La planificació i l’organització com a hàbit

De les quatre funcions que suposa tot cicle de gestió (planificar, organitzar, dirigir i controlar), la planificació és el pas que permet portar a terme les funcions restants. Una organització o unitat de treball sense plans actuarà de manera caòtica enmig de crisis contínues.

La diferència entre una bona planificació i una de pobra és la diferència entre l'ordre i la confusió, entre assumptes que es resolen a temps i assumptes que no es resolen, entre èxit i fracàs.

Planificar és decidir què s'ha de fer. Programar és decidir quan s'ha de fer. La programació implica l'assignació dels recursos més importants, entre els quals hi ha el temps. A més, quan afecta un equip de treball, la programació té caràcter executiu; implica una ordre de treball.

Recórrer a la matriu clàssica del temps en la que es combinen les dimensions de l'important i no important amb les dimensions de l'urgent i no urgent (matriu urgent-important) ens ajudarà per saber si estem utilitzant correctament el temps.

• Quadrant I. En la dimensió de l'important i l'urgent, estan les persones que planifiquen, però no compleixen amb el seu pla, per que en el dia a dia distreuen la seva atenció i dediquen el seu temps a altres coses, faltant-los temps per complir amb el seu pla, fent les coses contra rellotge.

• Quadrant II. Com es pot observar en la gràfica, la dimensió ideal és la que combina l'important amb el no urgent, si una persona es desenvolupa en aquesta dimensió significa que planifica la seva vida i prioritza el que ha de fer per aconseguir els seus objectius, complint amb el seu pla.

• Quadrant III. En la dimensió del no important i urgent estan les persones que no planifiquen, per tant no saben que és l'important ; són reactives i la seva vida està en funció del que els altres volen que faci. Reaccionar a les demandes dels altres comporta la sensació que no pots triar i sovint no trobes sentit al que fas.

• Quadrant IV. Finalment, en la dimensió del no important i no urgent estan les persones que decideixen ocupar el seu temps en coses trivials, en coses que no generen valor per a la organització ni satisfacció per a un mateix.

Des d'aquesta perspectiva, els fonaments de l'administració del temps rauen en planificar i complir amb el pla. Si no planifiquem, no sabrem cap a on anem i, per tant, no podrem prioritzar.

En el cas de la Administració, la gestió del temps està centrada en la nostra contribució als objectius organitzatius. En aquest sentit, hem de partir dels objectius que té la nostra organització/àrea/servei i elaborar un pla propi que hi contribueixi.

Un cop clarament definits I prioritzats aquests objectius, podem decidir el que hem de fer per aconseguir-los. Mentre ens mantinguem en el quadrant II (la combinació de l'important i no urgent), estem contribuint i aportant valor.