El cicle de la formació

Tot i que la informació sobre una acció formativa ha de ser única i inequívoca, pot tenir diferents nivells en funció de cada document i de l’ús al qual està destinat. Com es pot veure al quadre següent la informació és més global a la fitxa tècnica i molt més concreta a la programació de sessions.

La fitxa tècnica recull la informació bàsica de l’acció formativa. La seva finalitat és la comunicació de l’oferta formativa. Normalment es fa pública per diferents mitjans i s’adreça a tots els col·lectius. En aquest cas cal identificar quina és la formació bàsica que cal oferir i que ha de servir per despertar l’interès.

El pla docent recull la presa de decisions sobre l’acció formativa i amplia la informació de la fitxa tècnica. El pla docent és una eina del formador/a però també és un instrument útil al participant ja que estableix les «regles del joc» d’aquell programa, li avança quins objectius persegueix, com haurà de fer la feina i com serà avaluat.

La programació de sessions recull la seqüència de treball que es portarà a terme a l’acció formativa; és un instrument del formador/a que hauria de conèixer l’organització abans de la impartició.

A la formació contínua l’eix de l’acció formativa és el participant, la persona que es forma, el grup…, i tant el disseny d’una acció formativa concreta com la impartició han de tenir en compte aquest principi. Hi ha tot un seguit de preguntes que podem formular per esbrinar com és el grup de participants al qual ens adrecem:

L’efectivitat del procés de formació requereix una correlació entre els objectius d’aprenentatge que volem que assoleixi el participant, els continguts seleccionats i la proposta d’activitats.

Objectius formatius

Finalitat de la formació: què volem aconseguir:

• Establir connexions clares entre els objectius i les experiències al lloc de treball.
• Redactar els objectius en termes mesurables.
• Identificar clarament els tipus d’objectius: 1. Què han de saber (coneixement). 2. Què han de saber fer (habilitat). 3. Com ho han de fer (actitud).
• Comprovar la coordinació entre objectius, continguts i activitats.
• Contrastar els objectius amb el tipus d’avaluació i els instruments previstos.

Continguts

Són la matèria primera de l’acció formativa i s’estableixen a partir dels objectius següents:

• Elaborar un índex, un temari o un programa abans de començar a desenvolupar la matèria.
• Efectuar una distribució temporal dels continguts tenint en compte la seva importància.
• Partir dels continguts més rellevants i significatius.
• Connectar els continguts amb el lloc de treball, per exemple amb l’anàlisi de casos.
• Diferenciar els continguts segons la tipologia: conceptual, procedimental o actitudinal.

Activitats

Com aconseguirà el participant assolir els objectius fixats.

• Tenir present la importància de l’APRENDRE FENT (learning by doing).
• Prendre consciència que les activitats més participatives requereixen més temps.
• Tenir en compte la importància del feedback per consolidar aprenentatges.
• Plantejar activitats de dificultat creixent vinculades amb el lloc de treball.
• L’objectiu perseguit condiciona el tipus d’activitat més adequat.

Des del punt de vista del formador, l’avaluació pot ser: inicial (diagnòstica), formativa (de procés) i sumativa (final).

Des del punt de vista de l’organització (segons el model de Kirkpatrick, complementat per Pilar Pineda), podem avaluar: la coherència pedagògica, la satisfacció, l’aprenentatge, la transferència i l’impacte.

El nivell d’avaluació condiciona el disseny de l’acció formativa ja que exigeix programar els moments de l’avaluació, preparar els instruments necessaris, disposar del temps, efectuar el feedback pertinent, etc. Els tres nivells que presentem aquí són perfectament compatibles.

Habitualment distingim entre el material i els recursos de suport al docent, i el material i els recursos de suport als participants. I és important tenir en compte que no són el mateix ni tenen la mateixa funcionalitat.

• Són els materials i els recursos que el docent fa servir per reforçar la seva intervenció.
• Poden ser presentacions multimèdia (PowerPoint, Prezzi, etc.), imatges o vídeos, etc.
• Aquest material sovint no és el més idoni per lliurar als participants (excepte quan serveix de guia per seguir una intervenció).

El seu ús és diferent en funció del canal. A la formació presencial, és complementari a la intervenció del docent. A la formació no presencial, sovint substitueix la intervenció del docent.

