La planificació i l’organització com a hàbit

La planificació és l'instrument més eficient per gestionar el temps de manera rendible.

La planificació estableix previsions, per tal d'assolir els objectius desitjats, en comptes de limitar-se a reaccionar davant els successos o les circumstàncies que es vagin presentant.

Facilita la millor utilització dels recursos disponibles i la progressió ordenada de les distintes tasques, tot distribuint-les de forma esglaonada durant un període de temps fixat per endavant, de tal manera que al final d'aquest temps s'assoleixen els resultats previstos.

Existeix una relació inversa entre la quantitat de temps dedicada a planificar una tasca o un projecte i la necessària per a la seva execució. Cal invertir en l'estudi d'un projecte amb la seguretat de recuperar-lo amb escreix en la seva realització.

Per aconseguir una planificació òptima, s'han de tenir en compte tres elements:

• Els objectius. Què cal fer. S'han de determinar les activitats que s'han de realitzar.
• El temps. Quan cal fer-ho. S'ha de fixar el temps per a l'execució de cada una de les tasques.
• Els recursos. Qui ho fa i amb quins mitjans. Cal assignar les activitats previstes a les unitats o els llocs que han d'intervenir en l'execució.

Partint d'aquests elements, és necessari realitzar una integració equilibrada, planificant allò que s'ha de fer en funció de les possibilitats, disponibilitats i prioritats per aconseguir una màxima fluïdesa de les tasques.

Hi ha una sèrie de recomanacions que et seran útils per realitzar la teva pròpia planificació:

• Planificar les tasques a efectuar, amb l'estimació del temps necessari, al final de cada dia i no al començament de la jornada.
• Reservar un percentatge de temps per a imprevistos.
• Ser realistes en l'assignació de temps per a tasques.
• Tenir en compte les diferències de rendiment segons les hores que es porten treballades.
• Atendre una sola tasca alhora, per incrementar el rendiment.
• Reduir al màxim els temps morts (esperes, desplaçaments inútils, etc.).
• Donar prioritat a allò que és important sobre allò que és urgent.
• Valorar les diferències que poden existir entre diversos horaris quant a contactes, desplaçaments, etc.
• Rematar els temes; no deixar temes a mitges, atès que necessiten temps extra a l'hora de reiniciar-los per recuperar la situació en què es van deixar.
• Fer la feina ben feta, a la primera, per evitar repeticions.
• Aprofitar els temps morts per preparar treballs o llegir informació.
• Registrar l'activitat diària de manera sistemàtica.
• Neutralitzar els «lladres de temps».