nosaltres també respectarem els altres i farem valer els nostres drets sense trepitjar els drets dels altres. En aquest llibre trobaràs exemples i exercicis i un manual de 154 pàgines sobre el desenvolupament de l'autoestima mitjançant l'assertivitat.

  • DAVIS, F. (1998) La comunicació no verbal. Madrid: Alianza Editorial. Col·lecció "El Libro de Bolsillo".
    Tot un clàssic de la comunicació no verbal de ràpida lectura. Flora Davis fa un inventari de les tècniques utilitzades per psicòlegs, antropòlegs i etòlegs sobre la comunicació no verbal de les emocions i de la informació.

  • ELLIS, A. (1999) Controle su ira antes de que ella le controle a usted: como dominar las emociones destructivas. Barcelona: Paidós Ibérica.
    Albert Ellis i Raimond Chip desenvolupen en aquest llibre la tècnica de la teràpia racional emotivo-conductual aplicada al control de les emocions i de la ràbia i ho fan mitjançant exercicis senzills i fàcils d'aplicar. Recomanable si tens interès a practicar l'autocontrol emocional.

  • TANNEN, D. (1999) Yo no quise decir eso: Como la manera de hablar facilita o dificulta nuestra relación con los demás. Barcelona: Altaya.
    Deborah Tannen és professora de lingüística a la Universitat de Georgetown. En aquest llibre defensa la tesi que allò important no és el què es diu, sinó com es diu. L'èxit de les relacions depèn del nostre estil de conversa: el volum de la veu, el to, el ritme i el sentit de les paraules. Aquest llibre ens ajuda a comunicar-nos millor amb els altres.
Webs

Viquipèdia.

La Viquipèdia és un projecte d'enciclopèdia obert iniciat el març del 2001 en el qual es demana la col·laboració voluntària d'experts en cada tema. S'hi pot cercar informació àmplia de molts dels temes que tractarem en aquesta unitat.


Centre de Recursos Formatius (Diputació de Barcelona).

En aquesta pàgina web la Diputació de Barcelona posa a l'abast dels treballadors públics i de la ciutadania en general el Centre de Recursos Formatius que inclou un recull de materials com lectures, eines, guies de treball, etc. Et recomanem especialment els recursos d'autoaprenentage que la Diputació posa a la teva disposició.


Escola d'Administració Pública (EAPC) de la Generalitat de Catalunya.

A la web de l'EAPC et recomanem visitar els apartats "Formació" i "Publicacions" que contenen informació interessant relacionada amb molts àmbits de l'Administració pública en general.


Xarxanet.org.

Xarxanet.org és una web adreçada a la xarxa associativa i de voluntariat de Catalunya, un portal d'Internet en llengua catalana posat en marxa el 2003. Xarxanet.org és un projecte impulsat pel Departament de Governació i Administracions Públiques de la Generalitat de Catalunya i adreçat a les entitats. Pots trobar-hi recursos que faciliten diversos autors relacionats amb la comunicació interpersonal i les habilitats socials en general.

Com tractar una reclamació?

La diferència principal entre una queixa i una reclamació és que la queixa normalment és de tipus verbal i en canvi la reclamació implica la presentació d'algun tipus de document per escrit (en el nostre cas normalment una instància).

Una reclamació és una sol·licitud mitjançant la qual el ciutadà intenta resoldre un determinat problema.


Per presentar una queixa verbal normalment n'hi ha prou que el/la ciutadà/ana es presenti en el servei que té la competència en aquella qüestió i expressi el que consideri oportú. En canvi, en el cas d'una reclamació normalment haurà d'anar a l'Oficina d'Atenció Ciutadana (OAC) i presentar la instància que posteriorment es derivarà al servei o departament que en tingui la competència.

Com tractar les reclamacions? Aconsellem seguir sempre els següents passos:

  1. Donar les gràcies. La comunicació verbal (i la no verbal) ha de transmetre a la persona que considerem normal que es presentin reclamacions i que no dubtem del seu dret a reclamar. No hem de discutir mai amb el/la ciutadà/ana ni intentar convèncer-lo que no presenti la reclamació. Si la persona està molt alterada l'hem de dur a un lloc tranquil on pugui calmar-se.
  2. Escoltar. Deixa que l'altra persona expliqui quin és el motiu de la seva reclamació. Tant o més important que la informació que ens pugui donar és que descarregui les seves emocions i es senti atès. Aplica els principis de l'escolta activa que hem vist a la unitat 2. Si es mostra reticent a omplir la instància perquè ho considera una pèrdua de temps hem de fer-li veure els avantatges que té per a ell que quedi constància per escrit de la seva reclamació.
  3. Oferir ajuda per omplir la instància. Especialment en el cas de persones amb dificultats per escriure correctament o que desconeixen com s'omple una instància. Si cal, oferim-nos a escriure nosaltres les dades.
  4. Comprovar que totes les dades són correctes. Comprovar que amb els nervis no ha oblidat escriure alguna dada important com el DNI, l'adreça o el telèfon i que s'entén el motiu de la reclamació i a qui va adreçada. Aconsellar al/a la ciutadà/ana si és recomanable afegir algun aclariment o informació més per fonamentar la reclamació.
  5. Explicar què farà l'Ajuntament a partir d'aquest moment. Informar de quin serà el circuit que seguirà la reclamació i els terminis aproximats per obtenir una resposta.
  6. Agrair de nou al/a la ciutadà/ana la seva paciència i la informació que ens ha facilitat per ajudar-nos a millorar.

Acabem aquest apartat amb un toc d'humor. Et recomanem el següent vídeo en què pots veure un fragment de la pel·lícula Un dia de furia amb Michael Douglas, un exemple de com la frustració i l'estrès d'un client combinat amb la manca de flexibilitat del personal d'atenció pot portar-nos a situacions difícils.

Idea principal

"El ciutadà quan reclama ens dóna una segona oportunitat de millorar".

Autor:

Josep Lluís Baltonrà Bernaus

Inici
Disminuir mida de lletra
Augmentar mida de lletra
Ajuda
Anterior
Següent
Índex Apartats
Has de visitar els apartats anteriors abans de visitar aquest