-
1.- Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte
- 1.1.- Introducció: el projecte de l’Escola de Música Municipal
- 1.2.- La viabilitat del projecte
- 1.3.- El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
- 1.4.- La importància de planificar l’avaluació del projecte
- 1.5.- Anàlisi del projecte
- 1.6.- El sistema d’avaluació
- 1.7.- Vessants i persones interessades en l’avaluació del projecte
- 1.8.- Ara fes-ho tu: analitza el disseny de l’avaluació del projecte
- 1.-
Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte
- 1.2.- La viabilitat del projecte
- 1.3.- El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
- 1.4.- La importància de planificar l’avaluació del projecte
- 1.6.- El sistema d’avaluació
- 1.7.- Vessants i persones interessades en l’avaluació del projecte
El treball amb el "Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte" promou el desenvolupament de la següent capacitat:
Adoptar un enfocament de l'avaluació de caràcter estratègic i orientat vers la millora dels processos i de la qualitat del treball, i també vers l'aprenentatge.
S’espera que el treball que el cas planteja et permeti desenvolupar els següents objectius:
Detectar i saber interpretar les necessitats d'avaluació i altres aspectes que condicionen el procés.
Analitzar el projecte.
Dissenyar el sistema d'avaluació més adient per al projecte, en funció dels objectius.
Aquest és el mapa conceptual del curs Avaluació de projectes. En el "Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte" es treballen els següents conceptes i les seves relacions:
Avaluabilitat
Grau en què un projecte pot ser objecte d'avaluació.
Coneixement
Capacitat d'incorporar noves experiències i informació que permet als subjectes prendre decisions i actuar.
Dada
Valor objectiu obtingut respecte d'un fet, un esdeveniment o una situació.
Efectivitat
Grau en què s'han assolit els efectes previstos d'un projecte.
Eficàcia
Grau en què s'han assolit els resultats immediats esperats d'un projecte.
Eficiència
Relació entre els costos aplicats en un projecte i els resultats que s'han assolit.
Impacte
Modificació o alteració d'una realitat produïdes pel desenvolupament d'un projecte.
Indicador
Dada o conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un procés o d'una activitat.
Informació
Dades relacionades, categoritzades i contextualitzades, amb significació i utilitat, i que poden modificar la percepció i la valoració que es fa d'un fet, un esdeveniment o una situació.
Outcome
Efecte produït en un entorn determinat pel resultat immediat o output d'un projecte.
Output
Resultat immediat produït per una activitat, un procés o un projecte.
Part interessada
Persona o grup de persones amb interès en algun dels aspectes del projecte.
Procés
Conjunt de recursos i activitats interrelacionades que transformen elements d'entrada en elements de sortida.
Projecte
Procés únic que consisteix en un conjunt d'activitats coordinades i controlades, amb dates d'inici i acabament, que es duen a terme per assolir un objectiu d'acord amb uns requisits específics, els quals inclouen els compromisos de terminis, costos i recursos.
Quadre de comandament
Eina de gestió que facilita la presa de decisions i que recull un conjunt coherent d'indicadors que proporcionen a l'alta direcció i a altres responsables una visió comprensible del projecte o de la seva àrea de responsabilitat.
Rendició de comptes
Responsabilitat de respondre sobre la justificació de l'execució d'un projecte i de les condicions en què s'ha dut a terme, davant de les diferents parts interessades.
- 1.1.- Introducció: el projecte de l’Escola de Música Municipal
- 1.2.- La viabilitat del projecte
- 1.3.- El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
- 1.4.- La importància de planificar l’avaluació del projecte
- 1.5.- Anàlisi del projecte
- 1.6.- El sistema d’avaluació
- 1.7.- Vessants i persones interessades en l’avaluació del projecte
- 1.8.- Ara fes-ho tu: analitza el disseny de l’avaluació del projecte
El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
A finals de maig del 2009, el regidor va convocar la Carme a una reunió al seu despatx per parlar del projecte d’establiment de l’Escola de Música.
