El cicle de la formació

Els plans de formació són la culminació o el producte resultant de l’anàlisi de necessitats. De tota manera, en qualsevol pla de formació, per senzill que sigui, haurien de figurar els elements següents:

1. Justificació del pla de formació: raó de ser de les iniciatives de formació, en funció dels reptes, estratègies, polítiques o directrius que es proposa l’organització de cara a perfeccionar-ne el funcionament.
2. Revisió i/o actualització dels criteris d’accés a la formació, circuit de validació, fases…
3. Referència a les necessitats de formació detectades, per tal de traduir aquestes necessitats en accions formatives concretes, en funció dels recursos disponibles.
4. Estratègies d’intervenció al nostre abast: aprenentatge informal, formació interna, autoformació, formació externa, formació a mida, altres….
5. Relació de les accions formatives proposades, degudament justificades i prioritzades.
6. Per a cada acció formativa:
   • Concreció dels objectius específics i dels continguts.
   • Elecció del canal, la modalitat i la metodologia.
   • Identificació dels destinataris potencials.
   • Indicar la durada global, i la de cada sessió.
   • Sistema i instruments d’avaluació.
   • Elecció de formador/a (intern o extern).
   • Analitzar els antecedents d’aquesta acció formativa.
   • Concreció d’aspectes organitzatius i logístics.
   • Pressupost.

Al nostre abast tenim diverses estratègies d’intervenció en formació, així com diversos canals i modalitats que permeten respondre amb més eficiència a les necessitats de formació detectades. Limitar la intervenció a un «curs» és un reduccionisme.

Estratègies

• Aprenentatge informal.
• Formació interna.
• Autoformació.
• Formació externa.
• Formació a mida.
• Tutoria personalitzada. Mentoria, entrenament…
• Altres…

Canals

• Presencial.
• Semipresencial.
• En línia, e-learning.
• Centre de recursos.
• Espai personalitzat d’aprenentatge (PLE, EVA…).

Modalitats

• Curs estàndard, d’aula.
• Taller.
• Seminari.
• Conferència.
• Formació a l’aire lliure.
• Jornada.
• Altres…

Aprenentatge informal

És l’estratègia més eficient, la manera natural com aprenem els adults, pròpia de les organitzacions madures. Podríem situar aquí les comunitats de pràctica.

Formació interna

Aporta molt valor afegit ja que la dissenya i desenvolupa una persona de l’organització, fent servir recursos i continguts propis. Reforça la gestió del coneixement de l’organització.

Autoformació

Aprenentatge autònom que fa servir recursos dissenyats amb aquest propòsit. Pot anar reforçat amb un sistema tutorial proactiu o reactiu.

Formació externa

Aporta una mirada diferent sobre l’entorn; incorpora noves tendències en contingut o metodologia, i fins i tot de la manera de fer d’altres organitzacions. És útil quan la formació no es pot assumir internament.

Formació a mida

Una intervenció centrada en una situació problemàtica concreta, en un col·lectiu específic, que requereix un disseny ad hoc. Ha d’aportar molt valor afegit. La formació al lloc de treball no és necessàriament formació a mida.

Tutoria personalitzada. Mentoria, entrenament…

Acompanyament individual (o en grups molt reduïts) amb un objectiu concret: integració d’un nou empleat, promoció a un càrrec de responsabilitat, realització d’un projecte, seguiment d’un determinat procés, etc. Atenció al rol de comandament.

Presencial

És el més tradicional i el que genera menys resistències. Sovint pot aportar altres valors al marge de la formació: cohesió del grup, transmissió de valors corporatius, etc.

Semipresencial, b-learning

És la combinació de canals, com ara el presencial i en línia. Cada canal ha d’aportar a l’acció formativa allò que el fa més eficient. Requereix un disseny formatiu específic centrat en l’activitat del participant.

En línia, e-learning

Requereix una plataforma tecnològica que té la capacitat d’integrar diversos suports: text, àudio, vídeo, videoconferència, aplicatius… Requereix un disseny formatiu específic centrat en l’activitat del participant. Idoni per a grans col·lectius, dispersos geogràficament…; i també per a sistemes d’autoformació.

