-
1.- Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte
- 1.1.- Introducció: el projecte de l’Escola de Música Municipal
- 1.2.- La viabilitat del projecte
- 1.3.- El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
- 1.4.- La importància de planificar l’avaluació del projecte
- 1.5.- Anàlisi del projecte
- 1.6.- El sistema d’avaluació
- 1.7.- Vessants i persones interessades en l’avaluació del projecte
- 1.8.- Ara fes-ho tu: analitza el disseny de l’avaluació del projecte
- 1.-
Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte
- 1.2.- La viabilitat del projecte
- 1.3.- El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
- 1.4.- La importància de planificar l’avaluació del projecte
- 1.6.- El sistema d’avaluació
- 1.7.- Vessants i persones interessades en l’avaluació del projecte
El treball amb el "Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte" promou el desenvolupament de la següent capacitat:
Adoptar un enfocament de l'avaluació de caràcter estratègic i orientat vers la millora dels processos i de la qualitat del treball, i també vers l'aprenentatge.
S’espera que el treball que el cas planteja et permeti desenvolupar els següents objectius:
Detectar i saber interpretar les necessitats d'avaluació i altres aspectes que condicionen el procés.
Analitzar el projecte.
Dissenyar el sistema d'avaluació més adient per al projecte, en funció dels objectius.
Aquest és el mapa conceptual del curs Avaluació de projectes. En el "Cas 2. Dissenyar l’avaluació d’un projecte" es treballen els següents conceptes i les seves relacions:
Avaluabilitat
Grau en què un projecte pot ser objecte d'avaluació.
Coneixement
Capacitat d'incorporar noves experiències i informació que permet als subjectes prendre decisions i actuar.
Dada
Valor objectiu obtingut respecte d'un fet, un esdeveniment o una situació.
Efectivitat
Grau en què s'han assolit els efectes previstos d'un projecte.
Eficàcia
Grau en què s'han assolit els resultats immediats esperats d'un projecte.
Eficiència
Relació entre els costos aplicats en un projecte i els resultats que s'han assolit.
Impacte
Modificació o alteració d'una realitat produïdes pel desenvolupament d'un projecte.
Indicador
Dada o conjunt de dades que ajuden a mesurar objectivament l'evolució d'un procés o d'una activitat.
Informació
Dades relacionades, categoritzades i contextualitzades, amb significació i utilitat, i que poden modificar la percepció i la valoració que es fa d'un fet, un esdeveniment o una situació.
Outcome
Efecte produït en un entorn determinat pel resultat immediat o output d'un projecte.
Output
Resultat immediat produït per una activitat, un procés o un projecte.
Part interessada
Persona o grup de persones amb interès en algun dels aspectes del projecte.
Procés
Conjunt de recursos i activitats interrelacionades que transformen elements d'entrada en elements de sortida.
Projecte
Procés únic que consisteix en un conjunt d'activitats coordinades i controlades, amb dates d'inici i acabament, que es duen a terme per assolir un objectiu d'acord amb uns requisits específics, els quals inclouen els compromisos de terminis, costos i recursos.
Quadre de comandament
Eina de gestió que facilita la presa de decisions i que recull un conjunt coherent d'indicadors que proporcionen a l'alta direcció i a altres responsables una visió comprensible del projecte o de la seva àrea de responsabilitat.
Rendició de comptes
Responsabilitat de respondre sobre la justificació de l'execució d'un projecte i de les condicions en què s'ha dut a terme, davant de les diferents parts interessades.
- 1.1.- Introducció: el projecte de l’Escola de Música Municipal
- 1.2.- La viabilitat del projecte
- 1.3.- El problema: la justificació econòmica del projecte en temps de crisis
- 1.4.- La importància de planificar l’avaluació del projecte
- 1.5.- Anàlisi del projecte
- 1.6.- El sistema d’avaluació
- 1.7.- Vessants i persones interessades en l’avaluació del projecte
- 1.8.- Ara fes-ho tu: analitza el disseny de l’avaluació del projecte
Anàlisi del projecte
La previsió de pressupostos i places per als tres primers anys era la següent:
Carme: –Mateu, si no reduïm el nombre de programes que s’ofereixen no sé jo com reduirem encara més les despeses. Només ens queda augmentar el preu públic.
Mateu: –No, Carme. El que jo no vull és prendre decisions sobre un projecte que encara s’ha de materialitzar sense prou informació. Ens arrisquem que no quadrin els números i que a sobre no assolim els objectius i deixem la gent insatisfeta. El que jo faria és acotar clarament el projecte en el temps i obtenir la informació suficient per poder decidir més endavant de forma més estable. Aprofitem que no hem començat amb la concessió.
Carme: –Una solució seria posar en marxa l’escola, amb caràcter provisional, per a dos cursos sencers, l’actual 2009-2010 i el proper curs 2010-2011. Aleshores, abans d’acabar aquest segon curs, caldria que l’equip de govern prengués una decisió.
Mateu: –És el que jo havia pensat. En aquest temps disposarem també d’informació sobre l’evolució de la crisi econòmica i tindrem més clar com actuar. Però no es tracta només d’una qüestió econòmica. El que et vull demanar és que tractis l’establiment de l’escola com un projecte de dos anys de durada, de mitjan 2009 a mitjan 2011, i que abans de tancar-lo es faci una avaluació completa que permeti a l’equip de govern que hi hagi decidir què vol fer. Recorda que el maig del 2011 hi ha eleccions...
Carme: –Una avaluació completa?
Mateu: –Sí, una avaluació completa per decidir, quan es liquidi el pressupost de l’escola del curs 2010-2011, si es vol continuar o no. I a més, tenint en compte els diferents interessos que hi estan implicats. Hi haurà qui voldrà continuar a tota costa i qui veurà l’escola com una competència i no en tindrà cap interès. Jo voldria dades objectives. Com ho podem fer?