La Carme estava força contenta, ja que finalment havia acabat de tancar uns aspectes pendents de l’oferta formativa que es posaria a l’abast del públic. A més, després de treballar-ho amb el seu cap de Serveis, havia acabat de dibuixar l’estudi econòmic del projecte. Així que va preparar tota la documentació de l’ expedient de l’Escola de Música i es va dirigir a trobar-se amb el seu regidor.
Mateu: –Carme, bona tarda, passa i asseu-te. Com va tot?
Carme: –Doncs la veritat és que bé. Estic contenta perquè ja tinc l’expedient de l’Escola de Música enllestit. Te'n porto una còpia perquè te'l miris abans de convocar la comissió informativa.
Mateu: –Vaja, això està molt bé... Però em temo que t’he convocat per donar-te més feina...
Carme: –Un nou projecte? Ja saps que vaig molt saturada...!
Mateu: –No, no. Es tracta de l’Escola de Música. Abans d’ahir vaig tenir una reunió amb l’alcalde, el regidor de Finances i els portaveus dels grups municipals per parlar de les perspectives que la crisi obre sobre el pressupost municipal. Les previsions no són gens optimistes. I jo cada dia tinc més dubtes: no sé si l’esforç de l’establiment de l’Escola de Música és prou justificat en aquest context de crisi.
Carme: –Home, la memòria de justificació és prou explicativa. I al final, l’estudi econòmic i financer dibuixa un escenari que redueix l’aportació municipal, gràcies als ingressos per preus públics i per subvencions, a un màxim d’uns 30.000 € anuals.
Mateu: –Sí, però el tema és que creiem que aviat haurem de qüestionar-nos qualsevol nou projecte, fins i tot per aquesta despesa anual.
Carme: –Tan malament es presenta el panorama?
Mateu: –Es presenta complicat, sí. El cas és que ens veurem obligats a ser molt i molt curosos amb la priorització de les actuacions de l’Ajuntament, i jo no acabo d’estar convençut de fixar un nou servei amb un cost previst de 30.000 € anuals per a... quants alumnes?
Carme: –Inicialment, 70. El curs 2011-2012 arribaríem a 140 places. L’objectiu és abastar l’1 per cent de la població, unes 223 places, que és la referència que la Unió Europea considera òptima per a poblacions de menys de 100.000 habitants.
Mateu: –Sí, ja ho sé. Però l’estudi econòmic només considera despeses directes. I preveu utilitzar les instal·lacions d’una escola de primària per estalviar-nos costos. No sé si això serà viable amb 223 alumnes.
Revisa el material conceptual que et proposem per comprendre aquesta part del cas.
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Copyright:
Diputació de Barcelona
Per què avaluar?
L’avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari perquè permet:
Comprovar el grau en què s’han assolit els seus objectius inicials.
Adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
Conèixer el grau de qualitat assolit amb el projecte.
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components s’ha d’afegir també la necessitat de “retre comptes” davant de totes les parts interessades.
Què avaluar?
L’avaluació ha de tenir en compte tots els aspectes que poden ser significatius per a qualsevol dels grups d’interès. Habitualment, en els projectes s’acostumen a avaluar els següents:
- La necessitat.
- L’avaluabilitat.
- La implementació de la planificació.
- El procés o els processos de treball o les activitats.
- Els resultats.
- Els aspectes econòmics.
- La qualitat.
En cadascuna d’aquestes vessants és possible establir objectius específics que complementaran l’objectiu general del projecte.
Definició d’objectius
Els objectius són les referències respecte a les quals s’ha de fer el control i l’avaluació del projecte.
Definir correctament els objectius és, per tant, una tasca crítica, ja que l’absència d’objectius, la confusió entre objectius i activitats, o la definició d’objectius massa genèrics abocarà a una avaluació subjectiva, superficial i poc útil.
Una bona forma de definir objectius per als projectes és recordar l’acrònim SMART que utilitzen sovint les persones gestores de l’àmbit anglosaxó, segons el qual els objectius han de ser:
Específics.