Centre de recursos

Pot ser un espai físic (com una biblioteca) o virtual. Ha de ser més que un repositori de continguts, ha d’orientar l’usuari, proposar-li un itinerari, establir algun sistema de seguiment (tutoria). Els materials han de tenir intencionalitat formativa.

Espai personalitzat d’aprenentatge (PLE, EVA…)

Una competència bàsica d’una persona adulta és «aprendre a aprendre», i una bona estratègia consisteix a disposar d’un entorn personal d’aprenentatge que fins i tot es pot configurar a l’escriptori del mateix ordinador.

Curs estàndard, d’aula

És la modalitat tradicional. Utilitzem el terme curs, en general, per referir-nos a una formació en la qual s’imparteix un determinat contingut, per a un grup tancat de participants, en un període de temps concret. Habitualment el formador és el centre de l’acció formativa. Grup de fins a 25 persones. Poca interacció.

Taller

Modalitat centrada en l’activitat del participant, guiada o supervisada pel formador. Exigeix una gran participació i s’hi aprèn fent. Grups reduïts de com a màxim 12 persones. Molta interacció.

Seminari

Acció formativa basada en les aportacions dels participants. En general els seminaris estan centrats en un tema en el qual es pretén aprofundir. El seu objectiu és arribar a solucions o respostes a través del debat. Hi ha un expert dinamitzador. Grups reduïts de com a màxim 15 persones. Molta interacció.

Conferència

Acció formativa (presencial o virtual mitjançant videoconferència) idònia per transmetre informació d’un o més experts a un grup nombrós de persones interessades. Grup nombrós. Interacció nul·la.

Formació a l’aire lliure

Hi ha moltes opcions, des d’una visita guiada fins a una gimcana passant per activitats estructurades que s’han de fer fora de l’aula. Sovint es volen posar a prova habilitats i actituds, més que coneixements.

Jornada

Jornada d’estudi o també jornada d’actualització (update) en la qual es pot tractar un tema monogràficament o diversos temes relacionats. La metodologia també pot ser diversa en funció del col·lectiu i de les temàtiques que cal tractar. El seu objectiu és aprofundir en continguts diversos, complementaris, amb la participació d’experts que hi intervenen successivament. Exigeix un gran esforç dels participants. Grup de 25 persones. Poca interacció.

Altres…

La formació també està subjecta a les modes, com ara la ludificació. En aquest cas, més que una modalitat seria una metodologia.

Per atendre les necessitats detectades i prioritzades, un pla de formació pot contenir diverses accions formatives que podem vehicular a través de diverses estratègies tenint en compte els recursos humans i econòmics disponibles.

Entre les variables que condicionaran la nostra presa de decisions podem trobar:

En funció d’aquestes variables, la presa de decisions per desenvolupar el pla de formació pot suposar:

• Actuar a partir de recursos interns, formació interna.
• Tenir la col·laboració de proveïdors externs, formació externa.

• Forma part de la política de gestió del coneixement d’una organització.
• Aporta molt valor afegit, ja que tant el/la formador/a com els recursos o els materials són propis de l’organització.
• Es pot centrar en l’«aprendre fent».
• És possible ajustar el calendari, la durada, la metodologia a les necessitats de l’organització.
• És pot portar a terme amb grups reduïts.
• Tot i que és una opció no sempre és recomanable: noves tendències, mirada aliena, càrrega de treball dels experts interns…
• Mentoria; és una forma de tutoria personalitzada, útil en molts contextos i en moltes situacions.

• L’autoformació és una actitud personal que requereix una alta motivació i una gran capacitat per regular el propi esforç i gestionar el temps.
• És útil tant per formar una persona com un col·lectiu.
• Requereix un conjunt de materials dissenyats amb intencionalitat formativa.
• Han d’estar ben organitzats, disposar d’orientacions clares i poden anar acompanyats d’un sistema tutorial o no.
• A Internet hi ha molts materials disponibles per formació, com ara els MOOC.

• Acudir a l’oferta formativa de catàleg d’un proveïdor extern implica acceptar-ne les característiques: durada, programa, metodologia, formador, etc.
• Pot ser que enviem una o més persones o, si tenim un grup suficient, que l’acció formativa es dugui a terme a la nostra organització (atenció!, això no és en cap cas formació a mida).
• Cal tenir en compte els costos directes i els indirectes.

