Conèixer les característiques del llenguatge policial i les seves necessitats és imprescindible perquè els/les professionals de la seguretat es dotin de les competències convenients per elaborar documents policials eficaços. La llegibilitat, la claredat, la precisió i la senzillesa són els eixos que han de vertebrar la comunicació policial, eixos compartits en els llenguatges d’especialitat d’altres llengües, promoguts des de la tradició anglosaxona del Plain English Movement.

Aquest manual s’ha elaborat partint de documents reals i de les dificultats detectades entre l’alumnat al llarg dels cursos de redacció de documents policials. Malgrat que algunes de les policies locals en disposin l’estructura i la redacció inicial d’una altra manera, la informació clau serà la mateixa en cadascun dels documents que es tractin.

Per fer-ho, el contingut es presenta per blocs temàtics, que s’han d’interrelacionar a fi d’obtenir textos més clars i entenedors: el primer, Criteris de redacció, comprèn la formalitat, la claredat, la concisió i la precisió de la redacció, funcions necessàries perquè els textos policials siguin tan eficaços com sigui possible. El segon, Convencions, conté els aspectes més convencionals de la llengua, com ara les abreviacions, l’ús de les majúscules i els tractaments protocol·laris. Malgrat que la puntuació no sol acompanyar aquesta mena de qüestions, en aquest cas s’ha optat per incloure-la, ja que se’n tracta la part més convencional.

El tercer bloc és el de la Documentació policial, en el qual es mostren i descriuen alguns dels documents policials, com ara l’acta oberta, l’informe policial, l’acta d’inspecció genèrica, la compareixença i la minuta. Cada tipus de document s’il·lustra amb un exemple de redacció.

El llenguatge policial com a llenguatge d’especialitat és un instrument de comunicació formal i funcional que els professionals de la Policia fan servir en les seves comunicacions, que van des de l’àmbit judicial, el policial o l’administratiu fins al ciutadà.

De fet, la part important és aquesta:

Aquestes actuacions sobre el paper poden tenir una transcendència vital en el decurs d’una investigació, en la presa de decisió judicial i en la vida dels ciutadans. Com a llenguatge d’especialitat, el llenguatge policial ha d’atendre dues de les característiques bàsiques, la formalitat i la funcionalitat.

• Per formalitat hem d’entendre el fet que aquest llenguatge es produeix al marge de la comunicació informal. La llengua dels documents policials es basa en la varietat estàndard, en un registre formal flexible, en una terminologia determinada i una sintaxi molt precisa. Així, doncs, la comunicació s’ha de situar des del llenguatge formal i respectuós, sense caure en l’ampul·lositat ni l’artificiositat, ni en cap tipus de discriminació per raó d’ètnia, de sexe, de religió… L’objectivitat i la neutralitat són dos principis rectors a l’hora de redactar els documents policials.
• Per funcionalitat hem d’entendre el fet d’aconseguir la màxima eficiència comunicativa; l’eficàcia s’imposa a l’estètica i els escrits han de ser més fàcils de llegir i de comprendre. Per tal d’aconseguir aquest objectiu comunicatiu, els documents escrits s’han de confeccionar amb la màxima claredat, precisió i concisió.

La pràctica totalitat dels documents policials responen a aquestes preguntes a l’hora de confegir el document escrit, preguntes que ajuden a ordenar el discurs, a fer-lo lògic, a pensar abans d’escriure, a centrar l’essencial de l’explicació i defugir el que és accessori.