Direcció de projectes
1.- Mòdul 2. El rol de la direcció de projectes
1.6.- 5. Negociació (resum)
6 de 8
Índex
Mapa conceptual
Presentació mòdul
Bibliografia
Glossari
Mapa conceptual
Presentació mòdul

Objectius

1. Comprendre el rol que correspon a la direcció de projectes en una administració pública.

2. Analitzar els diversos graus d'autoritat en aquest àmbit.

3. Estudiar alguns processos clau lligats a la direcció de projectes: la gestió de la informació i la comunicació, la negociació, la resolució de problemes i l'exercici del lideratge.

4. Conèixer alguns instruments de suport a la direcció de projectes.

5. Posar en pràctica els coneixements i les destreses adquirits.

Introducció

Aquest mòdul té com a objectiu estudiar en què consisteix l'exercici de la direcció de projectes.

D'entrada, ens fixarem en quines són les funcions bàsiques que ha de desenvolupar un director de projecte.

En la segona part ens centrarem en la forma en què la direcció utilitza l'autoritat en el marc del projecte, i els diferents tipus de direcció que en funció d'això es distingeixen.

A continuació, revisarem les competències que ha de tenir la persona que s'ocupa de la direcció d'un projecte, així com les àrees d'experiència professional que ha de conèixer.

En els darrers apartats examinarem alguns aspectes concrets dels quals s'ha d'ocupar la direcció de projectes: la gestió de la informació i la comunicació, la negociació, la resolució de problemes, i com ha d'exercir el lideratge.

Bibliografia
  • Cos Castillo, Manuel de (1995). Teoría general del proyecto. Vol. I: Dirección de proyectos. Madrid: Síntesis.
  • Diversos autors (1996). Human Resource Skills for the Project Manager. Newton Square: Project Management Institute (PMI).
  • Diversos autors (2003). International Standard ISO 10006:2003. Quality Management Systems. Guidelines for Quality Management in Projects. Ginebra: ISO.
  • Diversos autors (2005). Norma internacional 9000:2005. Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Ginebra: ISO.
  • Kerzner, Harold (2009). Project Management. A Systems Approach to Planning, Scheduling and Controlling (10a. edició). Hoboken, Nova Jersey: John Wiley & Sons.
  • March, James G.; Simon, Herbert A. (1981). Teoría de la organización. Barcelona: Ariel.
  • Ramió, Carles (1999). Teoría de la organización y administración pública. Madrid: Tecnos.
  • Ramió, Carles; Ballart, Xavier (1993). Lecturas de teoría de la organización (2 vol.). Madrid: Ministerio para las Administraciones Públicas.
Glossari
  • anàlisi DAFO: Metodologia emprada per determinar quines són les debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats que poden influir en el desenvolupament d'un projecte o d'algun altre tipus d'activitat.
  • autoritat: Capacitat de fer que altres persones facin allò que la direcció del projecte considera convenient.
  • client: Persona o organització destinatària del resultat d'un procés. En el cas d'un projecte en l'entorn de l'Administració pública, el client pot ser l'organització d'origen i, indirectament, la ciutadania.
  • investidura: Formalització del nomenament i de les responsabilitats assignades a la direcció del projecte per part de l'òrgan competent de l'organització d'origen.
  • lideratge: Capacitat de fer que altres persones vulguin fer allò que la direcció del projecte considera convenient.
  • pluja d'idees: Tècnica de suport en processos de millora, gestió, resolució de problemes i similars, consistent a fer que un grup de persones formuli el màxim nombre de propostes o suggeriments, atenent sobretot el criteri quantitatiu.

5. Negociació (resum)

La negociació consisteix a buscar solucions als conflictes que sorgeixin durant el desenvolupament del projecte entre els interessos de diferents parts interessades.

Aquests conflictes són normals en qualsevol projecte. Per tant, les habilitats negociadores són una part important de les competències necessàries per exercir una bona direcció de projectes.

Les negociacions al llarg d'un projecte impliquen la direcció del projecte amb:

  • L'òrgan de govern o de la direcció executiva de l'organització d'origen que formulen l'encàrrec, per tal de clarificar els termes principals d'aquest projecte: abast, terminis, recursos disponibles, composició de l'equip, etc.
  • Els proveïdors externs, ja que, tot i l'existència d'un contracte formal, hi ha aspectes que cal concretar amb flexibilitat, i en els quals cal que la direcció del projecte vetlli pels interessos del projecte, però també del conjunt de l'organització.

