Direcció de projectes
1.- Mòdul 2. El rol de la direcció de projectes
1.5.- 4. Gestió de la informació i la comunicació (resum)
5 de 8
Índex
Mapa conceptual
Presentació mòdul
Bibliografia
Glossari
Mapa conceptual
Presentació mòdul

Objectius

1. Comprendre el rol que correspon a la direcció de projectes en una administració pública.

2. Analitzar els diversos graus d'autoritat en aquest àmbit.

3. Estudiar alguns processos clau lligats a la direcció de projectes: la gestió de la informació i la comunicació, la negociació, la resolució de problemes i l'exercici del lideratge.

4. Conèixer alguns instruments de suport a la direcció de projectes.

5. Posar en pràctica els coneixements i les destreses adquirits.

Introducció

Aquest mòdul té com a objectiu estudiar en què consisteix l'exercici de la direcció de projectes.

D'entrada, ens fixarem en quines són les funcions bàsiques que ha de desenvolupar un director de projecte.

En la segona part ens centrarem en la forma en què la direcció utilitza l'autoritat en el marc del projecte, i els diferents tipus de direcció que en funció d'això es distingeixen.

A continuació, revisarem les competències que ha de tenir la persona que s'ocupa de la direcció d'un projecte, així com les àrees d'experiència professional que ha de conèixer.

En els darrers apartats examinarem alguns aspectes concrets dels quals s'ha d'ocupar la direcció de projectes: la gestió de la informació i la comunicació, la negociació, la resolució de problemes, i com ha d'exercir el lideratge.

Bibliografia
  • Cos Castillo, Manuel de (1995). Teoría general del proyecto. Vol. I: Dirección de proyectos. Madrid: Síntesis.
  • Diversos autors (1996). Human Resource Skills for the Project Manager. Newton Square: Project Management Institute (PMI).
  • Diversos autors (2003). International Standard ISO 10006:2003. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Management in Projects. Ginebra: ISO.
  • Diversos autors (2005). Norma internacional 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.
  • Kerzner, Harold (2009). Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling (10a. edició). Hoboken, Nova Jersey: John Wiley & Sons.
  • March, James G.; Simon, Herbert A. (1981). Teoría de la organización. Barcelona: Ariel.
  • Ramió, Carles (1999). Teoría de la organización y administración pública. Madrid: Tecnos.
  • Ramió, Carles; Ballart, Xavier (1993). Lecturas de teoría de la organización (2 vol.). Madrid: Ministerio para las Administraciones Públicas.
Glossari
  • anàlisi DAFO: Metodologia emprada per determinar quines són les debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats que poden influir en el desenvolupament d'un projecte o d'algun altre tipus d'activitat.
  • autoritat: Capacitat de fer que altres persones facin allò que la direcció del projecte considera convenient.
  • client: Persona o organització destinatària del resultat d'un procés. En el cas d'un projecte en l'entorn de l'Administració pública, el client pot ser l'organització d'origen i, indirectament, la ciutadania.
  • investidura: Formalització del nomenament i de les responsabilitats assignades a la direcció del projecte per part de l'òrgan competent de l'organització d'origen.
  • lideratge: Capacitat de fer que altres persones vulguin fer allò que la direcció del projecte considera convenient.
  • pluja d'idees: Tècnica de suport en processos de millora, gestió, resolució de problemes i similars, consistent a fer que un grup de persones formuli el màxim nombre de propostes o suggeriments, atenent sobretot el criteri quantitatiu.

4. Gestió de la informació i la comunicació (resum)

L'activitat de la direcció de projectes té un component molt important de gestió d'informació.

Les fonts per obtenir aquesta informació són diverses:

La comunicació és l'instrument que manté les relacions entre els membres de l'equip de treball, i entre aquest equip i el seu entorn, dins i fora de l'organització. La direcció del projecte exerceix també un rol representatiu, i és la interlocutora normal de l'equip amb les parts interessades, i especialment amb qui encarrega el projecte. A més, la comunicació és l'eina bàsica que emprarà la direcció de projectes per exercir les funcions d'orientar, donar instruccions i motivar el seu equip.

En el cas de l'Administració pública, el més habitual és que qui formula l'encàrrec sigui un òrgan de govern, unipersonal o pluripersonal. Els projectes s'executen per a la mateixa organització (organització d'origen), per la qual cosa no existeix normalment un " client " extern: aquells òrgans de govern assumeixen el paper de representació de la ciutadania, que és per qui es faran els projectes en la majoria de casos.

Així, doncs, la relació entre la direcció del projecte i l'òrgan que formula l'encàrrec té diferències importants respecte de la relació típica d'una direcció de projectes i el seu client.

Aquesta situació comporta que en molts casos la direcció de projecte ha d'assumir un rol d'assessorament i suport per a la presa de decisions. Per exercir-lo correctament, és convenient mantenir periòdicament informat l'òrgan que ha fet l'encàrrec sobre l'evolució del projecte, indicant quines són les fites assolides, però també els problemes sorgits.

En tot cas, la comunicació entre la direcció del projecte i l'òrgan de l'organització d'origen que ha fet l'encàrrec ha de ser fluida, regular i basada en la confiança.

Pel que fa a la comunicació amb l'equip mateix de treball, la direcció del projecte ha de tenir en compte dos aspectes:

1) És aconsellable establir un sistema de reunions, amb una periodicitat coherent amb les característiques i els terminis del projecte, per coordinar el conjunt de l'equip de treball. Si l'equip és molt gran, es poden fer reunions de coordinació amb els responsables tècnics de cada tasca.

2) Les reunions d'equip no han de fer oblidar que també cal tenir reunions amb cada membre de l'equip individualment. En aquest cas no és imprescindible programar reunions amb periodicitat, ja que les trobades depenen de les necessitats dels col·laboradors i de la direcció, però sí que cal explicitar a tot l'equip la disponibilitat de la direcció per mantenir intercanvis personals.

La direcció de projectes ha de deixar clar a tot el seu equip que està disposada a mantenir una comunicació sincera i constant amb les persones amb les quals col·labora. L'exercici d'aquesta comunicació contribuirà significativament a fer que l'equip faci aportacions positives al projecte.

Autor:


Alexandre Álvarez Mena

Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.

Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.

anàlisi DAFO

Metodologia emprada per determinar quines són les debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats que poden influir en el desenvolupament d'un projecte o d'algun altre tipus d'activitat.

autoritat

Capacitat de fer que altres persones facin allò que la direcció del projecte considera convenient.

client

Persona o organització destinatària del resultat d'un procés. En el cas d'un projecte en l'entorn de l'Administració pública, el client pot ser l'organització d'origen i, indirectament, la ciutadania.

investidura

Formalització del nomenament i de les responsabilitats assignades a la direcció del projecte per part de l'òrgan competent de l'organització d'origen.

lideratge

Capacitat de fer que altres persones vulguin fer allò que la direcció del projecte considera convenient.

pluja d'idees

Tècnica de suport en processos de millora, gestió, resolució de problemes i similars, consistent a fer que un grup de persones formuli el màxim nombre de propostes o suggeriments, atenent sobretot el criteri quantitatiu.

Model jeràrquic i funcional tradicional

Estructures de tipus matricial

Model matricial fort

Mapa conceptual mòdul 2

Inici
Disminuir mida de lletra
Augmentar mida de lletra
Ajuda
Anterior
Següent
Índex Apartats
Has de visitar els apartats anteriors abans de visitar aquest