En alguns municipis pot succeir que el servei de manteniment dels espais verds i jardins públics no el realitzin brigades pròpies de l’Ajuntament, sinó que el servei estigui externalitzat, és a dir, que sigui una empresa qui realitza les tasques de manteniment durant un període concret. Aquesta empresa haurà d’haver estat l’adjudicatària del servei, habitualment a través d’un procediment de licitació, en què un document anomenat Plec de criteris tècnics marca les pautes sobre l’àmbit de referència, quines tasques s’han de realitzar i com s’han de fer.

A la vegada, en aquest plec és convenient marcar la pauta que se seguirà per al control de les tasques realitzades. Així, doncs, l’Ajuntament ha de dir com vol que l’empresa externa li faciliti la informació i quina informació ha de ser. És recomanable fer:

• Reunions de seguiment: cal marcar una periodicitat de trobades entre el tècnic municipal i la persona responsable tècnica de l’empresa, en la qual hi hagi un intercanvi d’informació, tant de les tasques previstes com de les ja executades.

• Un pla de treball: l’Ajuntament haurà de sol·licitar que l’empresa presenti un calendari de programació durant un període concret; és a dir, que cada inici de quinzena l’Ajuntament rebi un document de quines feines estan previstes i en quins espais. En finalitzar aquesta quinzena, l’empresa hauria de confirmar quines de les feines s’han executat segons el calendari establert, quines no i per quins motius. L’Ajuntament haurà de verificar que la informació que rep per part de l’empresa és la correcta. A continuació es presenta un exemple d’un control tipus:

• Informe final: a final d’any, l’empresa hauria de presentar un informe a l’Ajuntament amb el resum de les tasques realitzades i les incidències observades.

Respecte a la comunicació entre empresa externa i Ajuntament, convé no interferir en el funcionament habitual de l’empresa i no saltar-se jerarquies, cosa que podria portar a confusions i malentesos.