La planificació i l’organització com a hàbit

2. Objectiu i tasca. Orientació a la tasca versus orientació a l'objectiu

Un cop hem convingut la conveniència de fixar-nos objectius o fites, sembla interessant assegurar-nos que sabem el que és un objectiu i que sabem distingir-lo d'una tasca.

L'objectiu és la finalitat, el propòsit, l'expressió de la fita que es vol aconseguir. Respon a la pregunta què? L'objectiu defineix la tasca.

L'objectiu permet:

  • Formular amb concreció i objectivitat els resultats desitjats.
  • Definir i planificar les tasques.
  • Orientar els processos.
  • Mesurar i avaluar els resultats.

La tasca és una activitat. Respon a la pregunta com? Tota tasca comporta un objectiu (sigui implícit o explícit, conegut o no, compartit o no).

Difícilment es pot considerar una tasca aïlladament, independentment d'altres tasques. Un conjunt de tasques mútuament relacionades o que interactuen per arribar al resultat és el que anomenem procés.

Com puc agilitar el procediment de gestió de queixes de la ciutadania?

Objectiu: Agilitar el procediment per millorar la satisfacció ciutadana.

Tasques: Tenir perfectament diferenciats els documents que cal emplenar per a les diferents queixes, ampliar l'horari de registre de queixes, ampliar el nombre de finestretes d'atenció, obrir una pàgina al web per a la recepció de queixes, etc.

Els sistemes de treball difereixen quant a l'equilibri en l'orientació a la tasca versus l'orientació a l'objectiu; altrament dit: orientació a processos versus orientació a resultats.

En ambdues nomenclatures:

  • En el primer cas, l'èmfasi s'hi posa en l'acompliment de les normes i en el seguiment de processos estandarditzats, en el control, la uniformitat i la predictibilitat.
  • En el segon, l'èmfasi hi recau en assolir els resultats.

L'orientació a processos acostuma a comportar una major rigidesa, que és la forma més segura de garantir l'acompliment de la norma.

L'orientació a resultats permet una major flexibilitat en la gestió i l'execució, atès que el punt d'atenció no està en el procés, sinó en el resultat que se n'obté.

Igual que, des de l'orientació a processos, aquests han de ser coneguts per les persones que els han de realitzar, des de l'orientació a resultats, els objectius han de ser explícits i coneguts per les persones que els han d'assolir. També han de ser explícits els recursos i el temps que es destina a obtenir el resultat.

El objectius han de ser:

  • Explícits. Sempre que sigui possible, han d'estar per escrit i difosos pel mitjà més favorable per difondre'ls. Si l'ajuntament de la teva localitat inicia un canvi en el sistema de recaptació de l'IBI, tant la ciutadania com els responsables de l'ajuntament han d'estar informats.
  • Coneguts. Tots els implicats han de saber el que es vol aconseguir. El canvi en el sistema de recaptació afavorirà l'agilitat, disminuirà els impagaments, reduirà els temps d'espera, escurçarà el temps d'espera en finestreta, retallarà la despesa en personal, etc.
Pujar