Direcció de projectes
1.- Mòdul 4. Dirigir l'equip de treball
1.5.- 4. Crear l'equip de treball a l'Administració (resum)
5 de 8
Índex
Mapa conceptual
Presentació mòdul
Bibliografia
Glossari
Mapa conceptual
Presentació mòdul

Objectius

1. Aprendre a establir l'estructura organitzativa d'un determinat projecte.

2. Assimilar les pautes per dissenyar un equip de treball i seleccionar les persones adequades per tal que en formin part.

3. Entendre la importància de motivar els membres de l'equip de treball i saber com aconseguir-ho.

4. Conèixer com gestionar un equip de treball.

5. Analitzar quines són les etapes de desenvolupament de l'equip d'un projecte.

6. Adquirir les habilitats i els coneixements necessaris per dirigir un equip de treball d'un projecte vers l'assoliment dels objectius plantejats.

Introducció

Les tècniques de planificació, programació i control són necessàries, però no suficients, per garantir l'èxit dels projectes.

Els projectes rarament poden ser executats per un sol individu: es necessita la cooperació de diverses persones per a l'assoliment d'un objectiu comú, i per això cal treballar en equip.

En aquest quart mòdul del curs treballarem a l'entorn de la direcció d'equips de treball per a projectes.

La unitat 1 examina com s'ha d'establir l'estructura organitzativa del projecte, tenint en compte tant les necessitats d'aquest projecte com els criteris que normalment s'apliquen al conjunt de l'organització d'origen. Comentem també quins són els factors principals que determinen l'eficàcia de l'equip de treball.

La unitat 2 tracta de la manera de construir un equip de treball, és a dir, de la manera de fer que un grup de persones reunides per un projecte esdevingui un autèntic equip gràcies al seu compromís amb els objectius comuns.

La selecció de les persones que han d'integrar l'equip, una vegada definides les competències que han de reunir per assolir els objectius del projecte, és objecte de la unitat 3.

La creació de l'equip de treball per a projectes presenta unes clares peculiaritats en el context de l'Administració pública; podeu reflexionar-hi amb la lectura de la unitat 4: les condicions en què es pot fer la selecció del personal, la gestió dels conflictes entre el projecte i les unitats operatives, i la voluntarietat de la col·laboració en el projecte.

La unitat 5 la dediquem a la motivació i l'assoliment del compromís dels membres de l'equip de treball com un dels requisits per a l'èxit del projecte, aspecte primordial de les responsabilitats de la direcció del projecte.

Per acabar el mòdul, en les unitats 6 i 7 revisarem alguns aspectes en relació amb la gestió adequada de l'equip de treball des de la responsabilitat de la direcció del projecte, i sabreu quines són les etapes de desenvolupament d'un equip de treball.

Bibliografia
  • Cos Castillo, Manuel de (1995). Teoría general del proyecto. Vol. I: Dirección de proyectos. Madrid: Síntesis.
  • Diversos autors (1996). Human Resource Skills for the Project Manager. Newton Square: Project Management Institute (PMI).
  • Diversos autors (2003). International Standard ISO 10006:2003. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Management in Projects. Ginebra: ISO.
  • Diversos autors (2005). Norma internacional 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.
  • Kerzner, Harold (2009). Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling (10a. edició). Hoboken, Nova Jersey: John Wiley & Sons.
  • March, James G.; Simon, Herbert A. (1981). Teoría de la organización. Barcelona: Ariel.
  • Ramió, Carles (1999). Teoría de la organización y administración pública. Madrid: Tecnos.
  • Ramió, Carles; Ballart, Xavier (1993). Lecturas de teoría de la organización (2 vol.). Madrid: Ministerio para las Administraciones Públicas.
Glossari
  • competència: Aptitud o capacitat d'aplicar en un treball uns coneixements, unes habilitats i unes actituds.
  • eficàcia de l'equip: Capacitat de l'equip de treball per assolir els resultats esperats.
  • equip de treball: Conjunt de persones que cooperen i treballen de forma integrada per assolir uns objectius comuns.
  • estructura organitzativa: Esquema de relació entre els elements que composen l'organització, com llocs de treball o departaments, a partir dels criteris de jerarquització i divisió del treball.
  • factor desmotivador: Situació que pot provocar que el rendiment de una persona o del conjunt d'un equip de treball sigui inferior al potencial.
  • grup de treball: Conjunt de persones que realitzen tasques per una mateixa finalitat.
  • monitorització: Seguiment detallat de la forma en què es desenvolupa un determinat procés.
  • motivació: Força interna o externa que impulsa una persona a treballar per assolir uns objectius.
  • unitats operatives: Àmbits o departaments de l'organització que desenvolupen tasques i activitats regulars i no integrades en projectes.

4. Crear l'equip de treball a l'Administració (resum)

L'entorn de treball de l'Administració té una sèrie de particularitats que condicionen la gestió de l' equip de treball del projecte.