Mesurables.
Assolibles.
Rellevants.
Temporitzats.
Tipologia de projectes
La forma d’avaluar cada projecte depèn de les seves característiques i tipologia. En l’entorn de l’Administració Pública Local, els projectes més freqüents acostumen a correspondre als tipus següents:
Construcció i enginyeria.
Tecnologies de la informació i la comunicació.
Socioculturals i educatius.
Organitzatius.
Integrals i comunitaris.
En el nostre cas, ens trobem davant d’un projecte de l’àmbit sociocultural i educatiu que agrupa els projectes que s’acostumen a impulsar des dels àmbits dels serveis a les persones (serveis socials, cultura, educació, esports, etc.).
Importància de l’avaluació
L’avaluació és un procés de treball d’especial importància dins de la gestió de projectes, ja que és la clau per a la millora i l’aprenentatge de l’equip de treball i de l’organització.
És important fixar-se en les finalitats del procés d’avaluació i en els punts de vista i les expectatives de les diferents parts interessades en el projecte, així com en els aspectes més importants que s’acostumen a avaluar en un projecte.
L’avaluació s’ha de preparar a l’inici del projecte, en la fase de planificació, tenint en compte tots els criteris i els elements que s’han de considerar. Cal també ajustar el sistema d’avaluació a cada tipus de projecte i a les seves característiques específiques.
L’avaluació és una de les fases o dels components essencials de la gestió de projectes. És possible dur a terme un projecte fins a l’assoliment del seu resultat final sense fer-ne cap avaluació. Però és precisament el procés d’avaluació el que permet tenir coneixement cert del grau en què l’objectiu ha estat realment assolit i treure conclusions sobre el seu desenvolupament.
Avaluar un projecte és el procés de treball pel qual s’analitza la informació que permet valorar els aspectes que es consideren significatius, en especial els resultats que ha assolit i en quines condicions ho ha fet, així com treure’n aprenentatges pràctics per a la millora.
Així doncs, l’avaluació és un procés que genera valor per al mateix projecte, per a l’equip que l’ha desenvolupat, i per a l’organització en el marc de la qual s’ha realitzat. Cal, per tant, dedicar-li l’atenció necessària i preparar la seva execució des de la mateixa fase de planificació del projecte.
Per què avaluar?
L’avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari, perquè permet:
- Comprovar el grau en què s’han assolit els seus objectius inicials.
- Adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
- Conèixer el grau de qualitat assolit amb el projecte.
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) s’ha d’afegir també la necessitat de “retre comptes” davant de totes les parts interessades, com veurem a continuació.
Components del disseny d’avaluació
Per dissenyar l’avaluació de qualsevol projecte és necessari partir dels següents components bàsics, alguns dels quals ja han estat esmentats anteriorment:
Existència d’objectius clars i definits per al projecte.
Abast de l’avaluació, tenint en compte els punts de vista dels diferents grups d’interès.
Objecte de l’avaluació, és a dir, quins dels vessants del projecte seran examinats, en coherència amb els seus objectius i el seu abast.
expedient de l’Escola de Música
Tal com estableix la normativa vigent, l’establiment d’un nou servei comporta l’elaboració d’un expedient administratiu format per una memòria justificativa, un projecte d’establiment i un reglament que n’estableixi el règim jurídic.
El projecte d'establiment ha de definir:
Les característiques del servei.
La forma de gestió.
Les obres, els béns i les instal·lacions necessàries per a la prestació.
L'estudi econòmic i financer.
El cànon o la participació que ha de percebre l'Ajuntament en cas de gestió indirecta.
El règim estatutari de les persones usuàries.
Vessants de l’avaluació de projectes
El projecte de l’Escola de Música del Camí del Mig
Oferta de places de l’Escola de Música Municipal
Mapa conceptual
El Mateu i la Carme es reuneixen per parlar del projecte
Pressupost del projecte de l’Escola de Música Municipal
Oferta formativa prevista a l’Escola de Música Municipal
