La planificació i l’organització com a hàbit

9. Les prioritats segons la importància i la urgència

Quan s'han acotat amb exactitud les tasques a realitzar, s'han d'establir les prioritats corresponents a cadascuna.

La prioritat s'ha de concedir en funció de la importància i la urgència que comporti la tasca en qüestió. Les tasques poden ser:

Crítiques. Tasques que són urgents i importants alhora. Tenen màxima prioritat. Normalment són temes importants, ja d'origen, convertits en urgents.
Planificades. Són importants però no urgents; mereixen ser tractades amb prou temps. S'han d'establir reserves de temps per al seu estudi i la seva planificació.
Delegables. Pel seu contingut i la seva importància han de ser delegades en els col·laboradors. Si no és possible, s'hauran de resoldre personalment, sense assignar-los, però necessitaran més temps del requerit.
«No-tasques». Són les minúcies que només serveixen per perdre temps (publicitat que arriba per correu, etc.); el seu destí ha de ser la paperera.

En la taula següent es poden veure representats els diferents tipus de tasques:

	URGENT	NO URGENT
IMPORTANT	I Activitats: • Crisis. • Problemes que corren pressa. • Activitats amb retard.	II Activitats: • Prevenció. • Construir relacions. • Reconèixer oportunitats. • Planificació, recreació.
NO IMPORTANT	III Activitats: Interrupcions, trucades, reunionitis aguda, certs informes, assumptes immediats, populisme.	IV Activitats: Trivialitats, cert correu, algunes trucades, pèrdues de temps, activitats agradables (mots encreuats, jocs d'ordinador), xatejar, enviar cadenes.

La prioritat s'ha de concedir en funció de la importància i la urgència que comporti la tasca en qüestió.