Propostes clau per frenar els lladres de temps

Entretant, us oferim una curta guia tàctica amb propostes per frenar-los:

• Evitar caure en el perfeccionisme. Si volem realitzar un treball perfecte, no ens acabarem mai la feina. La distancia entre el que és òptim i el que és perfecte és la ineficiència.

• Aprendre a dir no... o acabarem fent el que altres persones volen que fem: acceptarem interrupcions per anar a una reunió, tractarem temes que no contribueixen al nostre treball... Pot ser ens costa, però es pot fer de forma amable, sense ferir susceptibilitats, per exemple: "t'agraeixo molt la invitació però no puc anar", "m'encantaria però..."

• Evitar distraccions. La política de portes obertes fa que qualsevol pugui visitar-nos d'improvís, interrompre'ns, trucar-nos per telèfon... Establir horaris i destinar espais a la relació i aprendre a fer-los complir ens permetrà dedicar total atenció al nostre treball efectiu.

• Delegar. Pensar que som les úniques persones que podem realitzar tots els treballs bé, menystenint als altres i carregant amb totes les tasques, és incompatible amb complir els nostres objectius; d'ací la la situació crítica d'aprendre a delegar i a fer peticions.

• Ser puntual... i exigir puntualitat! El que vol dir ser respectuós amb el nostre temps, amb el dels nostres companys i el del nostre equip. Generar una imatge de puntualitat porta als altres a respectar el nostre temps.

• Estar atents als sentiments inútils. Les preocupacions, la culpa, la ràbia, la ansietat... no ens ajuden gens i ens fan malgastar el nostre temps i la nostra energia.

• Anar al gra. Si ens en adonem que per abordar una qüestió li donem voltes i voltes, tot navegant per temes relacionats... haurem identificat un dels nostres lladres del temps!

• Reunir-se només quan cal. És un art convocar o acudir a una reunió només quan és veritablement necessari. També ho és fer que ses reunions comencin i acabin a l'hora.

• Mantenir l'ordre a la taula i a l'espai de treball. Un sistema ordenat d'arxiu de documents, una taula neta, un despatx endreçat, ajuden a l'ordre mental i a estalviar-nos pèrdues i dilacions.

• Gestionar les discrepàncies... abans que es converteixin en un conflicte!. Es perd molt temps en conflictes innecessaris; és més satisfactori evitar-los o no personalitzar les discrepàncies amb els companys, les relacions guanyar-guanyar, tenen millor pronòstic a nivell personal i organitzatiu.

• Gestionar els correus electrònics. La eficiència en l'ús del correu electrònic correlaciona amb la eficàcia a la feina. "A qui cal copiar aquest mail?", "quins correus dels que estic en còpia haig de contestar per que hi afegeixo valor?"... Fer-nos aquestes preguntes ens ajudarà a sentir que gestionem el nostre propi temps.

• Gestionar el(s) telèfon(s). Igual que amb el correu electrònic, amb la pressió afegida del "riiing". Valorar quan ens pot ajudar deixar el nostre telèfon "apagat o sense cobertura" i/o desviar el fix i demanar que no ens passin trucades. Estar sempre disponible no vol dir ser més eficient.

• Utilitzar els "temps morts". Tots en tenim de temps morts. Si els sabem aprofitar, podem guanyar temps de qualitat per a nosaltres i per a la organització.

Per acabar t'oferim aquest document Els lladres del temps on podràs ampliar una mica més el que hem comentat.