L’ús de les abreviacions s’ha de limitar a determinades situacions. Són apropiades per a casos en què cal comprimir el text (capçaleres, peus de documents, llistes, carpetes, etc.) i també són un mitjà per no haver de repetir determinades formes, sovint llargues, que apareixen en els textos administratius, jurídics i policials, com ara títols de textos normatius, noms d’institucions, etc. En general, si hem d’utilitzar una abreviació possiblement desconeguda pel receptor, cal desplegar-la entre parèntesis el primer cop que aparegui.

Hi ha de tres tipus d’abreviacions:

• Abreviatures (pàg.).
• Sigles i acrònims (FCSE i ONU, respectivament).
• Símbols (h).

En un mateix text s’ha de seguir un criteri de coherència: no s’han de barrejar tipus diferents d’abreviacions per a una mateixa paraula (alternança de s.a. i SA, per exemple).

Són abreujaments d’un o d’alguns mots originats per la pèrdua d’algunes lletres internes (dept. per departament) o finals (abr. per abril). S’indica amb un punt o una barra, i en alguns casos amb un dels dos signes indistintament (c. o c/).

Quan no estan establertes, es formen amb un punt situat davant la primera vocal de la síl·laba a partir de la qual s’escurça el mot.

S’escriuen amb majúscula inicial només si es troben després d’un punt o a inici de línia. També s’escriuen amb majúscula inicial, sempre, les formes abreujades dels noms de persona (M. per Maria), dels tractaments genèrics (Sr./Sra./Srs./Sres. i Dr./Dra.) i dels tractaments protocol·laris (I·ltre., Il·lma., etc.). Així mateix, si el mot sencer porta accent, l’abreviatura el conserva (àt. per àtic).

Quant a les formes de femení i plural, quan l’abreviatura acaba en un punt i l’última lletra coincideix amb l’última lletra del mot sencer, adopta formes diferents (Sr., Sra., Srs., Sres.). Ara bé, quan, malgrat acabar amb punt, la lletra final de l’abreviatura no coincideix amb la lletra final del mot, l’abreviatura és invariable per al singular i el plural i per als dos gèneres (pàg. per pàgina/es i adv. per advocat/da, respectivament).

Les sigles són les abreviacions que es formen amb majúscules, generalment amb les inicials dels substantius i adjectius de la denominació que representen.

• LOPJ (Llei orgànica del poder judicial).
• BOP (Butlletí Oficial de la Província).
• PG-ME (Policia de la Generalitat – Mossos d’Esquadra).

Els acrònims es formen més lliurement, amb la intenció de poder ser llegits per síl·labes, com un mot.

• ONU (Organització de les Nacions Unides).
• UNESCO (United Nations Educational, Scientific, and Cultural Organization).
• UNICEF (United Nations International Children’s Emergency Fund).

• DOGC (Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya)

La duplicació només es conserva en casos consolidats per l’ús, com per exemple en el cas de CCOO, Comissions Obreres.

A l’hora d’apostrofar els articles el i la i la preposició de davant de sigles, cal tenir en compte certes condicions, la primera de les quals és si es llegeixen com si fossin una paraula sencera o bé lletra per lletra:

1. Les que es llegeixen com si fossin paraules senceres

No tenen cap particularitat respecte a una paraula sense abreujar.

• El BOE, l’IVA, el NIF, d’IBI, del DOGC.

2. Les que es llegeixen lletra per lletra

a) Començades per vocal (s’inclouen dins d’aquest grup les sigles començades per una consonant el nom de la qual comenci per vocal)

– S’apostrofen l’article el i la preposició de.

• de l’IBM, d’IRPF.

– L’article la s’apostrofa seguint les normes generals d’apostrofació (no s’apostrofa davant les sigles començades amb i o u àtones, tal com passaria amb els mots la indústria, la impremta, la universitat o la unió). Cal tenir en compte que l’accent recau sobre la vocal tònica de la darrera lletra.

• la UAB
• la ITV
• la IP

b) Començades per consonant

No s’apostrofa davant les sigles començades amb una consonant el nom de la qual comenci també per consonant.

• el TSJC
• el DNI

Són signes gràfics que representen una paraula, un sintagma o un valor, que tenen una sola forma invariable fixada per institucions oficials i internacionals competents. No porten marca de plural ni punt.

• cm (centímetre/s)
• les 14 h (les 14 hores)

Al bloc 1 hem treballat els signes de puntuació segons la funció que fan d’ajuda a la comprensió del text. Tot seguit en veurem la funció visual, és a dir, les convencions fixades pel que fa a determinats signes.

L’ús de les majúscules és un aspecte convencional de la llengua. Hi ha idiomes, per exemple l’alemany, que fan començar amb majúscula tots els substantius. En català, si bé tothom coincidiria en l’ús de la majúscula en determinades paraules (el cognom d’una persona, el nom d’una ciutat, el mot que segueix un punt), hi ha moltíssims casos en què es podrien produir divergències en funció de qui escrivís o fins i tot depenent del moment en què ho fes.

Tot seguit presentem una sèrie de criteris per aplicar correctament les majúscules i les minúscules en la redacció dels documents i segons els criteris del llenguatge administratiu.

Els classificarem en dos grans blocs:

• Segons la situació de la paraula en el text i com l’afecten els signes de puntuació.
• Segons la naturalesa de les paraules.

Recordeu abans, però, aquests quatre punts preliminars:

1. Quan diem que un conjunt de mots ha d’anar amb majúscula, en queden exclosos els articles i les preposicions.

2. És inadequat utilitzar majúscules dins del text per destacar-ne un fragment (tret dels títols).

3. Les majúscules segueixen les mateixes regles d’accentuació que les minúscules.

4. Les sigles (abreviacions que es formen amb la lletra o lletres, generalment inicials, dels elements de la designació completa) s’escriuen sempre amb majúscules.

Els tractaments protocol·laris són títols de cortesia que la llei atribueix a una persona per la seva autoritat, càrrec o categoria.

Com ja hem avançat més amunt, en el llenguatge administratiu, jurídic i policial, els tractaments s’han mantingut moltes vegades d’una manera abusiva i més per inèrcia que no pas per necessitat. Les característiques del llenguatge administratiu, jurídic i policial modern són la concisió, la claredat i el to democràtic; això fa que totes les administracions actuals tendeixin a suprimir els tractaments de la documentació administrativa quotidiana i els reservin per a documents solemnes o de tipus protocol·lari (per exemple la invitació i el saluda).

A continuació, s’indica una tria d’alguns dels tractaments protocol·laris que poden ser d’interès.