A continuació, comentem aquests tres aspectes.

a) Capacitat de seleccionar personal

A l'Administració, la direcció del projecte, fins i tot en els casos de màxim apoderament, no pot contractar lliurement personal propi ni empreses externes col·laboradores. Això suposa una limitació a la capacitat de construir un equip de treball "a mida".

Tenint en compte això, es recomana determinar amb l'òrgan que formula l'encàrrec quina és l'autonomia que es té per organitzar el projecte i si aquesta autonomia inclou o no la possibilitat de seleccionar de forma raonada i factible els membres de l'equip.

Lògicament, en la majoria de casos la selecció s'ha de fer entre personal de la plantilla de l'Administració mateixa.

Si l'òrgan responsable atorga la capacitat de seleccionar el personal o de proposar qui ha de formar part de l'equip, és recomanable tenir el seu suport formal i l'apoderament suficient. Aquest òrgan ha de deixar clara la importància i la prioritat del projecte per a l'organització i comunicar-ho als comandaments implicats, amb els quals la direcció del projecte ha de negociar les condicions més equilibrades de participació del seu personal.

b) Conflictes amb les unitats operatives

La direcció del projecte ha de tenir cura de no generar conflictes amb les unitats operatives que han de proporcionar personal per al projecte, tant si és a petició de la direcció del projecte com per determinació de l'òrgan responsable.

S'imposa negociar amb els comandaments d'aquestes unitats per deixar clares les condicions de la participació del seu personal, pel que fa, per exemple, a dedicació i terminis d'aquesta participació.

Si les característiques del projecte ho permeten, s'han d'establir les condicions d'un treball compartit. Novament, els òrgans de govern responsables o l'alta direcció executiva de l'organització han de remarcar la importància del projecte per al conjunt de l'organització i la prioritat que té.

És important que, com a direcció del projecte, parleu amb els comandaments abans que amb les persones a les quals heu de proposar la integració en l'equip, per tal de no generar expectatives que després no es puguin complir i per no crear una situació de malestar en la unitat amb fets consumats.

c) Voluntat de col·laboració

La situació ideal és que les persones que han d'integrar l'equip del projecte acceptin voluntàriament la seva participació. Si alguna de les persones seleccionades hi fa objeccions i aquestes objeccions no poden resoldre's adequadament, s'ha de renunciar a la seva col·laboració i buscar una alternativa.

En aquest sentit, és convenient anar preparat i preveure més d'un possible candidat per cada lloc de treball.

En cas que la participació en el projecte comporti una alteració de les condicions normals de treball, cal que l'òrgan que fa l'encàrrec determini si hi haurà algun tipus de compensació, ja que cal deixar-ho clar a les persones candidates en proposar-les per a la incorporació a l'equip.

Si no es pot actuar d'aquesta manera, és a dir, si l'equip de treball ens ha estat predeterminat per les circumstàncies que sigui, i considerem que no es compleixen les condicions necessàries que s'han anat revisant (competències professionals, disponibilitat, etc.), cal deixar clara aquesta limitació a l'òrgan que formula l'encàrrec perquè assumeixin amb ple coneixement les seves decisions.

Sovint a les administracions les persones integrants de la força de treball dels projectes són seleccionades de forma natural per les característiques formals del seu lloc de treball, perquè són les úniques que compleixen determinats requisits i per les limitacions de mobilitat que existeixen en la gestió de les persones. En aquests casos, com a direcció del projecte no podeu assegurar que el compromís de les persones amb el projecte sigui inicialment el necessari.

La direcció del projecte i l'òrgan que fa l'encàrrec han de ser plenament conscients d'aquesta situació i de la limitació que suposa; si no existeix cap possibilitat d'actuar amb flexibilitat en la creació de l'equip, és possible que calgui concloure que no es podran aplicar amb plena conseqüència els principis de la direcció de projectes al treball en qüestió.

Autor:


Alexandre Álvarez Mena

Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.

Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.

competència

Aptitud o capacitat d'aplicar en un treball uns coneixements, unes habilitats i unes actituds.

eficàcia de l'equip

Capacitat de l'equip de treball per assolir els resultats esperats.

equip de treball

Conjunt de persones que cooperen i treballen de forma integrada per assolir uns objectius comuns.

estructura organitzativa

Esquema de relació entre els elements que composen l'organització, com llocs de treball o departaments, a partir dels criteris de jerarquització i divisió del treball.

factor desmotivador

Situació que pot provocar que el rendiment de una persona o del conjunt d'un equip de treball sigui inferior al potencial.

grup de treball

Conjunt de persones que realitzen tasques per una mateixa finalitat.

monitorització

Seguiment detallat de la forma en què es desenvolupa un determinat procés.

motivació

Força interna o externa que impulsa una persona a treballar per assolir uns objectius.

unitats operatives

Àmbits o departaments de l'organització que desenvolupen tasques i activitats regulars i no integrades en projectes.

Mapa conceptual mòdul 4

Inici
Disminuir mida de lletra
Augmentar mida de lletra
Ajuda
Anterior
Següent
Índex Apartats
Has de visitar els apartats anteriors abans de visitar aquest