La direcció del projecte també ha d'actuar a vegades com a mitjancera entre l'alta direcció de l'Administració i els proveïdors externs, ja que s'ha d'evitar una pressió excessiva sobre aquests darrers que derivi en una afectació negativa sobre el projecte.

  • Altres entitats col·laboradores, com, per exemple, altres administracions que financen el projecte amb subvencions, o bé entitats o associacions amb les quals s'han establert convenis de col·laboració.
  • Altres parts interessades, com, per exemple, representants d'associacions ciutadanes o representants del personal.

Abans d'iniciar un procés de negociació és important tenir en compte els punts següents:

  • Establir amb els responsables màxims de l'administració d'origen quin és el nostre marge de negociació, és a dir, què és allò que podrem pactar i allò que haurem de consultar abans de respondre.
  • Definir amb claredat quins són els objectius propis que es volen assolir en la negociació.
  • Intentar saber els objectius de l'altra part, si escau amb contactes informals i discrets.
  • Determinar quines són les concessions que podem fer i que no posen en perill els nostres objectius.
  • Preveure quines són les conseqüències que tindria el fet de no arribar a un acord, i si escau, preparar un pla de contingència.
  • Recollir i ordenar tota la informació que sigui d'utilitat durant la negociació, per tal d'evitar demores i interrupcions innecessàries.

En el decurs de la negociació, la direcció del projecte ha de preocupar-se de seguir aquestes pautes bàsiques d'actuació:

  • Deixar clar que l'interès de l'organització del projecte és que totes les parts negociadores quedin satisfetes, i no imposar un determinat punt de vista.
  • Plantejar clarament els nostres objectius i animar els altres que facin el mateix, per tal que tothom sàpiga què pretenen les parts negociadores.
  • Practicar l'escolta activa, és a dir, assegurar-nos que entenem el que ens demanen les altres parts, i confirmar que aquestes parts entenen el que volem nosaltres.
  • Mantenir a cada moment una actitud calmada i dialogant.
  • No fer concessions sense obtenir alguna cosa a canvi, ja que això trauria valor a les nostres pretensions.
  • Resumir periòdicament els acords presos i els temes que queden pendents, posant en valor els primers com a mostra que és possible assolir resultats positius de la negociació.
  • No mantenir mai una actitud de "victòria" davant de les altres parts quan s'obté un resultat positiu.

Autor:


Alexandre Álvarez Mena

Llicenciat en Geografia i Història per la Universitat de Barcelona i diplomat en Ciències Empresarials per la Universitat Oberta de Catalunya. Mestratge en gestió pública a ESADE.

Ha ocupat diversos llocs directius a diferents administracions locals.

anàlisi DAFO

Metodologia emprada per determinar quines són les debilitats, amenaces, fortaleses i oportunitats que poden influir en el desenvolupament d'un projecte o d'algun altre tipus d'activitat.

autoritat

Capacitat de fer que altres persones facin allò que la direcció del projecte considera convenient.

client

Persona o organització destinatària del resultat d'un procés. En el cas d'un projecte en l'entorn de l'Administració pública, el client pot ser l'organització d'origen i, indirectament, la ciutadania.

investidura

Formalització del nomenament i de les responsabilitats assignades a la direcció del projecte per part de l'òrgan competent de l'organització d'origen.

lideratge

Capacitat de fer que altres persones vulguin fer allò que la direcció del projecte considera convenient.

pluja d'idees

Tècnica de suport en processos de millora, gestió, resolució de problemes i similars, consistent a fer que un grup de persones formuli el màxim nombre de propostes o suggeriments, atenent sobretot el criteri quantitatiu.

Model jeràrquic i funcional tradicional

Estructures de tipus matricial

Model matricial fort

Mapa conceptual mòdul 2

Inici
Disminuir mida de lletra
Augmentar mida de lletra
Ajuda
Anterior
Següent
Índex Apartats
Has de visitar els apartats anteriors abans de visitar aquest