Carme: –Així de sobte... Per què no em deixes pensar-hi una mica i et dic alguna cosa en un parell de dies?
Mateu: –Un parell de dies? Si la comissió informativa s’ha de convocar dimarts vinent i jo abans hauré de convèncer els companys de govern! M’hauries de dir alguna cosa demà al migdia sense falta.
Revisa el material conceptual que et proposem per comprendre aquesta part del cas.
Autor:
Alexandre Álvarez Mena
Copyright:
Diputació de Barcelona
Per què avaluar?
L’avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari perquè permet:
Comprovar el grau en què s’han assolit els seus objectius inicials.
Adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
Conèixer el grau de qualitat assolit amb el projecte.
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components s’ha d’afegir també la necessitat de “retre comptes” davant de totes les parts interessades.
Què avaluar?
L’avaluació ha de tenir en compte tots els aspectes que poden ser significatius per a qualsevol dels grups d’interès. Habitualment, en els projectes s’acostumen a avaluar els següents:
- La necessitat.
- L’avaluabilitat.
- La implementació de la planificació.
- El procés o els processos de treball o les activitats.
- Els resultats.
- Els aspectes econòmics.
- La qualitat.
En cadascuna d’aquestes vessants és possible establir objectius específics que complementaran l’objectiu general del projecte.
Definició d’objectius
Els objectius són les referències respecte a les quals s’ha de fer el control i l’avaluació del projecte.
Definir correctament els objectius és, per tant, una tasca crítica, ja que l’absència d’objectius, la confusió entre objectius i activitats, o la definició d’objectius massa genèrics abocarà a una avaluació subjectiva, superficial i poc útil.
Una bona forma de definir objectius per als projectes és recordar l’acrònim SMART que utilitzen sovint les persones gestores de l’àmbit anglosaxó, segons el qual els objectius han de ser:
Específics.
Mesurables.
Assolibles.
Rellevants.
Temporitzats.
Tipologia de projectes
La forma d’avaluar cada projecte depèn de les seves característiques i tipologia. En l’entorn de l’Administració Pública Local, els projectes més freqüents acostumen a correspondre als tipus següents:
Construcció i enginyeria.
Tecnologies de la informació i la comunicació.
Socioculturals i educatius.
Organitzatius.
Integrals i comunitaris.
En el nostre cas, ens trobem davant d’un projecte de l’àmbit sociocultural i educatiu que agrupa els projectes que s’acostumen a impulsar des dels àmbits dels serveis a les persones (serveis socials, cultura, educació, esports, etc.).
Importància de l’avaluació
L’avaluació és un procés de treball d’especial importància dins de la gestió de projectes, ja que és la clau per a la millora i l’aprenentatge de l’equip de treball i de l’organització.
És important fixar-se en les finalitats del procés d’avaluació i en els punts de vista i les expectatives de les diferents parts interessades en el projecte, així com en els aspectes més importants que s’acostumen a avaluar en un projecte.
L’avaluació s’ha de preparar a l’inici del projecte, en la fase de planificació, tenint en compte tots els criteris i els elements que s’han de considerar. Cal també ajustar el sistema d’avaluació a cada tipus de projecte i a les seves característiques específiques.
L’avaluació és una de les fases o dels components essencials de la gestió de projectes. És possible dur a terme un projecte fins a l’assoliment del seu resultat final sense fer-ne cap avaluació. Però és precisament el procés d’avaluació el que permet tenir coneixement cert del grau en què l’objectiu ha estat realment assolit i treure conclusions sobre el seu desenvolupament.
Avaluar un projecte és el procés de treball pel qual s’analitza la informació que permet valorar els aspectes que es consideren significatius, en especial els resultats que ha assolit i en quines condicions ho ha fet, així com treure’n aprenentatges pràctics per a la millora.
Així doncs, l’avaluació és un procés que genera valor per al mateix projecte, per a l’equip que l’ha desenvolupat, i per a l’organització en el marc de la qual s’ha realitzat. Cal, per tant, dedicar-li l’atenció necessària i preparar la seva execució des de la mateixa fase de planificació del projecte.
Per què avaluar?
L’avaluació de qualsevol projecte és un procés necessari, perquè permet:
- Comprovar el grau en què s’han assolit els seus objectius inicials.
- Adquirir aprenentatges, tant a partir dels errors com de les bones pràctiques, amb la finalitat de millorar la forma de dur a terme nous projectes en el futur.
- Conèixer el grau de qualitat assolit amb el projecte.
En el cas de la gestió pública, a aquests tres components (resultats, aprenentatge i qualitat) s’ha d’afegir també la necessitat de “retre comptes” davant de totes les parts interessades, com veurem a continuació.
Components del disseny d’avaluació
Per dissenyar l’avaluació de qualsevol projecte és necessari partir dels següents components bàsics, alguns dels quals ja han estat esmentats anteriorment:
Existència d’objectius clars i definits per al projecte.
Abast de l’avaluació, tenint en compte els punts de vista dels diferents grups d’interès.
Objecte de l’avaluació, és a dir, quins dels vessants del projecte seran examinats, en coherència amb els seus objectius i el seu abast.
Vessants de l’avaluació de projectes
El projecte de l’Escola de Música del Camí del Mig
Oferta de places de l’Escola de Música Municipal
Mapa conceptual
El Mateu i la Carme es reuneixen per parlar del projecte
Pressupost del projecte de l’Escola de Música Municipal
Oferta formativa prevista a l’Escola de Música Municipal