• Aspectes formals: la presentació dels materials és molt important; cal tenir en compte:
  • Oferir índexs (lineals, temàtics…).
  • Llenguatge correcte, i adequat als interlocutors.
  • Atractiu i comprensible, pel que fa als elements gràfics que ofereix.
  • Incorporar els elements bàsics de la imatge corporativa.
• Diversitat de materials i recursos
  • Hi ha una gran varietat de recursos que podem fer servir, alguns creats per formació i d’altres que no. Poden ser publicacions, jocs, audiovisuals, etc.
  • A Internet podem trobar materials i recursos molt variats i útils per a la formació (vídeos a Youtube; píndoles formatives tipus MOOC, etc.).
  • Cal que els materials que fem servir respectin la llei de propietat intel·lectual.
  • Per facilitar-ho alguns porten el segell de Creative Commons.
  • També és possible fer servir recursos i aplicacions que ens ajudin a preparar els materials.
  • També hi ha eines gratuïtes per afavorir l’intercanvi d’informació, la comunicació i el treball col·laboratiu.
• Intencionalitat formativa: cal dotar d’intencionalitat formativa els materials de suport al participant. Què vol dir intencionalitat formativa:
  • Els materials estan contextualitzats.
  • El participant sap per què se li recomanen.
  • Disposen d’apartats que en faciliten la lectura: organitzadors previs, il·lustracions, gràfiques i exemples, resums i glossari, propostes d’aplicació…
  • Que es poden consultar fàcilment.
  • Que demanen un esforç congruent amb la durada de l’acció formativa.

En funció del canal (presencial, semipresencial, en línia, centre recursos…), de l’estratègia (formació interna, autoformació…) i de la modalitat (taller, seminari, conferencia…) necessitarem un tipus de material formatiu o un altre.

Presencial

Material complementari o d’aprofundiment que pot aportar fins i tot propostes d’aplicació al lloc de treball. Caldria lliurar-lo als participants amb anterioritat i el/la formador/a hi hauria de fer referència durant la sessió.

No presencial (semipresencial o en línia)

En aquest cas el material substitueix, en part o totalment, al formador/a i ha de respondre a una seqüència formativa clara. Tant el material concret com l’acció formativa requereixen un disseny formatiu específic centrat en l’activitat del participant; una part important d’aquest és el necessari feedback que cal donar.

Pot incloure blocs conceptuals, exercicis i activitats, pautes per a l’elaboració d’un projecte, proves test, casos per analitzar a través del fòrum, etc.

El material pot tenir diversos suports: text, àudio, vídeo, videoconferència, aplicatius, etc.

Centre de recursos

Requereix una gran diversitat de materials adaptats als diferents perfils professionals i organitzats formant itineraris. Aquest material ha de disposar de guies d’ús, de manera que l’usuari sigui tan autònom com sigui possible, així com de sistemes d’autocorrecció. Pot ser un centre físic o virtual, ja que a través de la xarxa es pot accedir a incomptables recursos formatius. El centre de recursos pot disposar d’un sistema de tutoria reactiva.

Espai personalitzat d’aprenentatge (PLE, EVA…)

Una fórmula senzilla consisteix a convertir l’escriptori de l’ordinador en una eina per a la consulta de materials i recursos diversos que farem servir quan ho requereixin les tasques habituals. Poden ser diccionaris, traductors, FAQ, repositoris, espais de comunicació i interacció, directoris, etc.

• Proporcionar informació, com a base del procés formatiu.
• Guiar l’aprenentatge: els materials han d’ajudar a organitzar la informació, a relacionar coneixements, a crear-ne de nous i aplicar-los.
• Exercitar habilitats, a través d’una proposta d’exercicis i habilitats (amb ordinador o sense), mitjançant tècniques com el portafoli, plantejant dinàmiques participatives i jocs de rol, etc.
• Motivar: és essencial fomentar l’interès. El material didàctic sempre ha de resultar atractiu i motivador per als usuaris.
• Fer conscient el participant del seu propi aprenentatge, a través de diferents tipus de proves, o de llistes de control, fent ús de tutorials i simuladors, etc. Prendre consciència del propi aprenentatge és el factor més motivador en formació.
• Proporcionar exemples, pautes i models, bones pràctiques: ofereixen entorns per a l’observació, l’exploració i l’experimentació.
• Facilitar recursos i aplicatius que facilitin la seva feina: poden anar reforçats a través de tutorials.
• Personalitzar la formació: el disseny formatiu hauria de permetre que el participant faci seus els recursos mitjançant espais o materials addicionals com ara notes, apunts, ampliacions, plans d’acció, etc. En aquest sentit resulta útil la tècnica del portafoli o carpeta d’aprenentatge.
• Fomentar l’aplicació al lloc de treball, a través de propostes de millora, plans d’acció individuals, possibilitat de consulta posterior, compartir l’experiència i el resultat, etc.
• Etc.

