-
1.- Eines d'anàlisi i resolució de problemes
- Conèixer algunes de les eines que es fan servir en la resolució de problemes i que ajuden en la presa de decisions.
- Compartir i posar en pràctica les diferents eines a nivell individual i en grup.
MOORE, MARK H.(1998): Gestión estratégica y creación de valor en el sector público. Barcelona. Editorial PAIDOS IBÉRICA.
La tesi de Moore a l'hora de solucionar totes les dificultats del sector públic en el context de la societat contemporània consisteix a recomanar canvis específics i concrets pel que fa a la pràctica individual; sobretot, com atendre i servir el client.
SENLLE, A. (2003) Prendre decisions i resoldre problemes. Barcelona: Ediciones Gestión 2000.
VARIOS AUTORES (2006): Decisiones gerenciales efectivas: fundamentos para la solución de problemas administrativos. Sevilla. Editorial MAD
Els autors plantegen que la presa de decisions té com a base la solució de problemes administratius, i dediquen part d'aquest llibre a analitzar-los per tal d'orientar futurs gerents en el procés que implica la presa de decisions.
Diagrama de causa i efecte
Una vegada que hagis identificat el problema, has de buscar les causes que produeixen la situació anormal.
El diagrama de causa i efecte és un instrument eficaç per a l'anàlisi de les diferents causes que ocasionen el problema.
Les característiques y avantatges del diagrama son:
El seu avantatge consisteix a poder visualitzar les diferents cadenes de causa i efecte que poden estar presents en un problema, cosa que facilita els estudis posteriors d'avaluació del grau d'aportació de cadascuna d'aquestes causes.
Facilita la recollida de les nombroses opinions expressades per l'equip sobre les possibles causes que generen el problema.
Es tracta d'una tècnica que estimula la participació i incrementa el coneixement dels participants sobre el procés que s'estudia.
El seu avantatge consisteix a poder visualitzar les diferents cadenes de causa i efecte que poden estar presents en un problema, cosa que facilita els estudis posteriors d'avaluació del grau d'aportació de cadascuna d'aquestes causes. Un diagrama de causa i efecte facilita la recollida de les nombroses opinions expressades per l'equip sobre les possibles causes que generen el problema. Es tracta d'una tècnica que estimula la participació i incrementa el coneixement dels participants sobre el procés que s'estudia.
Construcció del diagrama de causa i efecte
Aquesta tècnica va ser desenvolupada pel doctor Kaoru Ishikawa el 1953, quan es trobava treballant amb un grup d'enginyers de la firma Kawasaki Steel Works. El resum del treball el va presentar en un primer diagrama, que va anomenar diagrama de causa i efecte. La seva aplicació es va incrementar i va arribar a ser molt popular. A causa de la seva forma, se'l coneix com a diagrama d'espina de peix, o també, diagrama d'Ishikawa. El diagrama és un gràfic amb la informació següent:
- El problema que es pretén diagnosticar.
- Les causes que possiblement produeixen la situació que s'estudia.
- Un eix horitzontal conegut com a espina central o línia principal.
- El tema central que s'estudia, que se situa en un dels extrems de l'eix horitzontal. Aquest tema se suggereix que es tanqui amb un rectangle. És freqüent que aquest rectangle es dibuixi a l'extrem dret de l'espina central.
- Línies o fletxes inclinades que arriben a l'eix principal. Aquestes representen els grups de causes primàries en què es classifiquen les possibles causes del problema en estudi.
- A les fletxes inclinades o de causes primàries, n'arriben unes altres de més petites que representen les causes que afecten cadascuna de les causes primàries. Aquestes es coneixen com a causes secundàries.
- Informació complementària que l'identifiqui. La informació que es registra amb més freqüència és la següent: títol, data de realització, àrea de l'empresa, integrants de l'equip d'estudi, etc.
Estructura d'un diagrama de causa i efecte
Bona part de l'èxit en la solució d'un problema està en la correcta elaboració del diagrama de causa i efecte. Quan un equip treballa en el diagnòstic d'un problema i es troba en la fase de recerca de les causes, segurament ja compta amb un diagrama de Pareto. Aquest diagrama ha estat construït per l'equip per identificar les diferents característiques prioritàries que es consideraran en l'estudi de causa-efecte. És el punt de partida en la construcció del diagrama, és una eina per trobar les veritables causes d'un problema. Si s'està utilitzant aquesta tècnica, s'obtindrà, generalment, una bona definició del problema:
Com fas servir aquesta anàlisi?
- Has de definir el problema.
- Defineix les principals categories de causes del problema.
- Posa en marxa un brainstorming sobre les causes possibles.
- Identifica les causes probables.
Concreta el teu informe sobre el problema en unes quantes paraules clau que descriguin el resultat o l'efecte del problema. Escriu aquest efecte en un requadre en un full gran de paper. Per exemple, suposa que la màquina de cafè produeix sempre cafè de sabor desagradable. El teu primer pas en el diagrama de causa i efecte se semblarà a això:
Les categories més generalitzades són les tres M i una P: màquines, mètodes, materials i persones. Aquestes categories poden ajustar-se a les teves necessitats específiques de solució del problema.
Genera tantes idees com puguis per a cada categoria. Per exemple, a sota de Màquines anota que el filtre està trencat. De vegades una causa pot donar origen a una altra causa.
Evita trobar massa de pressa una solució com comprar una cafetera mentre identifiques les causes possibles. Considera totes les causes possibles i redueix-les a les causes més probables. Fes servir un procés de reducció.
Al finalitzar el processo assegura't que les causes més probables són veritables: Això significa que potser calgui reunir més informació.
El diagrama de causa i efecte és vàlid per usar tant en grup com individualment, encara que sempre és més aconsellable fer-lo servir en grup, ja que la participació de més persones propiciarà que sorgeixin més causes, cosa que facilitarà la recerca de solucions.
Autor:
Ester González Rivas
Copyright:
Diputació de Barcelona
B-41245-2010
glossari
Catàleg de paraules d'una mateixa disciplina, d'un mateix camp d'estudi, etc., definides o comentadesparadigma
Conjunt d'unitats lingüístiques que mantenen una relació de possible commutació en un mateix context.Diagrama de Pareto
Un diagrama de Pareto, també conegut com a corba 80-20 o distribució A_B-C, és una de les tècniques usades tant per l'administració pública com per l'empresa privada com a eina de gestió de la qualitat que permet establir prioritats. Forma part de les anomenades set eines d'Ishikawa
El diagrama permet mostrar gràficament el principi de Pareto, que assegura que hi ha pocs problemes vitals i molts de trivials, o sigui que hi ha molts problemes sense importància enfront d'uns quants de greus. Mitjançant la gràfica col·loquem els poc vitals a l'esquerra i els molt trivials a la dreta. El diagrama facilita l'estudi comparatiu de nombrosos processos dins de l'administració pública, les empreses o les indústries, així com fenòmens socials o naturals, com es pot veure en el diagrama d'exemple d'aquest article.
El diagrama de Pareto permet detectar errors greus i ajuda a identificar els aspectes prioritaris que s'han de millorar i també permet aconseguir un nivell més gran de millora amb un esforç mínim, atès que concentra la seva atenció en els pocs elements (la tècnica parla del 20%) que ocasionen un 80% dels incidents.
