La planificació i l'organització com a hàbit
1.- La planificació i l'organització com a hàbit
1.12.- Planificació i organització
12 de 17
Índex
Objectius
Bibliografia
Web
Objectius
  • Conèixer les eines bàsiques per establir prioritats i objectius.

  • Identificar hàbits que afecten negativament la gestió del temps.

  • Treballar i analitzar una escaleta personal d'ús del temps.

Bibliografia

CASADO, L. (2002) Aprender a organizar el tiempo. Barcelona: Paidós.

El temps s'ha convertit en un problema per a la majoria dels/de les professionals, i amb especial intensitat per a les persones que ocupen càrrecs directius. La resposta consisteix, en moltes ocasions, en una frenètica carrera de fons contra el rellotge. El resultat sol ser altament insatisfactori i, a més, provoca efectes secundaris en la salut personal i organitzacional, acaba per afectar la vida familiar i social. Aquesta situació de conflicte amb el temps, d'escàs èxit, no és l'única alternativa.


COVEY, S.R.; MERRILL, A.R.; MERRILL, R.R. (1996) Primero lo primero, reflexiones diarias. Barcelona: Paidós.

Aquesta obra és el resultat d'aplicar les revelacions d'"Els set hàbits de la gent altament efectiva" als problemes quotidians de les persones que han de fer front a les exigències cada vegada majors de la seva vida personal i, sobretot, laboral. És un veritable manual per enriquir les nostres relacions amb els altres, aconseguir la pau interior i disposar de la confiança necessària per augmentar la qualitat de tot el que fem: decidir què és el veritablement important, aconseguir fites valuoses i portar una vida plena, gratificant i equilibrada.


POELMANS, S. (2005) Tiempo de calidad. Calidad de vida. Barcelona: McGraw-Hill.

Guia pràctica per a aquelles persones que busquen maximitzar la qualitat del temps que gaudeixen amb la seva família, els amics i companys, mentre mantenen una carrera professional i personal en el vertiginós entorn laboral i professional d'avui.

Web

https://www.stephencovey.com/

Pàgina web de Stephen R. Covey

Permet accedir als abstracts de les seves obres principals i enregistrar-se a la Covey community. Pàgina en anglès.

Planificació i organització

De les quatre funcions que suposa tot cicle de gestió (planificar, organitzar, dirigir i controlar), la planificació és el pas que permet portar a terme les funcions restants. Una organització o unitat de treball sense plans actuarà de manera caòtica enmig de crisis contínues.

Si la unitat de treball és un lloc de conflictes, si els directius pateixen per sortir endavant amb la feina; si els resultats obtinguts són de baixa qualitat; si els costos són elevats; si els empleats estan sobrecarregats i en general la manera de treballar no és satisfactòria, ens trobem davant d'una planificació deficient.

 

La diferència entre una bona planificació i una de pobra és la diferència entre l'ordre i la confusió, entre assumptes que es resolen a temps i assumptes que no es resolen, entre èxit i fracàs.

Planificar és decidir què s'ha de fer. Programar és decidir quan s'ha de fer. La programació implica l'assignació dels recursos més importants, entre els quals hi ha el temps. A més, quan afecta un equip de treball, la programació té caràcter executiu; implica una ordre de treball.

Recórrer a la matriu clàssica del temps en la que es combinen les dimensions de l'important i no important amb les dimensions de l'urgent i no urgent (matriu urgent-important) ens ajudarà per saber si estem utilitzant correctament el temps.


En la dimensió de l'important i l'urgent, estan les persones que planifiquen, però no compleixen amb el seu pla, per que en el dia a dia distreuen la seva atenció i dediquen el seu temps a altres coses, faltant-los temps per complir amb el seu pla, fent les coses contra rellotge.

Com es pot observar en la gràfica, la dimensió ideal és la que combina l'important amb el no urgent, si una persona es desenvolupa en aquesta dimensió significa que planifica la seva vida i prioritza el que ha de fer per aconseguir els seus objectius, complint amb el seu pla.

En la dimensió del no important i urgent estan les persones que no planifiquen, per tant no saben que és l'important ; són reactives i la seva vida està en funció del que els altres volen que faci. Reaccionar a les demandes dels altres comporta la sensació que no pots triar i sovint no trobes sentit al que fas.

Finalment, en la dimensió del no important i no urgent estan les persones que decideixen ocupar el seu temps en coses trivials, en coses que no generen valor per a la organització ni satisfacció per a un mateix.

Les ineficiències organitzatives i la insatisfacció personal apareixen quan comencem a dedicar temps a allò que ens desvia del nostre pla i dels nostres objectius estratègics, és a dir, quan ens sotmetem als lladres del temps...


Des d'aquesta perspectiva, els fonaments de l'administració del temps rauen en planificar i complir amb el pla. Si no planifiquem, no sabrem cap a on anem i, per tant, no podrem prioritzar.

En el cas de la Administració, la gestió del temps està centrada en la nostra contribució als objectius organitzatius. En aquest sentit, hem de partir dels objectius que té la nostra organització/àrea/servei i elaborar un pla propi que hi contribueixi.

Un cop clarament definits I prioritzats aquests objectius, podem decidir el que hem de fer per aconseguir-los. Mentre ens mantinguem en el quadrant II (la combinació de l'important i no urgent), estem contribuint i aportant valor.

Idea principal

En el nostre dia a dia apareixen innumerables tasques a realitzar. La clau de la contribució a la organització i a la satisfacció personal rau en distingir entre el que és important i el que no ho és, i entre el que és urgent i el que no ho és. Destinar el nostre temps al que és important i que no és urgent, vol dir enfocar-nos a allò estratègic, a allò que aporta valor.

Autora:

Neus Ribas Varó

Matriu urgent-important

 

URGENT NO URGENT
IMPORTANT

I
Activitats:

  • Crisis.
  • Problemes que corren pressa.
  • Activitats amb retard.

II
Activitats:

  • Prevenció.
  • Construir relacions.
  • Reconèixer oportunitats.
  • Planificació, recreació.
NO IMPORTANT

III
Activitats:

Interrupcions, trucades, reunionitis aguda, certs informes, assumptes immediats, populisme.

IV
Activitats:

Trivialitats, cert correu, algunes trucades, pèrdues de temps, activitats agradables (mots encreuats, jocs d'ordinador), xatejar, enviar cadenes.

Taula explicativa dels diferents nivells de delegació.

Inici
Disminuir mida de lletra
Augmentar mida de lletra
Ajuda
Anterior
Següent
Índex Apartats
Has de visitar els apartats anteriors abans de visitar aquest