Una acció formativa es dissenya i s’imparteix amb la finalitat de millorar l’organització mitjançant la capacitació professional dels seus treballadors. Així doncs, hi ha un destinatari directe (el/la treballador/a) i un destinatari indirecte (l’equip, l’àrea o departament, l’organització). Les dues visions o les dues mirades són igualment importants.

Al llarg del procés de disseny i impartició d’una acció formativa l’organització pot perdre el control sobre les decisions fins a arribar a moments crítics que poden fer malbé la feina prèvia feta.

Tot i que pot semblar que l’opció del formador intern és la més interessant a causa del valor afegit que pot aportar, no sempre és possible ni viable. En primer lloc perquè és una tasca secundària i de vegades la seva funció principal pot ser contraproduent; en segon lloc perquè no tenim un nombre de persones per formar que la justifiqui, i, finalment, pel cost indirecte que pot suposar. D’altra banda, el formador extern, o l’organització proveïdora, pot aportar a la formació una mirada externa que resulti clarificadora (com treballen en altres organitzacions, quines noves tendències estan sorgint, etc.) i l’intercanvi amb professionals d’altres organitzacions, del mateix sector o d’un altre…, pot permetre trencar estereotips o trobar solucions que, d’entrada, hauríem descartat.

Formador intern

Ens pot aportar més valor afegit:

• Eficiència en costos i en temps.
• Coneixement de l’organització.
• Coneixement del públic destinatari.
• Flexibilitat i adequació al dia a dia.

Li hem de demanar:

• Habilitats de formació i comunicació.
• Un sòlid coneixement de la matèria.

Li hem d’oferir:

• Suport i reconeixement.
• Formació de formadors.

Formador extern (consultor-freelance)

Pot aportar:

• Actualització permanent en àrees o temàtiques especialitzades.
• Accés a habilitats i experiències no disponibles en l’organització.
• Objectivitat i imatge de prestigi (de cara als participants).
• Noves metodologies i tecnologies.
• Disponibilitat i professionalitat.

Li hem de demanar:

• Compromís amb els resultats a mitjà i llarg termini.
• Adaptació al context de l’organització.

Organització proveïdora externa

Pot aportar:

• Un catàleg ampli de formació a través de diversos canals.
• Formació estàndard i a mida.
• Especialistes en metodologies diverses.
• Reconeixement i acreditació, en alguns casos.
• Possibilitat de treballar «claus en mà».

Li hem de demanar:

• Compromís amb els resultats a mitjà i llarg termini.
• Adaptació al context de l’organització.

Rols o funcions que pot exercir l’expert intern (i també l’extern) que no es limiten només al rol de formador o formadora:

El/La formador/a gestiona els components de l’acció formativa atenent diverses variables: la finalitat, els participants, la complexitat dels continguts, el calendari, etc.

El disseny i la impartició dependrà del canal triat (presencial, en línia…), de la modalitat (taller, seminari…), de la metodologia més pertinent, etc.

Cal diferenciar entre la formació de catàleg i la formació a mida. De vegades una acció formativa estàndard pot fer-se en un centre de treball concret per a un grup de participants d’una mateixa organització, però això tampoc no és formació a mida. Aquesta estratègia requereix una anàlisi prèvia de la situació que es vol tractar, i dels participants que assistiran, per als quals cal fixar uns objectius determinats i dissenyar un programa de continguts i una metodologia perfectament adaptats. Sense aquest disseny previ i sense l’avaluació corresponent no podem parlar de formació a mida.