• La formació a mida ha de ser la resposta a una situació problemàtica específica. No és una solució estàndard ni adaptada.
• La formació a mida requereix el coneixement dels participants, del seu entorn de treball, de la forma de treball, i demana la implicació dels responsables de l’organització
• No té un format específic, sinó que pot fer servir diferents modalitats combinades adequadament, diverses metodologies. etc.
• L’entrenament és una forma de tutoria personalitzada (individual o en grups molt reduïts) que s’orienta a la consecució d’un objectiu o la realització d’un projecte.

Entre les estratègies hem citat, en primer lloc, l’aprenentatge informal:

Pel seu caràcter «informal» no pot formar part del pla de formació. Ara bé, que l’aprenentatge sigui espontani i inconscient, com un subproducte de l’experiència professional, no vol dir que una organització no pugui afavorir un ambient de treball i unes condicions que el facin possible.

• Suposa el 70-80% dels aprenentatges d’una persona adulta.
• Una organització madura, que aprèn, que gestiona el coneixement, també afavoreix l’aprenentatge dels seus empleats d’una manera natural.
• És una estratègia liderada pels recursos humans que ha de disposar de la col·laboració proactiva de l’equip directiu i dels comandaments.
• La implicació dels comandaments i dels responsables dels equips és fonamental.
• Aquest aprenentatge no es pot formalitzar, però es pot afavorir amb pràctiques com la creació d’equips de millora, cercles de qualitat, protocols d’actuació, comunitats de pràctica, etc.
• Actualment hi ha iniciatives oficials que permeten l’acreditació de les competències professionals assolides tant a través de l’experiència (aprenentatge informal) com de la formació contínua no formal.

El control de qualitat requereix disposar d’indicadors de formació que mostrin la seva evolució al llarg del temps. D’altra banda, hem de tenir en compte totes les necessitats detectades que poden rebre una resposta organitzativa, col·laborativa…(informal). I, finalment, tenint en compte la limitació de recursos, cal dissenyar només la formació estrictament necessària.

• Indicadors de formació: pressupost, hores de formació anual, hores de formació/persona/any, etc.
• Afavorir l’aprenentatge informal mitjançant intervencions no formatives.
• Les 4 regles:
  1. La formació necessària,
  2. quan sigui necessària,
  3. amb els continguts idonis,
  4. per a les persones que realment la necessiten.

Un pla de formació conté un seguit d’intervencions formatives orientades a satisfer les necessitats formatives detectades, que ja hem dit que no són homogènies, que no tenen la mateixa importància, que tenen diferent abast, que impliquen diferents col·lectius, etc., per la qual cosa hem de triar el tipus d’intervenció més eficient des del punt de vista formatiu per aconseguir el nostre propòsit.

Model de plantilla-resum d’una planificació de formació (per a col·lectius). Plantilla bàsica que recull la distribució d’accions formatives per a col·lectius destinataris. Es recomanable tenir una visió completa i detallada de tota la formació d’una organització. Exposem un fragment, a tall d’exemple, d’una planificació per a alguns serveis concrets.

Per tal d’evitar tot això, cal fer una bona política de comunicació del pla, que inclou elements de «màrqueting intern» a tots els implicats en el procés formatiu. Vegem els aspectes més importants que cal tenir en compte:

Qui són els implicats en el procés formatiu (el «públic objectiu»)?

Quina informació cal comunicar? El «producte de màrqueting» que cal vendre:

• Avantatges de la formació per a la persona, el col·lectiu, l’organització…
• Quines millores representarà també per als usuaris, els clients o els ciutadans.
• Característiques més importants de programes i accions formatives per als públics destinataris.
• Dades organitzatives i logístiques: cursos, dates, horaris, localitzacions, metodologies, formadors…
• Demanda d’implicació en la implementació i la transferència de la formació.

Com s’ha de comunicar el pla? Mitjans de difusió:

• Contactes personals.
• Presentacions amb suport audiovisual (per exemple, PowerPoint).
• Comunicats interns (via correu electrònic o suport paper).
• Intranet o web de l’organització.
• Reunions grupals (àrea, departament, unitat…).
• Anuncis o cartells en plafons informatius.